英文编审信函拒绝言语行为的礼貌策略研究

徐巧燕

(福建农林大学 东方学院，福建 福州 350017)

英文编审信函拒绝言语行为的礼貌策略研究

徐巧燕

(福建农林大学 东方学院，福建 福州 350017)

为探讨英文审稿信函中编辑在实施拒绝言语行为时，如何更好得运用礼貌策略，文章以布朗与莱文逊的礼貌理论为基础，举例并分析了英文编审信函中，积极和消极的礼貌策略在进行拒绝言语行为时的具体运用和实际效果。结果表明礼貌策略的运用可有效减弱拒绝信息的强硬语气，同时缓和对投稿人的面子威胁。文章可为编辑在拒绝类回信中运用礼貌策略时，提供一定的理论和实践参考，以保持编辑和投稿人的友好协作关系。

英文编审信函；拒绝言语行为；积极礼貌策略；消极礼貌策略

英文审稿信函中的拒绝言语行为体现了其不礼貌的冲突本质（即威胁了投稿人的面子），这要求编辑在回复审稿信件时必须重视拒绝信息的礼貌传递。英文编审信件中表达拒绝信息时写信人要完成两个目标：一是主要目标，传递坏消息，二是次要目标，和撰稿人保持良好的关系。任何不当的拒绝行为实施都有可能造成撰稿人的流失，给报刊杂志稿源的数量和质量带来不良影响。这类英文编审信件的特点决定了编辑在信件写作过程中必须注重拒绝信息的礼貌传递。因此，如何补救本质上威胁他人面子的行为，能否达到照顾对方面子的目的，将影响英文期刊杂志等出版单位与来稿人今后是否能继续合作。

目前，关于礼貌策略的信函的研究可谓硕果累累，尤其是商务英语信函[1-2]，其中，研究信件中拒绝言语行为的礼貌策略的文章也存在[3-4]，但是未有英文编审信件中拒绝言语行为的礼貌策略的研究报道，此为本文提供了研究视点。

一、理论框架

英国语言学家利奇（Leech,1983）提出了礼貌原则（Politeness principles），他认为人们在言语交际中，都自觉或不自觉地遵守着礼貌原则，且交流双方之间应最大限度地使用礼貌表达语，而要最小化或尽量不使用不礼貌的表述语。[5]然而该原则很大程度上是消极的，无法对许多本质上不礼貌的言语行为提供补救，其中最大不足是对礼貌的得体性未能给予充分的考虑。[6]

布朗与莱文逊(Brown and Levinson,1987）提出了著名的“面子保全论”(Face-saving theory)。[7]他们认为，面子是具有正常交往能力的人的一种社会自我形象，可赢得也可失去，且按交际双方不同要求分为积极面子和消极面子。积极面子（Positive face）指人们在交际中希望自己言行或要求得到别人认可或赞同，且自我形象和个性得到维护；消极面子（Negative face）指人们希望自己的言行自由，不受别人妨碍或侵害。在交际中对面子存在威胁的言语行为无处不在，布朗和莱文逊称之为威胁面子行为 （Face-threatening acts, FTAs），脆弱的面子难免会受到某些言语行为的侵害。拒绝（Refusals）就是一种典型的威胁面子行为，我们必须采取礼貌补救策略给交际双方留有面子，减少对面子的威胁程度。布朗和莱文逊把这些礼貌策略分为5种：（1）直接（不使用补救）策略（bald on record）；（2）积极礼貌策略（positive politeness）；（3）消极礼貌策略（negative politeness）；（4）间接（非公开）策略（offrecord）；（5）不施行面子威胁行为（notdoing the FTAs）。

在以上5种礼貌策略中，积极（2）和消极（3）礼貌策略在日常言语交际中具有较高的使用频率，本文将主要分析积极和消极这两种礼貌补救策略，在英文编审信函中实施拒绝言语行为时的运用，以促进人们进行成功的交际，也有助于人们在稿件通信中更好地运用礼貌策略来实施拒绝言语行为。

二、积极礼貌策略

积极礼貌策略以“接近对方”为基础，说话人着重强调与对方的共同之处以满足其积极面子，诉诸合作伙伴关系。积极礼貌补救策略主要有：真心致谢，赞同欣赏，适当肯定，寻求一致，假设有共同点，提高听话人的兴趣，注意听话人的需要等[7]。英文编审信函中，写信人注重维护对方的积极面子，重视保持友好合作关系，常采用积极礼貌策略，如以下信件。

Dear[Name]

(1)Thank you for your paper[title]submitted to [Journal].

(2)I read your paper with interest.

(3)It iswell and clearly written and argued,the data was interesting and you obviously know what you are writing about.

(4)Imust therefore admit that I hesitated a long time whether or not[Journal]would be the best forum for this paper,and I finally decided to recommend you to submit it elsewhere.

