广东省会展行业信息采集研究

2017-03-29周菲菲

重庆电子工程职业学院学报 2017年6期

许欣，周菲菲

（1.广东轻工职业技术学院，广东广州 510000；2.山东外贸职业学院，山东青岛 266100）

1 广东省会展行业信息采集现状

近年来，随着经济飞速发展，广东省会展业也取得长足发展。中国贸促会发布的《中国展览经济发展报告（2016）》中显示，2016年广东省的广州、深圳等主要展览城市的展览会数量为344个，约占全国展览会总数量的13%，比上一年增加5.34%，展览面积为1545万平方米，约占全国展览总面积的19%，比上一年增加0.98%[1]。由此可见，会展信息采集的数量增多、难度增大。

1.1 会展信息采集内容

信息采集是指信息使用者根据自己的需要，利用相关的知识，通过各种途径和工具收集和处理相关信息的过程。信息采集不仅是信息工作的起点，也是做好科研、生产和管理等各项工作的前提[2]。

会展信息主要包含参展商信息、观众信息、场馆信息、会展企业信息等内容。在展会中，观众和参展商是展览利润的来源，如何有效地采集观众和参展商的信息是展览服务商、主办方和展馆经营者最关心的问题。

观众信息主要分为三类：一是观众基础信息，包括姓名、单位、职称、部门、手机号码、地址等；二是需求信息，包括参展目的、关心的产品、采购计划、采购规模、下届参展的意向等；三是行为信息，包括观众在参加展会时出入各个场馆、参加研讨会、访问各个展台留下的数据信息。

参展商信息也主要分为三类：一是基本信息，包括单位名称、地址、网址、所属行业、单位级别、主管部门、单位负责人、联系人等；二是行业信息，包括参展企业所属行业的前景、产品种类、行业统计、企业规模、产业政策、行业组织、产业上下游、行业活动、刊物网站、权威专家等；三是参展商展会信息，包括展会政府背景、主办单位、操作团队、展览名称、日期、地点、组织机构、展会统计、展品范围、展台售价、展品获奖信息、参展目的、营销计划、参展历史等[3]。

1.2 广东省会展行业信息采集的趋势

过去，会展企业只能通过传统的方式来进行相关信息的采集，且在进行信息存储的时候多是以文本、Excel表或文档的形式存储在电脑上。而伴随着移动互联网的出现，通过数字化手段进行信息采集、产品展示、观众互动等的分量越来越重。信息技术的导入，使会展信息采集的效度、精度、广度和深度得到更加准确的优化[4]。

随着信息化时代的到来，运用信息技术对会展信息进行采集成为广东省会展行业越来越不可逆的趋势，为了加强信息化建设，各会展企业纷纷采取一系列措施。比如素有“中国第一展”之称的广交会第121届展会进一步优化官网功能及展商展品查询系统，全面更新22 014家参展企业的168 679个产品信息；完善采购商电子服务平台，通过对采购商数据进行智能采集分析，实现精准调研和行为轨迹跟踪；通过升级数据整合分析应用平台，从而优化展示方式，提高客户体验。另外，本届广交会全面使用人脸识别系统，对进入广交会展馆的人员和车辆，进行全展期“电子+人脸识别”验证。

2 广东省会展行业信息采集存在的问题及成因分析

信息采集是会展工作得以顺利进行的条件与基础。通过问卷调查以及文献资料，发现当前广东省会展行业信息采集主要存在以下四点不足。

2.1 采集信息数量大，质量不够高

从调查数据可以看出，近四成企业是通过网络媒体获取所需的会展信息。网络媒体存在传播范围广、信息数据庞大、开放性强、沟通性交互性强、保留时间长等特点，会展企业能快速地从中获取相关的会展信息，但同时因为网络媒体的此特点，企业所能获取的信息数量庞大、繁杂，而且现在处于信息化时代，信息真假掺杂，加上会展信息采集标准的缺失，企业在进行信息采集时参照无门，导致企业所获取的信息量大，但质量却不够高。

