新时代学校档案管理创新初探

宋 博

(吕梁经济管理学校，山西 吕梁 033000)

一、认识学校档案工作的新变化和新挑战

近年来，学校传统纸质档案逐步向电子型档案转变，这种转变需要将有限的、无法共享的纸质文件档案，通过数字化手段和网络应用技术，转化为可以共享的电子档案信息资源；过去存入档案盒、档案袋以及装订成册的档案，现在必须转变成电子文件、光盘、视频、网络云文档等电子档案，形成以电子档案为主要形式的档案管理系统。档案服务需求也发生了变化，使用者希望绝大多数档案信息能够利用互联网终端进行服务，随时随地在网上查询。档案工作变为将实体档案加工成电子文件、信息档案，为用户提供多元化、多层次的信息服务。档案的保护管理也从过去的重点保护实物档案变为保护档案信息，注重计算机安全、防止病毒黑客侵入以及信息流失等工作。

大数据时代的到来已经开始对学校档案管理工作产生影响。随着教育事业的快速发展，各种信息需求快速增长，对档案信息的获取越发需要快捷、准确，质量要求越来越高，学校信息档案的收集、整理、加工等工作量愈发繁重，客观上需要通过大数据技术处理，迅速、准确、优质、高效地为学校各项工作提供服务。这些变化对学校档案管理工作提出了全新的要求。

二、 学校档案管理创新的关键

(一)转变观念

传统档案管理的思维始终是制约档案工作创新的桎梏。只有对档案工作环境变化和创新需求有深刻认识，只有档案工作者思想观念的快速转变，才能重视和支持创新，才能做好档案管理创新工作。过去许多人都认为档案工作是一项非常简单、无关紧要的事情，完全没有认识到档案资料的收集、整理，档案信息利用会影响学校的教育教学工作，这种思想严重制约着学校档案管理工作的提升和发展。档案工作者应紧扣学校教育发展需要，彻底消除档案工作无关紧要的落后观念，拓宽档案管理工作思路，大胆介入学校教学改革和新事物的发展创新，广泛收集和整理档案信息资源，开拓进取，为学校改革发展做出强有力的信息支撑。

(二)注重管理

目前，学校在办公自动化及电子档案工作方面有了许多进步，但离成熟完善还有较大距离，电子档案管理的覆盖范围还比较小，管理技术水平低，不能适应学校教育教学的工作需求，对学校工作造成了不利的影响。面对信息化浪潮的不断冲击，档案信息的多样化、多层次需求，学校档案管理必须全面提升，管理现代化刻不容缓。只有创新档案管理，制定全新的档案管理工作制度，建立先进的网络信息档案系统，才能满足新时代学校教育教学发展对档案信息的各项需求。

(三)创新服务

学校档案工作的根本目的是为教育教学服务，是一项服务性极强的工作。档案管理人员必须克服服务观念陈旧，服务对象单一、服务内容简单、服务方式落后的现状，从传统的档案管理者向信息开发者、信息传播者转变，档案内容向深层次、多元化开发利用转变，服务方式向多渠道和用户自主搜索方向转变。创新服务方式，提升服务质量，最大限度地满足学校各项工作需要。

三、学校档案管理创新的具体方法

(一)营造良好的档案管理创新环境

学校主要领导必须充分认识档案管理的重要性，认识学校教育教学对档案服务提出的新要求，认识学校快速发展对档案信息收集、加工、管理、服务提出的新挑战，创新档案管理思维，转变思想意识，营造创新档案管理的工作氛围；档案管理部门要把创新作为档案事业发展的重要手段，适应发展需要，建立激励机制，为档案管理创新提供良好的工作环境，鼓励档案工作人员以各种方式开展创新活动，调动其积极性、主动性，力求使相对乏味、呆板的档案管理工作变得生动、有趣、富有创造性；加大校园宣传，使全校师生都能充分认识档案管理工作的重要性、认识档案建设与自己的学习工作紧密相连、息息相关，提出提升档案管理的好建议，使档案管理更加贴近师生、贴近学校工作实际。

