事业单位档案管理存在的问题分析

崔顺彩

摘 要：当前时期，很多事业单位并没有很好的利用到档案管理，也没有充分的意识到档案管理的重要性，普遍存在档案使用率较低的现象。并且在事业单位中，档案管理方式和管理设备也比较落后，影响了事业单位的进一步发展。因此，有必要对事业单位档案管理存在的问题进行分析，希望能够为相关人员提供一定的理论借鉴。

关键词：事业单位；档案管理；问题分析

一、前言

现阶段，事业单位尚没有充分利用好档案管理，绝大多数单位没有认识到档案管理的真正价值，从而致使档案管理的自身价值没有充分发挥出来，影响了档案利用率。事业单位的档案管理工作，涉及到方方面面的内容，同单位的一些日常工作具有紧密的联系，比如说人才管理、工作考核等等内容，都需要档案管理部门的权利配合。当前很多事业单位的档案管理工作还存在一些问题，还需要相关人员高度重视。

二、事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员缺少专业知识

在一些事业单位中，普遍存在档案管理人员专业素质不高的现象，严重情况还存在档案管理人员，是由其他行业的人员所构成，对档案管理工作内容不甚了解。由此可知，此种情况必将会影响档案管理工作的顺利开展，降低工作效率。

（二）档案管理人员缺少该有的工作态度

可以说，所有的工作均需要工作人员能够具有较高的职业操守以及良好的工作责任感。并且工作人员是否具有积极的工作态度，将会对事业单位的未来发展产生一定影响。在事业单位中，一些档案管理人员工作不够认真负责，常常表现出怠慢的情绪，无法及时有效的更新档案，对于工作中存在的问题也无法在第一时间内解决，从而制约了事业单位档案管理工作质量的提升。

（三）档案管理工作人员离职后档案的管理问题

在如今的社会环境背景下，很多人们缺乏耐心和毅力，无法在一个工作岗位上坚持很长时间，他们常会不断的更换工作。即便有人能够一直坚持一个工作岗位，但是也存在着退休的问题，或者是其他问题。种种因素的存在，必将会影响到事业单位档案管理工作的开展，一些事业单位，在档案管理人员准备离开时，并没有很好的进行工作内容的交接，使很多档案变成了“弃档”或者“死档”，给事业单位造成了严重的损失。

第一，对于现有的档案，事业单位未能够充分认识，无法科学合理的进行运用。尽管绝大多数事业单位均具有档案，但是普遍存在档案利用率较低的情况，更有一些档案，多年来一直处于存放状态，得不到应用，从而致使一些档案失去了自身的价值。还有一些事业单位，在使用档案材料时也只是在基础意义上的使用，并没有完全的发挥出档案的真正价值，无法有效的去应用档案材料。第二，事业单位在保管档案时，缺乏具体有效的保管措施。在管理档案的过程中，需要制定科学可行的保管措施，对于档案管理至关重要。最近几年，虽然很多单位开始使用电子档案，但是，还是存在很多事业单位，依旧采取传统纸质方式，来保管和管理档案资料。第三，事业单位在管理档案时，缺乏规范性和科学性。通常来讲，档案管理工作比较系统、复杂，很多事业单位在管理档案时，缺乏具体的规章制度进行指导，没有规律性；甚至还有一些事业单位，档案纸张随意堆放，杂乱无章，从而导致在需要或者是查找相应的档案资料时，需要投入较大的精力和实践去找寻，严重降低了工作效率。第四，事业单位的档案无法及时更新。现如今，一些事业单位的档案比较落后和陈旧，更新速度不够及时，当今时期正处于信息技术和计算机技术高速发展的时期，科学技术发展和更新迅速，事业单位为做到与时俱进，必须不断进行更新和完善。第五，事业单位缺少引进先进理念来管理和保护档案的意识。当今社会发展迅猛，科技技术更新较快，事业单位传统的档案管理方式、使用设备已经无法满足时代发展的需求。但是很多事业单位尚未意识到此问题的严峻性，认为引进先进设备需要投入很多资金，并且后期维护也需要费用开支。所以，一些事业单位，引进先进理念和技术来提升档案管理的意识不够强烈。

