关于加强卫生监督档案管理工作的建议与思考

王芸

摘 要：目前我国卫生监督体制改革不断地深化，其中做好卫生监督档案管理工作是重中之重。卫生监督档案是卫生监督机构日常活动的监督档案，为相关执法部门提供了系统完整的资料，同时也是卫生监督机构各项资料的系统组成部分，对提高卫生监督机构的业务活动有着重大规范作用。该文通过卫生监督档案的基本概述，针对当前我国卫生监督档案管理工作存在的问题进行分析，并提出了相应的解决措施。

关键词：卫生监督档案管理 问题分析 解决措施

中图分类号：R19 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）11（c）-0232-02

随着我国社会经济快速地发展，人们生活水平不断地提高，国家卫生监督管理工作需要更高的质量来满足社会和人们的具体需求。卫生监督档案管理作为卫生监督工作的一个重要组成部分，国家对其重视程度不断地加深。然而当前我国卫生监督档案管理工作因社会各方面因素的影响，仍然有较多问题的存在，因此，为了促进我国卫生事业的发展必须加强卫生监督档案管理工作。

1 卫生监督档案的基本概述

卫生监督档案主要是指国家卫生监督机构在进行相关工作过程中所形成的档案资料，对日后进行病情研究和科研活动具有宝贵的参考价值。卫生监督档案与其他类型档案相比，不仅地区空间范围广，而且周期性长，具有不可复得性。

卫生监督档案管理内容复杂多样，涉及管理范围广，管理程序复杂，要不断地完善档案的记录、整理和保存，保证卫生监督管理工作有效地开展。

卫生监督档案管理工作在卫生监督工作中的地位和作用极其重要。首先，卫生监督档案是对卫生监督管理活动的原始记录，为其监督工作的有效开展提供了重要的参考价值，同时也维护了卫生监督管理相对人的合法权益，对卫生监督工作公正、客观的开展提供了有效保障[1]。其次，保证卫生监督工作的质量能够提高卫生监督档案管理工作的效率，指导着卫生监督工作的有序开展。此外，卫生监督档案中记录的大量原始数据可以作为考核卫生监督人员工作成果的依据，从而加强对卫生监督工作人员的素质建设。

2 当前我国卫生监督档案管理工作中存在的问题

2.1 卫生监督档案管理人员素质不高

我国的卫生监督档案管理人员没有具备专业的档案管理知识，且部分地区卫生局卫生监督所聘请的档案管理人员均为兼职，其档案管理职责不明确、档案保存不及时、档案管理方式陈旧等，导致档案管理人员缺乏科学系统的管理知识。具体表现为：多数档案管理人员责任意识不强、工作态度不端正，缺乏系统的专业档案管理知识体系，对文件价值没有准确的判断，对档案的归集、整理和保存存在一定的纰漏。另外，部分档案是以电子的形式存在，档案管理工作人员缺乏现代管理理念，对电子档的保存容易丢失，而且对相关信息的归集和整理方式不科学，直接导致档案管理工作效率低下[2]。

2.2 卫生监督档案材料系统化程度较低

卫生监督档案因其“种类多、范围广、周期长”等特点，在归档保存上具有一定的困难，其工作比较复杂。从档案的初始计划制定到最后的完成总结，需要经过多个环节进行系统的处理，在其形成过程中会产生大量的资料，但是其中也存在诸多问题导致档案材料的系统化程度不高。第一，工作人员档案重视程度不够，档案文件无法准时有效形成；第二，平时无法将材料完全集中，散落在部分个人手中，致使相关文件材料不能及时归档；第三，人员流动性大，交岗接替的现象时有出现，严重影响到档案工作质量。最终，档案文件材料系统性和完整性欠缺，严重影响了卫生监督执法的规范化建设。

2.3 卫生监督档案管理制度不健全

卫生监督档案在文件的归档和整理的过程中，无法为后期档案工作的进行提供完整的资料。而且，有部分人员在档案信息查找过程中不遵守相关查阅规定，对资料胡乱翻阅而且不爱护资料；在借阅档案时不进行登记，也不及时归还，更甚至会丢失，这些现象导致档案缺乏完整性。因此，在档案监督管理工作过程中，要不断地健全管理制度，保证卫生监督工作的有效进行。