2.2 缺乏复合型会展信息采集人才

我国会展教育始于2000年，至2004年9月经教育部批准，会展相关专业开始相继出现，起步较晚，目前所输送的人才多是支持人才、辅助人才，未能满足产业对同时懂会展、信息技术、管理等知识的复合型人才的需求。

另外，教育界重理论轻实践，且缺乏会展信息管理相关课程。就广州市而言，只有少数院校设有信息管理相关课程，如广州大学设有“管理信息系统”课程、广东轻工职业技术学院设有“会展信息管理”课程等，从而导致复合型会展人才少之又少，极大地影响了信息采集工作的有效进行。

2.3 会展信息的采集缺乏深度

当前大部分会展企业都为会展活动创立了专门的网站或者自己的网站，然而大部分网站仅仅是跟踪展会动态、发布资讯、罗列参展商信息等的平台，因此，会展企业能从中获取的各类相关的会展信息依然存在一定的局限性。此外，在会展活动中，会展主办方、场馆方和参展商各自独立地重复收集相关信息，却没有进行数据的共享与交换；而不同的会展活动之间的数据也处于相对独立的状态，从而缺乏对信息的深入利用。由于广东省会展行业在信息采集方面缺乏对会展信息资源的策划与信息标准化，很多会展信息都很分散，不成系统，导致会展信息采集人员在进行信息采集、整理分析时工程量过大，以及进行信息数据化时较为困难。

2.4 缺少完善的会展信息管理系统

目前由于会展信息化处于发展初期，很多企业的会展信息管理系统质量不高、实用性差、效率低，不仅信息更新不及时，操作的界面也不甚通畅，因此大多用户无法坚持使用。且大多数企业所使用的会展信息管理系统是由本企业设计的，功能较少以及目标不明确，再加上相关工作人员对系统操作不熟练，使得系统无法发挥其应有的价值[5]。

3 促进广东省会展行业信息采集发展的对策

根据上文分析的广东省会展行业信息采集存在的问题，提出以下建议对策。

3.1 完善会展信息的采集标准

针对会展信息多、杂等特点，我们应该有层次、有系统地完善会展信息的采集标准。在信息采集方面，应制定统一规范的信息采集制度，包括信息的来源、信息的采集渠道、信息的采集方法等。在信息处理方面，要制定好信息的筛选和加工规定，以便在信息处理时快速地筛选出不需要的信息。如此，企业才能更好地对相关信息进行收集以及整理分析，提高会展信息采集人员的工作效率，同时还能使企业快速地从中得到有效的信息，促进企业良好的发展。

3.2 加强复合型信息采集人才的培养

在当今信息化时代，会展专业人才不仅要对会展活动内涵与规则有一定的了解，而且要能够懂得分析会展企业对信息的需求、策划信息采集的方案，以及有一定的信息分析能力，为此，应从以下三个方面出发。

（1）增加会展信息管理、分析的相关课程，强化会展学子的信息采集能力、分析能力，为企业提供更多复合型的信息采集人才。

（2）结束目前枯燥、不够鲜活、与实际不符的教学模式，增加深入企业、实验室等的学习模式，来提高学生的社会实践能力、动手能力[6]。

（3）建立科学的人才管理系统，实现复合型人才的持续培养、激励创新，才能不断为会展信息采集提供复合型人才，从而更有效地进行会展信息采集工作，增强信息资源的有效整合利用。

3.3 促进会展信息采集向深度发展

组展机构在收集了观众信息、参展商信息等信息后，及时对信息进行整理、查重、合并相同信息以及分析，建立完整的参展商信息资料库和观众信息资料库，以便参展商、观众等的查询核对。同时在数据库的支持下，实现参展商、主办单位、展馆和观众之间的信息共享，减少重复收集信息的工作量。同时，深化发展采集到的会展信息，即通过对整合好的信息进行分析，得出观众的行为习惯和价值评价标准，从而为客户提供更好的服务，提高观众和参展商的满意度，促进会展业的发展。