关于做好财政基层培训档案管理工作的思考

李翠芳

摘 要：财政基层培训档案管理工作是财政基层培训基础工作的重要组成部分，要认真分析研究档案管理工作好的经验，准确把握档案工作的特点和规律，用新观念新思路解决新情况新问题。文章通过调研和理论分析，从五个方面阐述如何做好财政基层培训档案管理工作，对在实践工作中进一步提高财政基层培训档案管理工作地位、作用的认识，切实搞好档案管理，加强财政基层培训工作具有一定的借鉴作用和参考价值。

关键词：档案管理意识 档案管理现代化 创新管理

中图分类号：F810，F240 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2017）03-275-02

财政基层培训档案管理工作是财政基层培训基础工作的重要组成部分，要做好财政基层培训工作，领导应予以重视，学校应健全制度、加强管理。档案管理人员必须加强业务学习，努力掌握现代信息技术，将信息技术充分应用于学校档案管理，才能更好、更快、更科学地发挥档案自身的作用，为财政基层培训事业发展服务。由于档案管理工作的相对封闭性，档案管理方法的陈旧性，使得我们的工作视野、思维和思路容易受到影响和制约。要实现思想观念上的一个大的转变，需要大力倡导开拓创新精神，进一步形成推进档案工作创新的浓厚氛围。要认真总结档案工作好的经验，准确把握档案工作特点和规律，用新观念新思路解决新情况新问题。

一、树立档案意识，建立完善制度，努力收集好档案材料

档案管理人员在把握收集工作的范围和途径的基础上，还必须针对工作的实际情况，与学校各部门经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少档案材料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还促进了收集工作的开展。只有做好案卷的收集工作，才能为提高案卷的质量打下良好的基础。

档案工作肩负着维护党和国家历史真实面貌的重任，因此，需要档案工作者热爱档案事业，具有敬业爱岗、无私奉献、存实求真的高尚情操，努力在平凡岗位上做出不平凡的成绩。

1.加强档案宣传工作。我国的公民档案意识比较薄弱，薄弱的意识制约着档案工作的开展。所以要引导、宣传档案工作的重要性，加强人们对档案信息资源的认识。如利用档案制作图文展览，符合学校干部职工的文化心愿，在培养廉洁奉公、树立文明形象等方面起到春风化雨、润物无声的作用；利用局域网，建立库藏主页，处理好开放与保密的关系，提供档案信息服务；把档案作为一项推动财政文化、学校文化、廉政文化建设的创新工程，引导干部职工树立“有为才有位”的意识。要让人们感受到档案信息资源带来的便利，以此取得理想的社会效益和经济效果。

2.要结合本校的具体情况，档案材料的形成规律，建立一个纵横交织的管理网络体系，协调校长室、办公室、采编科、管理科、培训科、编辑部等部门做到从上而下，左右协作的档案传递网络，做好档案收集的基础工作。档案材料收集的基本要求是：主动及时、全面准确、保质保量、安全保密、关心期限。档案管理人员在把握收集工作的范围和途径的基础上，还必须针对工作的实际情况，与各部门经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少档案材料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还促进了收集工作的开展。只有做好案卷的收集工作，才能为提高案卷的质量打下良好的基础。

3.做好文件收集工作。日常的文件收集看似简单、技术含量不高，但要收集得齐全完整，就需要档案管理工作者懂得“挖”的技巧。要树立“依规行事，应收尽收”的意识，制定归档范围，始终把归档文件作为档案工作的出发点和落脚点。收集得完整与否影响着档案价值，不该归档的文件不接收，力争文件材料不庞杂，同一问题的文件材料要弄清来龙去脉，保持内在联系，有效提高归档文件材料的归档率和完整率。

4.优化档案服务手段。“方便财政、学校干部职工利用档案”是本校档案部门突破自身价值的动力，“确保档案安全保密”是档案工作人员第一要责。服务手段要多样化，既活用巧用，又要把握好原则性，彰显档案材料效能。工作过程中，要分清主次，重点为本校领导决策做好服务。首先是为科室协调做好服务，其次是为干部职工需要做好服务，使档案服务达到优化。要配合本校的工作，以声像、宣传片、纸质、电子版等不同形式的记录载体，探索开发利用的新途径和新方法，让档案材料发挥实际效用，形成充满活力的档案发展新局面。

二、熟悉财政基层培训知识，掌握档案管理工作的技术

“在其位，谋其事”，作为档案工作者应该优化服务，提高效能，掌握各门类档案的分类、整理要旨，掌握计算机基本技能，熟悉文书档案的基本内容，更好地开展档案的整理、查阅、利用。

1.熟悉财政、会计、档案专业知识。省会计函授学校（财政干教中心）档案主要是会计档案和文书档案，记录政府配置财政、学校资源，体现公共财政“取之于民、用之于民”的本质特征。作为档案工作者应具有一定的会计、财政理论和档案专业知识，才能合理分类整理各门类档案、及时为查档者找到所需的档案，实现档案的有效价值。要树立管理与服务并重的档案工作新理念，始终把提高自身素质作为档案服务的根本方向，为全力打造阳光财政发挥应有的作用。

