高校试行财务服务专员制度的探索

黄琍

摘 要：某高校为了加强财务信息沟通，提高财务工作服务质量和效率，提升财务人员服务能力，试行了财务服务专员制度。文章通过对財务专员服务实施的意义、工作方法及成效的分析，探索该项制度在高校财务管理工作中的作用。

关键词：高校财务 专员制度

中图分类号：F234

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2017）03-196-02

2015年，教育部直属某在鄂高校在校内试行了财务服务专员制度。该校财务部根据校内行政、教学、科研、后勤等单位所在区域及单位性质的不同，将其划分为若干个小组。财务部成立由部长、副部长及部内各部门主任组成的服务专员工作领导小组，领导小组下设工作小组对应服务片区小组。工作小组由部内各部门主任及副主任担任正副组长，正副组长、主管会计及业务骨干担任服务专员。每位服务专员至少联系一个单位，每个单位必须有一名服务专员。服务专员的职责包括：宣传财经法律法规、财务规章制度；了解对口服务单位财务工作中存在的困难和问题，提供咨询服务；收集对口服务单位对学校财务工作的意见和建议；通报学校财务状况和相关信息；了解对口单位预算执行情况；切实解决师生员工有关财务管理工作中的实际问题和要求。

一、实行财务服务专员制度的意义

实行服务专员制度的意义在于它是架设在财务人员与师生员工之间的一道沟通的桥梁。它起到了加强财务信息沟通，提高财务工作服务质量和效率，提升财务人员服务能力的作用。

1.服务与被服务者之间财务信息沟通的需要。学校要加强财务管理，保证各类经费使用合法合规，提高经费的使用效率。这项工作离不开财务人员及全校师生员工的共同配合。在实际工作中，师生员工作为经费使用者，由于对财经法律法规及财务规章制度了解不够，操作中常常出现不了解经费使用的相关规定、未按预算使用经费、报销手续不全，甚至出现非主观地违规操作等问题，平时遇到具体问题不知道该向谁咨询。同时，财务人员又苦于很多政策法规虽然通过校园网通知，纸质文件下发各部门等方式对外宣传，但很多师生员工因忙于教学科研工作，平时没有关注，造成政策执行不到位，并出现经费已经支出却不能报销等问题，给老师及财务人员均造成困扰，且容易造成老师对财务工作的误解，导致双方产生矛盾。服务专员制度正是架设在财务人员与师生员工间的一架桥梁，通过专员与部门间一对一的服务，财务人员变被动服务为主动服务，将事后管理变为事前引导规范。财务专员通过定期上门与有事随时联系相结合的服务方式，积极宣传财务相关政策，解答服务对象在财务管理及经费使用中遇到的问题，既取得了师生员工对财务工作的理解和支持，又保证了各项政策的贯彻落实，大大提高了工作效率。

2.加强自身建设，提高业务素质的需要。财务服务专员制度的推行，对财务人员提出了更高的要求。由于学校规模较大，财务工作岗位分工越来越细，财务人员往往只熟悉自己本岗位工作，对包括预决算管理、会计核算、科研经费管理、学生事务管理、税务等各方面的相关政策及工作流程了解并不全面。实行专员服务后，为了满足服务对象的需求，专员必须自觉加强学习，全面了解财务工作各方面的业务知识。各服务小组也通过定期组织专员集中业务学习并进行问题汇总解答，更多地为专员们提供了学习交流的机会，促进了各部门间工作的沟通和协作。随着专员服务工作的进一步深入，财务人员的业务素质得以整体提高，为财务部内部人员岗位流动提供了便利。

3.加强财务管理，提高管理水平的需要。财务服务专员制度作为一个双向沟通的桥梁，它不仅方便了师生员工，也为财务部推进财务管理工作提供了便利。专员收集的对口服务单位对学校财务工作的意见和建议会及时反馈给财务部各级领导，便于领导在下阶段工作中予以重视或调整；专员的阶段性工作重点与财务部乃至学校的工作重点相结合，配合财务部的工作节奏，积极宣传，点对点沟通，发挥引导督促的作用，提高了财务管理工作的效率。

二、服务专员工作方法及取得的成效

1.服务专员工作方法。

（1）根据制度规定，专员必须每月至少上门服务一次。目前各组上门服务形式多样：根据服务对象的需求，在服务单位的业务学习会上对全体人员进行财经政策法规、财务规章制度或某类具体业务的专题宣讲；召集小组所辖所有服务单位的相关人员就有共性的问题进行集中讲解答疑；与单个对口服务单位财务负责人及财务秘书沟通，就部门财务工作中遇到的问题提供个性化服务，对财务部布置下达的工作任务进行说明解释，取得对方支持配合；借助现代化通讯手段，建立QQ群、微信群等交流平台，保持交流畅通，实时答疑解惑，提高工作效率。

（2）服务专员工作小组定期召开小组会议：组织小组成员进行业务学习，汇报专员服务情况，收集专员服务过程中遇到的问题，统一解答专员现场不能解答的问题，总结工作经验。

（3）各工作小组不能解决的问题，及时上报领导小组或相关部门负责人，经请示答复后，由专员及时回复对口服务单位。

2.取得的成效。财务服务专员制度推出两年来，该项工作得到全校各部门的一致好评。大家普遍反映过去出现问题，因不知道该找谁，常常打多个电话还没有理清头绪。现在给专员一个电话，专员能解答的当时就有了答案，专员不能立即解答的，会咨询请示后给予及时答复，渠道畅通，大大提高了工作效率。

财务部也因这项制度的实施获得良好收效。2015-2016年，学校财务部重点进行了应收及预付账款的清理工作。往来款项的清理本来是财务部的常规工作，每年下发催款单定期催报。但有些项目负责人及经手人财务意识淡薄，对该项工作不够重视。一些业务由于经办人不了解财务政策及相关手续，没有借款后需核销的意识，没有及时冲账；还有的将冲账的相关文件票据遗失，不知如何冲账；另有一些因人员变动、政策变化等造成的历史遗留问题，一直无法解决。财务服务专员制度实施后，专员主动上门，面对面与借款人沟通，宣传财务相关政策，提出解决问题的方案及建议，告知借款不及时冲销的后果，引起当事人的高度重视，其后再积极跟进督促。本次应收及预付账款的清理，核销了很多长期挂账的历史遗留问题，达到近10年来最好效果。

三、进一步提高专员服务工作的质量

做好专员服务工作，需要在两方面下足工夫：一是服务意识；二是服务质量。有主动服务的意识，在思想上重视这项工作，才会主动花时间动脑筋，有针对性地开展工作。在提高服务质量方面，只有下工夫了解服务单位的业务性质及财务状况，才会了解他们的需求，才能提供有效的服务。专员服务工作真正落到了实处，才是有质量的服务。

专员服务工作要防范流于形式，走过场。避免为了完成任务，进行没有实质意义的上门服务。同时专员要加强业务学习，提高政策水平，锻炼交流沟通能力，从各个层面提高自己的综合素质，从而满足专员服务的需要。

随着学校财务工作的不断推进，财务管理水平的不断提高，专员服务可以在部门预算编制、专项经费用款进度的督促、为科研财务秘书提供政策技术指导等更多领域更加细致地配合学校的财务管理，在从而成为财务管理工作得力的助手。

参考文献：

[1] 邓敏.论和谐的高校财务服务体系构建.南京理工大学学报（社会科学版），2009（2）

[2] 陈中华.浅谈高校财务管理信息化的必要性.财经界（学术版），2010（24）

（作者单位：武汉大学 湖北武汉 430072）

（责编：纪毅）