信息化背景下如何加强数字档案管理

张光辉

【摘要】步入21世纪以来，人类社会已经从工业化时代步入了信息化时代，以往的档案管理方式已经远远满足不了用户的需求，在这个信息化普及的现代，如何利用信息技术实现档案的有效管理是许多单位面临的严峻问题，很多企业已经实现了信息技术与档案管理的契合，运用数字化的档案管理模式。但是数字化档案管理模式仍需要进一步改进和加强。

【关键词】信息化；档案管理；数字化；管理模式

计算机技术的日益成熟，数字档案得以普遍应用，很多单位已经实现无纸化办公模式。在信息化时代，档案管理的方法、体系和理念产生了翻天覆地的变化，档案管理的各个层次都在追随信息技术的进步，实现了档案管理的数字化。在信息技术的应用下，档案管理也迎来了前所未有的巅峰时代。至今为止，很多档案管理可以充分利用信息技术稳妥管理档案资源，实现数字档案信息的快速传递、储存、收集与共享等，但是在这个过程中不可避免地存在一些问题与差错，因此档案管理机构在做到管理信息化、服务便捷化的同时，要充分发挥现代化信息技术在档案管理中的作用，找出信息技术在档案管理中存在的主要问题，研究问题产生的原因，提出合理的解决对策，总结经验教训，实时掌握问题的动态，在当今的信息化时代背景下加强数字档案管理，提高数字档案资源的利用率，满足用户对于档案的需求。

一、数字档案管理的作用

数字档案可以在管理过程中实现自动存取，有效缩减档案信息传递时长，使储存更快捷方便；数字档案可以实现智能化管理，自动实现用户对于档案信息的提取与开发。在管理过程中信息技术取代了大量的纯劳动，档案管理内部人员能够将更多的精力放在档案信息资源的拓展研究中，利用数字档案信息的优势，满足不同层次用户的需求，利用信息网络平台提供便捷的档案服务模式，使得档案管理效率上升，用户的满意度提高。

（一）管理数字化。在过去的管理方式下，档案管理机构一般只有纸质档案，纸质档案的管理耗费人力、物力和财力多，保密性较差，传递慢，存储时间也有限，伴随着信息技术的迅速发展与普及，现代档案的处理对象已经转变为无纸化作业，这种管理模式真实性高，保存时间长，能提高档案的可操作性，使得档案更加容易管理，效率更高。

（二）资源扩展智能化。往往档案管理过程中需要不停地完善信息资源的利用过程与方法，因为最终用户的需求是不断变化的，也有很多用户对于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的过程中才能清楚自己的需求，甚至档案的管理者在使用资源的过程中会产生其他的想法，因此档案信息资源的开发与利用就需要投入大量的人力、物力、财力与时间成本，信息开发所需要的资源就占据了整个成本的很大比例，而当档案实现数字化信息化，减少了大量不必要的成本后，档案管理者就会有更多的资源去实现档案管理的扩展以及技术上的开发，以此提供更多、更高效的智能化功能，提高客户满意度，增加收益，建设节约型社会。因此，将信息技术应用到档案管理中可以提高资源利用率，实现资源的扩展和进一步的开发。

二、信息技术在数字档案管理中的改进

（一）提高数字档案信息的安全性。将档案采用不同种类的媒体储存在介质中，或运用数据库储存。这样一来，只要连接了数字媒体，管理者就可以直接在系统中进行存储、查找、调用与管理，实现档案的数字化可视化，促进档案信息的集成化管理，从而达到方便存储的目标，分散数字档案的存储位置，保证数字档案的安全性。因为很多档案管理系统缺乏档案信息的安全与保密措施，黑客攻击使档案管理面临着严重的威胁。为解决这些问题，档案管理机构除了分散储存数字信息的方法之外，还可以设计可靠性实施性强的安全协议阻止黑客进攻和非法访问，运用相关的法律法规保证数字档案的安全。

（二）提高档案信息数字化的覆盖率。目前信息技术应用下的数字档案管理，更重视数据库的建立，运用数据库找寻档案，但是对于大多数档案机构内部的纸质档案只考虑表面的效果，没有重视根源，计算机技术覆盖不全面。为解决此问题，在纸质档案存储之地可以采用现有的馆藏图书管理制度，对各个纸质档案进行编码分类并贴上条形码，从而对应数据库中的信息，这样也方便对纸质档案进行查找、使用和管理，降低差错率。

（三）满足用户的多元化需求。用户的要求是随着时代的变化而变化的，其对数据库的功能要求也越来越多，例如提高档案资源的利用率，提高档案资源的读取速度，减少档案资源的浪费，更加注重数字档案资源的分类与整理等等，这些都要求数据库功能不断完善，同时也要求更多的数据库开发人员提高专业素质，不断地补充完善数据库功能，建立特色的、专业的、系统的信息数据库。档案管理员要具备相关专业知识，熟悉管理系统的功能，了解档案管理、信息技術等综合知识，具有良好的全面分析能力、数据处理能力以及较好的沟通交流能力。同时，相关部门可以通过后续教育，帮助管理者和用户加强对档案管理信息化的理解和实施，充分发挥信息技术的作用，提高员工的整体专业素质、道德水平，从而提高档案的管理水平和服务水平。

【参考文献】

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