三、事业单位档案管理的对策分析

（一）加强对事业单位档案管理人员的培训

在事业单位中，档案管理人员直接影响到事业单位档案的管理效率和管理质量。所以，在档案管理的过程中，有必要对档案室工作人员展开定期或者是不定期的培训活动，加强素质方面以及专业能力方面的教育，以此提升档案管理人员的专业技能，不断提升自身的职业素质和工作责任感，并且具有积极良好的工作态度。特别是在信息化高速发展的时代，信息传递的方式也更加的丰富，所以，档案管理人员必须提升综合素质，紧跟时代发展的步伐，才能够提升档案管理效率，确保事业单位档案管理工作得以有效开展。

（二）对事业单位的档案管理人员的工作交接问题做好相应规定

在如今的社会中，很多有人能够长时间的坚持一个工作岗位，基于此种情况考虑，有必要在档案管理人员在工作岗位的阶段，做好档案相应的交接工作。交接工作也就是指，工作人员除了需要交接手中的工作，还需要针对档案室中的陈旧档案进行统计，以清单的方式交接到下一个档案管理人员，确保后来的档案管理人员能够更加快速、简单的开展档案管理工作。可以说，档案交接工作能够推动事业单位的稳步向前发展。

（三）做好档案管理的保护工作

在做好上述两方面内容的同时，还需要加强对档案管理的保护措施，以此确保档案管理人员，能够积极负责的投入到具体的工作中。此外，还需要档案管理人员能够对档案进行定期查看，以此及时有效的发现档案中存在的问题，之后开展具体的应对措施进行修正。相比较而言，事业单位档案管理的保护工作比较复杂，所以在面对此类型工作时，要求具备足够的耐心，从而确保事业单位档案管理的保护工作能够有效进行。

（四）合理有效的利用档案为自己服务

在事业单位的档案室中，存放多种多样的档案资料。所以，事业单位有必要对档案室中的档案材料提高重视程度，充分研究，加强利用程度。当今时期，我国科学技术取得了有效的进步，信息查询的方式也逐渐丰富起来，不单单局限于一种形式。因此，事业单位档案管理人员有必要对现有的档案材料，开展合理有效的应用，使档案能够与事业单位的工作做到充分结合，以此推动事业单位的未来发展。

（五）引进先进的设备管理档案

在事业单位中进行档案管理时，通常情况下都会采取传统的管理方式进行档案管理，此种传统的管理方式具有一定的滞后性，如果未能及时的更新档案管理设备或者管理方法，将会严重影响事业单位的正常运行和发展，在同其他企业进行竞争时会处于不利的局面。因此，事业单位有必要引进先进的档案管理设备，以此满足时代发展的需求。通过使用先进技术管理档案，不仅提高了工作效率，还极大程度的缓解人力劳动工作量，防止发生信息混论和遗漏的情况。

四、总结

总而言之，当今时期科学技术不断发展和创新，我国事业单位档案管理工作也需要不断进行完善，更新管理方式和管理理念，积极引进先进的设备，以此紧跟时代发展的步伐，满足社会进步对于事业单位的要求。事业单位现阶段有必要将改变档案管理模式摆在首要位置，加强对档案管理重要性的认识，在不断的档案管理工作中累积和总结经验，提升档案利用程度，使档案管理工作的优势充分发挥出来，以此为事业单位的长久发展奠定良好的基础。（作者单位：望都县人力资源和社会保障局）

参考文献：

[1] 宋徉.事业单位档案管理存在的问题分析与对策综述[J].经济技术协作信息，2015（4）：19-19.

[2] 金明华.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].中国外资月刊，2013（1）：85-85.

[3] 王海燕.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].企业改革与管理，2016，（4）：5-5.