(5)This had little to do with quality,but rather with the fact that its topic is not squarely within the scope our new journalwould like to establish in the field./.../

(6)I am sorry I must recommend you to submit elsewhere,because it is an interesting and good paper, and I hope you’ll be back with a paper that is a bit more within the scope of[Journal]. Bestwishes

[Name][Name]

（一）真心致谢

该信函中，开头句子（1）写信人向对方表示真心的致谢，感谢对方的来稿，这样能给对方留下良好印象，营造和谐气氛，以让对方对后文拒绝用稿这坏消息做缓冲的心理准备。紧接着句子（2）又表达了编辑对投稿人文章的兴趣与欣赏，这样极大地满足了对方的积极面子，对友好关系的维持有重要作用。

（二）适当肯定

赞扬肯定对方能够有力地与对方寻求一致，恰当的表扬不仅能赢得对方的信任，还能使其获得宽松愉悦的心情，这样也许能使投稿人更容易接受后文的不好消息。该信件句子（3），和（6）中的“because it is an interesting and good paper”，表达了编辑对投稿人文章的赞美与肯定，这样极大地缓和了编辑在实施拒绝言语行时所带来的不和谐气氛，减少了双方尴尬的心理距离，这样坏消息也被委婉地表达了出来。

（三）期待合作

该策略往往出现于拒绝类邮件的结尾，写信人关注对方，注重提高对方的兴趣，对今后双方的合作抱乐观的态度，这样能够让对方关注今后合作的可能性，使之产生一种愉快的期待，以平复坏消息的低迷情绪。这种积极正面的结尾对缓和坏消息是极其关键的。句子（6）中的“Ihope you’ll be back with a paper”，表露了编辑对来稿者今后能够写出更符合栏目文章的信任，这种期待弥补了投稿人对拒稿的可接受程度，对缓和拒绝言语行为给对方的面子威胁具有极大作用。

三、消极礼貌策略

消极礼貌策略以“回避对方”为基础，说话人比较自谦，强调尊重对方以满足其消极面子，说话较迂回缓和，态度模棱两可，避免突出个人，尽量减小威胁面子行为给对方施加的压力。消极礼貌策略主要有：名词化，被动态，诚恳道歉，表明原因，去人格化，情态动词，使用缓和语，使用间接表达等。[8]以下信函便采用了多种消极补救礼貌策略来软化拒绝言语行为。Dear[Name]

(1)[Name]and I have now had an opportunity to share our reactions to your submission to [Journal,Title].

(2)Iam sorry to say that we think it doesn’t reach the Journal’s threshold for publication,so we have to decline it./.../

(3)I am sorry to have to pass on this disappointing news,but[Name]and Ihope the commentsmay be of some value to you if you decide to revise the paper and submit it to another journal.

With bestwishes

[Name][Name]

（一）表明原因 (Stating reasons)

在拒绝类信函中，编辑准确地向撰稿人阐述退稿原因，能够减轻拒绝语气的强硬态度，同时也表明编辑对稿件审阅的重视和认真，是“尊重对方以满足其消极面子”的重要表现。该信函句子（2）“/.../it doesn’t reach the Journal’s threshold for publication/.../”，编辑明确地向投稿人表明，所写稿件被退稿的原因是其来稿未达到用稿标准，这样给投稿人对后面拒绝信息的接受做了很好的心理铺垫。再如第一封信函句子（5）“This had little to do with quality,but rather with the fact that its topic is not squarely within the scope/.../”，编辑同样准确地表明了退稿原因是投稿人所写稿件跟其用稿栏目需要的不符合。编辑明确地向投稿人表明自己无能为力的原因，没有了个人因素的介入，不仅拉开了双方之间的关系，而且也使得编辑的拒绝行为变得客观，这样拒稿行为变得更能让投稿人接受，也缓解了其给来稿人面子的威胁。

（二）间接表达 (Being conventionally indirect)

在英文信函中，编辑间接地传递拒绝信息，能够使其拒绝目的通过措辞婉转地表达出来。真诚地给投稿人提供实践性可选择性的建议如“建议来稿另投他刊”就是“间接表达”的一种重要措施，此举措的使用不仅体现编辑对撰稿人的劳动成果的充分尊重，而且体现编辑对其面子需求的充分考虑，使其面子得到有效维护。如该信函句子（3）“/…/if you decide to revise the paper and submit it to another journal.”，编辑if条件句的使用让拒绝信息委婉地转化为一种礼貌性的建议，给以投稿人更多的考虑空间，因此拒绝信息也得到间接的表达，变得更易接受。再如，第一封信函句子 （4）“/…/and I finally decided to recommend you to submit it elsewhere.”和句子（6）“/…/Imust recommend you to submit elsewhere/…/”，编辑均给投稿人提供另投他刊的建议，这样有效地婉转地传递了拒绝信息，同时也缓和了对其面子的威胁程度。

