探析招待所档案管理工作的创新

赵楠

【摘要】本文以招待所为研究对象，以其档案管理工作为研究目标，重点探究了招待所档案管理工作的创新。首先，对档案管理的重要性进行了简单介绍，并分析了当前招待所档案管理工作的现状；其次，提出了招待所档案管理工作的创新途径，希望能够为我国招待所事业的快速发展提供一定的帮助作用。

【关键词】招待所；档案管理；创新

当前，我国很多招待所不重视档案管理工作，从而影响招待所更好地运转。例如，对客户信息资料整理不完备，而且管理也不到位，不利于招待所对客户进行评价。再如，核算信息资料准备的不齐全，从而严重影响到其经济效益的审计工作。因此，本文将针对招待所这一研究对象，重点探究其档案管理的创新。

一、档案管理的重要性及招待所档案管理工作现状分析

（一）档案管理的重要性。档案管理是当前企业实现科学管理和健康发展的一项重要内容，对于招待所来说也不例外。做好招待所的档案管理工作，不仅能够提高招待所整体的管理质量和工作效率，而且还能够帮助招待所保持其真实的历史面貌。作为衡量一个企业管理现状的重要尺度，档案管理工作对于招待所的客户管理水平和核算信息掌握情况都具有十分重要的作用。另外，招待所的档案是对其各个发展阶段发展成果的重要记录，能够为该行业的发展提供一手资料，从而为该行业在管理方面的发展提供参考资料，并指明发展方向。做好招待所档案管理工作，在能够帮助相关管理人员更好地认识和了解本公司总体发展情况的同时，还能够使得其发展成果被社会各界所认可，并为招待所带来更多的客户源与合作伙伴。

（二）招待所档案管理现状分析。1.档案管理体制较为落后。当前，我国很多招待所在档案管理方面基本上都是接收移交的档案，而且很多档案仍然是以一种纸质的形式储存入库，这种传统的管理方式仍然大量存在。虽然计算机基本已经得到普及，但是招待所在利用计算机进行档案管理的方式仍然停留在档案目标检索或者去全文检索的初级管理阶段，这与现代化和信息化的管理模式发展相差甚远，严重阻碍了档案事业现代化的发展。2.档案管理理念过于传统。当前，很多招待所在档案管理方面仍然存有过于传统的理念，如重视档案储存而轻视档案应用，重视客户档案轻视设备以及物品档案管理等。这些传统的管理观念导致招待所的工作人员仅仅知道档案存放在哪里，而并没有认识到档案的真正价值，从而使得只有部分员工知道档案的作用。3.缺乏保管档案的专业人员。招待所档案管理是一项政策性、规范性、技术性很强的工作，在政治素质和技术业务能力方面对档案管理工作人员要求比较高。当前，不同于专业的档案馆、档案局的人员，往往待遇不高又身兼数职，且多为非档案专业出身，对档案的重要性认识不足，缺乏足够的责任心和严谨的工作作风，招待所档案工作被认为可有可无，加之，大多数领导认为单独配备专业的档案管理人员没必要，而且还增加单位开支，所以招待所档案管理人员大多数都是兼职，缺乏专门档案管理人才。

二、招待所档案管理工作的创新途径

（一）建立健全档案管理体制，为招待所的顺利发展提供保障。招待所要加快实现档案管理的人机结合，为档案管理工作人员提供相关培训，加快他们使用计算机开展工作的步伐，这是促进档案管理快速发展的必要条件。借助各种信息技术，档案管理工作能够通过网络向招待所以及其他利用者传递信息。基于这种情况，招待所要改进现有的档案管理体制，使之向着高度集中且便捷的管理方向发展。

（二）实施档案分类管理，并指定专业人员对其进行及时归档。作为招待所档案管理的基本原则，档案分类管理模式和专员归档是促进招待所管理工作顺利开展的一项重要内容。招待所必须要加大对档案管理的重视力度，而不应视其为一种可有可无的工作。只有这样才能够让招待所所有人员都认识到档案管理的重要性。另外，要安排專业人员对一些重要的档案，如客户档案资料、财务档案资料等进行及时且严格的管理，按照一定的标准和实践，将档案存放于固定的位置，有效避免出现损毁和遗漏档案资料的情况。

（三）实施招待所档案的查阅登记制度。招待所档案管理工作较为繁琐和细碎，因为基本每天都有新的顾客资料输入，而这就需要招待所严格按照招待所相关管理办法进行档案的及时查阅和登记，从而有效避免招待所信息资料泄漏，并防止出现影响招待所日常管理工作的情况出现。因此，为了维护招待所的商业秘密，做好招待所档案信息保密工作是十分必要的，招待所要予以重视，尤其是在客户信息和服务信息方面。可以说，这些档案信息是影响招待所核心竞争力的重要环节。

（四）实施招待所档案三级管理制度。档案三级管理制度就是针对一些重要的资料进行及时和严格的归档，针对一些辅助资料和没有价值的资料要及时进行整理和清理，将一般的资料进行及时存放。避免档案资料在归档时凌乱、无序。因此，招待所的档案归档工作，其并不是要对所有的资料进行转移和存放，而是具有针对性地对一些具有价值的档案信息技能型编册和整理，从而实现招待所档案资料的及时登记和查阅。

三、结语

在招待所的日常管理工作中，档案管理是一项十分重要的管理制度，且具有十分重要的作用。但是，很多招待所并不重视档案的管理工作，从而影响了其整体管理工作的有效开展。因此，应当加大对招待所档案管理工作的研究，并且不断地创新，切实地将工作落实到实处，唯有此才能促进我国档案管理事业的发展。

【参考文献】

[1]赵晓勇.关于企业档案管理创新的探讨[J].中国高新技术企业，2010（04）.