(二)创新档案管理模式，加快档案信息化建设

当前学校档案管理的一些传统做法，已经远远不适应新时代教育教学发展需要，因此必须创新档案管理模式，优化档案结构，重构档案管理体系。目前，虽然许多学校已经将计算机技术应用于档案管理，但实际使用仅限于电子文档的存储、档案目录的输入和检索，一些学校即使有先进的档案管理系统，但在具体的开发利用方面十分滞后，许多能用计算机网络完成的档案管理工作不会利用，能够通过现代化技术提高效率和质量的方法没有得到开发。档案管理部门应当认真研究工作中的具体问题，分析原因，引进和建设全新的档案信息管理系统，在档案信息收集、加工归档、信息交流等方面不断创新，加强管理，提高管理水平和工作效率。

大数据时代的到来，给学校档案管理创新提供了全新的发展机遇。学校应积极创造条件，引进大数据管理技术，建立专业化数字档案馆，采用大数据电子档案信息收集平台，实现一体化的数字处理和档案大数据的云储存，做好档案大数据的云服务，加强用户需求的数据分析，运用更加专业安全的保密技术，全面提升学校档案管理水平。

(三)创新服务机制，拓展服务领域

学校是教育教学和科研场所，在当今科技信息快速发展的时代，档案信息工作对学校管理、教学、科研都有着极其重要的作用。学校档案服务必须突破传统的思维模式，发现档案功能，拓展档案作用。要转变只重收集、整理而不重开发利用的旧观念，树立重在使用、重在发挥档案作用的思想意识，拓展服务领域、服务渠道、服务方式，做好档案信息的开发利用。要充分利用互联网远程服务功能，建立开放、完备的档案信息查询系统，提升大数据档案检索服务水平，提高服务质量和用户满意度，做好方便、快捷的档案信息服务。

(四)创建先进完善的档案管理制度

现代学校的档案管理，是一个复杂的系统工程，学校档案信息的多样化、信息收集的多层次、多渠道，信息档案的整理、加工，电子档案的制作及网络传播，档案信息的查询和远程服务，大数据档案管理平台的建立和使用，等等。同时，学校保密性电子文件、新技术的发明创造、知识产权的保护，网络信息技术的发展、办公自动化程度的不断提高，光盘、移动硬盘、云存储、多媒体、电子档案等档案载体的安全可靠性，各种现代化设备的维护、使用、管理，技术的规范化、标准化；等等，这些都对档案管理工作提出了新挑战、新要求。要实现优质、规范、高效、有序的的档案管理，必须有一套先进、完善的管理制度，高效的工作规范。学校必须制定严格的档案管理制度，加强档案管理工作，强化档案管理的监督、检查、评估和创新改进工作，实现对问题的及时发现、超前预防，确保档案信息的安全使用，确保档案信息系统的高效运作。

(五)加强档案管理人员的培训学习，提高工作能力

新时代档案管理工作，对档案管理人员提出了全新的要求。档案管理工作人员应该认真学习档案管理专业知识，学习新的先进的档案管理技术，学习计算机网络信息化技术，学习大数据档案管理知识和技术。要树立终身学习的思想意识，养成爱学习、爱钻研的良好习惯。同时要学习教育教学和科学技术，紧跟学校改革发展步伐，熟悉本校发展历史和档案室(馆)情况，拓展创新思维、增强创新热情，不断提高解决问题的工作能力，热爱档案事业，忠于职守，努力做好档案工作。

在学校教育管理进入新的发展时期，学校档案管理相关部门应该转变观念，营造档案管理创新的环境机制，创新管理模式，采用更加高效的网络信息管理技术、大数据档案信息管理技术，建立更加科学先进的现代化档案管理系统，提高学校档案管理和档案信息服务水平，制定先进科学的档案管理制度，提升档案信息的安全性，为学校教育教学及科研发展提供更好的档案信息服务。

参考文献：

[1]张丹菊.基于大数据时代下的电子档案管理研究[J].城建档案，2016,6(7):191.

[2]吴亚男，李广文，等.新时期高校教学档案管理创新的几点思考[].

[3]毛俊芝，宋冬艳.大数据时代背景下的企业档案管理研究[J].卷宗，2016,13(8):86-107.