（三）模糊限制语 (Hedges)、去人格化 (Im personalizing)

模糊限制语即加在意义明确的表达形式之前的词或短语，可使本来意义明确的概念变得模糊，比如sort of,I think等。[9]该邮件句子（2）“we think”的使用缓和了编辑话语的否定语气，让话语显得更客观，避免因说话不准确而应承担的责任，也缩短了写信人在告知来稿人拒绝用稿时双方的心理距离，增强了再次合作的可能性。

布朗与莱文逊（1987）认为“去人格化”是一种可以传达拒绝信息给听话人而又不冒犯威胁其面子的方法，即说话人把这种面子威胁行为的施行者，指向别的说话人或至少还有其他人。[7]在该邮件句子（1）和（3）的第二小句里，写信人都用主语“[Name]and I”而非用孤单的“I”，这样便把此拒绝用稿消息的部分责任成功地转移到了其他人。此外，句子（2）“have to”的使用也显露出写信人对于传达此坏消息的无法控制性，迂回地表明写信方应对此拒稿行为负责，将威胁对方面子的程度降到最低，满足其消极面子需求，给对方面子留有余地。

消极礼貌补救策略除了以上几种形式，还有诚恳道歉（Apologizing），如第一封信函句子（6）和第二封句子（2）（3）开头的“Iam sorry…”；名词化（Nominalization），如第二封信函中，句子（1）“submission”的运用（动词“submit”的名词化形式），名词“opportunity,reactions”的使用，这些策略都缓和了坏信息的消极语气，使拒绝信息的表达更婉转。

四、结语

文章以布朗和莱文逊的礼貌理论为基础，试图探索编辑在英文信函中实施拒绝言语行为时，如何传递拒绝信息而适当地利用礼貌策略，举例并分析了积极和消极礼貌补救策略的具体运用和实际效果。积极礼貌策略的运用主要包含真心致谢，适当肯定，期待合作等以满足投稿人的积极面子。消极礼貌策略的使用主要包括表明原因，间接表达，模糊限制语，去人格化等以满足投稿人的消极面子。这些礼貌策略的运用对英文编审信函中拒绝言语行为的表达具有重要的面子补救作用，它们都能够减弱消极否定语气的强制性，使十分生硬的语气变得更温和、得体，有效地降低了对投稿人的面子威胁，维护了双方友好和谐的关系。

[1]侯娟娟,周正履.英语商务信函中的礼貌策略[J].重庆科技学院学报(社会科学版),2010(8):111-113.

[2]刘永厚,郑双.礼貌策略在商务英语信函写作中的应用[J].上海对外经贸大学学报,2015(1):79-88.

[3]蔡玉澄.基于“礼貌原则”的商务英语拒绝类信函的语用分析[J].长春大学学报,2006,16(5):46-49.

[4]徐冬梅.英语商务信函拒绝言语行为的礼貌策略研究[D].桂林:广西师范大学外国语学院,2008：16-33.

[5]LEECH G.Principles of pragmatics[M].London:Longman, 1983：105.

[6]何兆熊.新编语用学概论[M].上海:上海外语教育出版社, 1999：222-224.

[7]BROWN P,LEVINSON SC.Politeness:Some universals inlanguage usage[M].Cambridge:Cambridge University Press, 1987：49.

[8]彭林霞,黄莉.商务电子邮件与传统商务信函中礼貌策略的对比分析[J].温州大学学报,2006,19(5):49-52.

[9]Ziran He.Notes on pragmatics[M].Guang Dong:Guang Dong University of Foreign Studies,1996：95.

（责任编辑：白 琳）

A Study on Politeness Strategies for the Speech Act of Refusal in Reviewers’English Letters

XU Qiaoyan
(Dongfang College,Fujian Agriculture and Forestry University,Fuzhou，Fujian 350017)

This paper aims to explore how reviewers can apply politeness strategiesmore effectively for the speech act of refusal in English letters.And based on Brown and Levinson’s politeness theory,it analyzes and illustrates the specific application and real effects of positive and negative politeness strategies in reviewers’English refusal letters.The result reveals that the usage of politeness strategies can greatly reduce the tough tone of refusal information,as well asmitigate the risk of face threatening to the contributor.This paper can offer certain theoretical and practical references for reviewers when replying refusal messages with politeness strategies which help to maintain a friendly,cooperative relationship with the contributor.

reviewer’s English letters;the speech actof refusal;positive politeness strategies;negative politeness strategies

H313

A

1674－2109(2017)04－0034－04

2016-10-14

徐巧燕（1987-），女，汉族，助教，主要从事外国语言学及应用语言学研究。