浅谈档案管理在医院中的作用

邢艳芳

【中图分类号】R196.32 【文献标识码】A 【文章编号】2095-6851（2017）02--01

医院是以诊治疾病、照顾病人为主要目的的医疗机构。医院的定义是：医院是对群众或特定的人群进行治病防病的场所[1]。作为社会组织的一员，有着保证社会成员身心健康的重要责任，在为社会服务的过程中也同样产生着各种类型的档案。医院当中的档案管理是医院管理工作的重要组成部分。通过医院的档案的建立和形成，可以认识到加强医院当中的档案管理工作，有利于医院的管理的科学化，有利于服务水平的提高[2]。因此探索医院档案管理，发现当前存在的问题，不断地完善医院档案管理，充分发挥好医院档案的功能，有着十分重要的意义。

一、目前医院档案管理的现状及存在的问题

（一）专职人员数量不够。纵观现行各大医院的档案管理体制，其特点都是一般较少配备专职的档案人員，长期以来由于档案管理部门一直缺乏足够数量的专职工作人员，致使档案工作仅限于收集、整理、归档及利用等日常的工作，进一步的档案鉴定、检索工具开发及档案材料编研等工作基本无暇顾及。

（二）档案管理意识不强，档案利用率低。虽然近年来档案界对档案利用产生的社会效益和经济效益进行了广泛的宣传，但是社会公众对档案利用效益还是知之甚少。医院以医疗服务为根本任务，长期以来对医院档案缺乏严格的考核，在实际工作中往往出现对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

（三）档案管理机构不健全、管理范围不明确。医院档案管理一般设在综合档案室。由于历史的原因和医院行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，而医疗病历档案由病案室管理，其他各种检查影像图文档案等分属各科室自己管理，在一个单位内形成了多部门管理档案的格局，并且各科室又没有专职档案员，档案管理业务知识缺乏，档案整理不规范又没有时限性。

（四）档案专业人员素质参差不齐。目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，这些问题的存在使得他们缺乏鉴定文件资料内在价值高低的能力，判断和鉴别能力不足，因此在收集工作中必然出现漏收或误收的现象，往往也就造成了缺乏完整性和及时性。

（五）档案管理未与医疗业务建设同步发展。在医院的规划中，一般对医疗设备、人员结构等都有比较详尽的规化，而对档案管理、档案设备投入等考虑甚少，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。档案管理水平的滞后，必将影响医院管理水平的提高。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中广泛运用，而档案管理方面依然采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。因此，医院必须调整管理思路，改进档案管理的方法，应对形势的要求。

二、加强档案管理在医院中的作用

医院档案是把医院各种情况真实记录下来，是对医院历史发展的总结，也为推动医院远期的发展提供了条件。因此适时加强相应的档案管理工作，保证完善医院的工作是当前的必要工作。

（一）加强学习，增强意识

档案管理是医院管理的一项重要的基础性工作，与其他工作相比往往比较繁琐、复杂和枯燥，这也是导致档案工作人员难以避免的产生较强的职业倦怠感。为了提高工作人员的业务能力，医院应不断拓宽培训渠道，定期对档案人员进行多样化的培训。在培训中，应千方百计创造实践的条件，培训的最终目的就是要把工作干得更好[3]。只有提升了档案人员的业务素质，使他们更加热爱自己的工作。与此同时，适当增加专职档案人员的数量，充分重视档案管理工作的重要性，在制定业务绩效考核标准时给予档案工作一定的权重，才能真正激发大家的工作动力。

（二）强化服务，主动提供

档案管理的最终目的是为了满足使用者对档案的利用，因此，档案工作者应该围绕提供更加主动、优质的服务进行认真思考[4]。所以作为档案管理工作者的我们就应主动地为查阅档案者提供服务，积极寻找线索努力扩大档案来源，为使用者提供急需的资料和帮助。当然这也需要在提供档案服务的同时还应注意实现信息资源的共享。

（三）健全制度，规范管理

一是加强档案室的制度建设，对档案人员实行统一考核。二是加强档案人员队伍建设，不断补充专业人员加入档案队伍，采取有效措施激励他们及时、主动、认真收集不同门类的档案材料，为医院档案工作规范化、科学化打好基础。三是健全医院档案的规章制度，通过制定规范的归档、保密、保管、利用、借阅、鉴定、销毁及档案室管理等各项制度，这样才能做好医院档案管理工作。

（四）完善设施，培养人才

加强档案室的建设，另外，计算机软件随着知识经济的发展而被广泛应用，医院应尽快建立信息化档案系统，实行计算机管理，实施电子档案，这样不但可以快速准确检索，获取相关信息，提高检索查阅效率，而且可以统计分析，为领导决策提供参考，提高工作效率，使档案工作者有更多的时间去从事档案信息的开发工作[5]。因此为了保证医院档案管理事业的发展，也就需要培养一批高素质的档案管理人才。制定长远的人才发展战略，医院想要获得长久的发展，就必须具备高素质，高知识水平的综合性人才[6]。

结论

综上所述，通过了解现阶段医院的档案管理中存在的问题，需要采取的措施很多，也体现了加强医院档案管理在实际工作中的重要性[7]。从而使医院档案管理水平得到提升。只有做好医院的档案管理工作，才能开创医院管理新格局，为医院现代化建设和医疗事业的发展提供保障。

参考文献：

[1]郭子恒.医院管理学[M].北京：人民卫生出版社，1995.17-17

[2] 栾学文. 浅析医院档案管理现状、存在问题及对策[J].决策与信息旬刊，2015（4）：84-84

[3]刘运国，王禄生.乡镇卫生院管理培训教材[M].北京：中国协和医科大学出版社，2006.137-137

[4]韦柳萍.浅谈档案管理在医院发展中的意义[J].医学信息，2011（9）：2700

[5]李超.做好干部人事档案管理的几点体会[J].云南档案，2007，9：15

[6]刘向民.资源化导向医院人事管理制度对人才培养的重要性[J].齐齐哈尔医学院学报，2014（15）：2284-2285

[7]李明珠.谈档案管理工作对医院文化建设的重要性[J].黑河学刊，2012（8）：23-24