2掌握文件归档方法。整理归档文件应根据档案工作有关要求，坚持“以我为主”、“保持历史联系”的归档原则，统筹兼顾财政、会计特点，进行分类、整理、编号、归档。各类档案的归档要严格做到分类科学，组卷合理，排列有序，保管期限划分合理，做到归档案卷美观、检索利用便捷。

3.健全档案检索工具。检索工具好比人的一双眼睛，遇到查阅档案时通过检索工具快捷地调出来，所以编制检索目录时应考虑周到、细化、便于查找利用。此外根据财政基层培训工作特点，要找准与利用的对接点，围绕学校热点来选題，力求出精品，避免浪费人力和物力。在编制专题目录时，要注意有效维护全宗内的专题检索工具的完整性，比如今年报送财政部2015年研究课题报告“财政基层培训工作方式方法创新理论研究专题检索目录”，可能涉及或分散在全宗内各门类、各个案卷的档案。编制时应不受案卷、保管期限的限制，应把同一主题内容所涉及的目录统一起来，分项目设置专题检索工具，为提供完整的档案查阅省时省力，降低漏检率与误检率。

三、与时俱进，实现档案管理现代化

档案数量越来越大，档案材料的种类越来越多。因此，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。

1.加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要拓宽知识层面，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

2.掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。

3.利用现代化技术，整理档案。利用计算机等现代化手段整理档案，可以收到事半功倍的效果。利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大减少了查找名录的时间，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于财政、学校工作。

四、勤奋学习，努力工作，养成良好的习惯

“水之积也不厚，则其负大舟也无力。”档案工作者要加强职业道德建设，有针对性地选择能提高自己专业知识的书本学习，虚心向对本职工作有提升的人员学习，利用网络有选择地学习，熟练掌握计算机等现代化工具，使学习学到点，工作干到位，真正学以致用、学有所用。

1.勤奋学习善于思考。档案工作人员在分门类整理文件材料时，是新知识、新技术的实践，也是理论与实践、历史与现实的统一过程。在判断它是否属于归档范围，划分保管期限、属于哪一类时，要善于从文件材料中分析、梳理文件精神，掌握方针政策、工作要点，做到心中有数、在收集过程中提升自己的知识水平，提高工作的系统性和预见性。

2.谋其事要有道。“他山之石可以攻玉”，要学会向身边的领导、同事学习，博采众长，从中感悟出适合自己的思路、方法，少走弯路，提高工作效率，真正把学习作为突破自身效能的根本途径。

3.探究分析编纂技巧。档案编纂是档案材料运用和档案管理走向科学化的标志。随着山西财政实力逐年增长，财政干部已不满足于简单档案信息查询数据，更多地关注较有深度的财政、会计档案文献，关注财政、会计政策的变迁，给档案编篆带来了新的挑战，使档案工作人员担负起了历史的责任。作为档案工作者，应探析编纂写作技巧、规律、特点，把静态的档案转变为有利用价值的动态财政文化、学校文化。

五、勇于创新工作思维，提高档案的利用率

利用计算机技术和相应的设备，将各种传统介质的档案信息，通过计算机技术转换为数字化的、可以被计算机识别的数字信息，组织加工整合成各种数据库形式进行存储，然后通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息服务，从而提高档案的利用效率和财政基层培训工作的效率。

档案管理工作者要努力练好基本功，熟悉业务，当好活字典。档案管理工作者要把熟悉“家底”当成自己的天职。建立健全档案管理制度，配置适宜档案保存的设施，利用先进技术设备和现代化管理手段，按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、褪色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。具体来讲要做到四点：一是不坏即档案保管的完好无损，不因各种因素使档案损坏、有破损的档案及时修复；二是不丢即不因工作疏忽而使档案遗失或被盗，保证档案实体和内容均安全；三是不乱即保证档案保管工作有条不紊、排架整齐规范、有章可循、有目可查；四是不散即保证档案管理相对集中，要便于档案管理与查找利用。

档案管理工作者严格执行国家的保密政策，严防泄密。建立科学的管理制度，为和谐社会建设提供及时、准确、周到的服务。根据本校的特点制定各种档案管理中的保密制度和监督措施，完善档案管理工作。我校为方便我省财政支农政策培训和全省乡镇财政干部培训等工作于2013年编成一本《管理文件汇编》手册，供全省函校系统参考和使用。档案管理工作者要认识到档案的重要性，认识到做好档案管理工作的重大意义，这样才能真正的做好财政基层培训工作。

总之，要实现科学的档案管理，逐步走向现代化管理，提高我省財政基层培训工作档案的利用价值，只有认真贯彻落实有关档案管理的法律、法规，扎实做好我校的档案基础工作，改变现状、不断创新、加大投入人力和物力，提高档案管理工作的自身价值，产生一定的经济效益和社会效益，才能使档案管理工作与时俱进，适应新形势发展的需要，开创档案管理工作的新局面。

参考文献：

[1] 岑炳建.关于做好学校档案管理工作的思考[J].教育实践与科研，2014（3）

[2] 陈伟珊.做好学校档案管理工作的思考与体会[J].教育教学研究，2010（9）

[3] 刘文.做好学校人事档案管理工作的思考[J].岱宗学刊，2005（9）第3期

[4] 任亚红.浅析学校档案管理现状及发展思考[J].吕梁教育学院学报，2011（3）第1期

（作者单位：山西省会计函授学校 山西太原 030024）

（责编：陈博元）