2.4 卫生监督档案管理信息化水平不高

随着社会科学技术不断地发展，各种网络信息化手段的应用越来越普遍，但是许多基层卫生监督机构在档案管理上依然使用手工整理档案的操作方式，很大程度上影响了档案的管理效率。手工方式在工作过程中，工作量大，导致工作效率低下，而且查阅困难、借阅不便利等严重影响了档案的合理有效地使用。卫生事业的快速发展导致卫生监督档案的内容，越来越多、范围越来越广，纯粹依赖手工操作已经不适应时代的发展，各种智能化技术手段对档案管理运用不足，已经严重制约着卫生监督档案管理工作的蓬勃发展，加强档案管理工作中科学技术水平的运用，为新时期卫生监督事业发展做贡献。

3 加强卫生监督档案管理工作的措施

3.1 提高卫生监督档案管理人员的素质

档案管理水平受档案管理人员素质的影响，因此，必须重视对档案管理人员素质的培养。第一，要求卫生监督档案管理人员坚决遵守国家的法律法规，坚持实事求是的工作作风，全心全意为人民服务，从而提高档案管理人员的政治素养。第二，建立卫生监督档案管理工作人员的科学培养机制，加强对档案人员的业务培训，提高卫生监督档案管理人员的专业素质，对各单位档案管理人员进行继续教育，不断地更新和强化档案人员的相关知识，使之具备扎实的档案管理文化基础。

3.2 加强卫生监督档案材料系统化程度

传统卫生监督档案管理方法难以满足现实需要，因此，要加大卫生监督档案工作的软硬件设施的投入力度，做到软件和硬件有机结合，为档案资料的及时形成提供基础保障。加强卫生监督档案的整理和归档工作，档案管理人员要将各分散的档案资料及时收集，进行分门别类，统一归档，保障档案资料的完整系统性。加强档案工作领导，重视档案管理，各领导部门要发挥其作用，明确相关人员的职责，制定相应的奖惩制度，确保管理工作的持久性。同时，要对档案人员进行工作监督，不定期抽查其业务成果。

3.3 优化卫生监督档案管理机制

相关卫生监督管理部门要进一步建立健全卫生监督档案管理的规章制度，对档案的归档、整理、分类、保密等制度进行相应的完善，实现档案管理制度的科学化和规范化[3]。卫生监督相关领导部门针对档案管理的每个步骤和环节都要认真查阅和审核，再进行签字确认，对于其中出现的问题要及时处理，从而减少档案管理工作过程中的疏漏，保证档案管理工作高质量、高效率地完成。对重大项目的档案文件资料要进行严密保存，强调其重要性，保证其相关机密性。

3.4 提升卫生监督档案管理工作的信息化技术手段

卫生监督档案管理工作要适应现代化卫生事业的发展，首先就要加强档案管理工作的信息化程度。档案信息化以智能化为主，通过网络技术手段将原本纸质信息进行数字化处理，建立全面的档案数据资料库，提高档案资源的利用效率，实现档案资源共享。

综上，卫生监督档案是卫生监督机构日常活动的监督档案，为相关执法部门提供了系统完整的资料，同时也是卫生监督机构各项资料的系统组成部分，对提高卫生监督机构的业务活动有着重大规范作用。该文通过卫生监督档案的基本概述，针对当前我国卫生监督档案管理工作存在的问题进行分析，并提出了相应的解决措施。从而促进我国卫生事业的快速发展。

参考文献

[1] 梁晶.浅谈卫生监督档案管理工作现状及对策[J].经贸实践，2015（9）：263.

[2] 肖依.做好卫生监督档案管理工作的思考[J].产业与科技论坛，2015（14）：230-231.

[3] 车立浩.试论卫生监督档案管理与规范[J].科学中国人，2015（36）：76.