高校会计档案管理管控策略及具体应对办法

方永梅

（福建工程学院 福州 350118）

高校会计档案管理管控策略及具体应对办法

方永梅

（福建工程学院 福州 350118）

高校的会计档案是高校财务管理中重要的组成部分。由于其专业性强，涉及部门众多，在实际财务实践中，常常不被重视。本文针对高校会计档案管理的现状，分析会计档案管理存在的问题，依据国家新颁布的《会计档案管理办法》，提出加强会计档案管理的管控策略及具体应对办法。

高校 会计档案 管理

2016年1月1日，国家财政部、国家档案局颁布施行新的《会计档案管理办法》[1]1，对规范会计档案管理、依法提高管理会计档案的水平，适应信息化、网络化发展，提出了更高的要求。在飞速发展的信息化、现代化管理的大环境下，高校也同样面临新的课题。

一、会计档案管理的意义及实践中的问题

高校的会计档案是对高校历史发展中形成的经济业务、经济活动的记录，蕴藏着大量的经济、资金往来、财务等数据和信息资源。会计档案提供的财务信息数据，不仅可以从数量上预测未来的经费开支，而且从宏观上为高校的财务规划提供重要而又直观的依据。会计档案记载的历史性财务数据，不仅提供了贯彻国家相关经济政策和遵守法律法规的有力证据，而且还是高校依法治校的重要保障。因此，规范和加强会计档案管理，对高校持续、健康、稳定的发展有着重要的现实意义。

近年来，随着我国高等教育投入力度持续加大，各种财务会计资料成倍增加。对于这些来源广泛、专业性强、形成过程严密的档案，在实践工作中不可避免出现一些问题，主要如下。

1.会计档案归档认识不到位。实际工作中，许多会计人员侧重于会计资料的报销入账，对归档重视不足[2]161，出现这样那样的不规范现象，如会计凭证装订缺少封粘签章；凭证装订封面填写不完整;活页账簿封面没有标准，填写随意等。

2.会计档案保管不规范。在临时保管期间，会计档案资料没有按要求分类，放置混乱，甚至于分散存放；会计档案保管没有实行专人负责制，而放任由具体经手的会计人员自行保管；对会计档案资料存储投入的硬件设施不够，使得相关人员将会计档案随意装入纸箱中，或任意堆放；临时保管会计档案常常超过三年，从而造成会计档案过多过乱，造成会计档案破损遗失等严重后果。

3.会计档案移交程序不规范。许多会计档案缺失或者查找困难无法移交；有些单位会计档案移交过程中不按程序移交，表现在没有按册清点或者无移交清册。甚至个别单位的会计档案未经审计部门审计合格就直接归档移交给档案管理部门。

4.会计档案利用不规范。有些高校未按相关规定利用会计档案，在查阅、复制、借出时不履行相关手续，甚至随意借入借出。

5.电子会计档案管理不规范。有些高校对日常电算化会计核算系统产生的会计资料未建立有效的电子会计归档标准和保管制度，造成电子会计资料归档管理乱而无序。

随着高校发展步伐的加快，以上问题有不断恶化膨胀的趋势，而且新《会计档案管理办法》的颁布实施，对高校而言，加强会计档案管理刻不容缓。

二、加强会计档案管理的管控策略

1.构建监控体系，规范归档流程。高校档案管理部门的主要职责在于：依据实际情况，合理制定会计资料收集范围和依法规范会计档案形成的流程，保证在各个工作环节形成的大量会计资料及信息得到有效的回收，同时要建立会计档案收集的过程化控制的质量保证体系，工作重点在于如何保证所收集的会计资料信息的真实、可靠、完整。建议设置档案馆的高校（有一定规模）可构建校级财务部门、二级学院（二级管理）层层监督的会计档案监控体系，实现财务部门自查并监督引导相关二级学院会计资料归档、档案管理部门定期检查、指导会计档案归档情况有效的过程监督。在会计档案归档交接给档案管理部门时，应强化先经审计部门审计合格后方可移交给档案管理部门的步骤，改变目前现实中直接归档的模式。

2.构建信息公开管控机制。为最大可能发挥会计档案的利用价值，高校档案管理部门要构建信息公开管控机制，定期会同审计、财务部门依据归档会计档案的系统性、完整性、准确性发布会计档案的全面质量报告，提出档案管理中存在的问题和实施改进的建议，对学校的科技专项、重大基建项目，依据项目进展出具会计档案的专项验收意见，并按规定在一定范围公布，同时通过相关的利用监督机制，确保会计档案信息不泄露[3]108。

3.加强电子会计档案管理。新颁布的《会计档案管理办法》规定可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案[1]6。因此，高校不仅要明确电子会计资料归档流程的标准和制度，而且在电子会计档案管理系统中应注意以下方面的内容：要建立电子会计档案与之相应的纸质会计档案的检索关系以保证电子档案的有效性；要明确电子会计档案的备份制度以确保电子会计档案的读取有效性和信息完整性；在保管、移交、备份电子会计档案时，要保证与电子档案配套的元数据（读取平台）完整有效；为充分保证数据信息的安全，除对电子会计档案存储介质实行定期检查、定期复制、定期更新外，还特别要加强计算机系统安全管理，采用多种信息技术手段加强安全防护，避免计算机病毒的侵入。

4.加强会计档案工作队伍建设。会计档案管理水平的提升对档案管理人员的技术性和专业性提出了更高的要求，不仅档案业务“精”，还要会计知识“熟”，同时要兼顾掌握计算机应用技术。因此，如何快速有效地提高会计档案管理人员的业务素质成为会计档案科学管理的关键。在这方面，专业齐全的高校具有得天独厚的先天优势。高校档案管理部门一是要多渠道、多形式组织档案管理人员到与会计、计算机相关的经济、信息等专业学院进一步学习，促进其管理技能不断提高；二是定期聘请相关的专家教授从专业的角度对相关会计人员培训国家法规和管理办法，指导会计档案管理的专业知识，更新会计人员知识结构和管理观念，提高档案管理的技能和业务操作能力，以适应不断发展变化的档案工作需要。

5.加大会计档案的监管力度。档案管理部门需要和财务部门联手，对会计档案工作实施监管，在会计档案的规范管理上进一步细化，对档案的归档、移交、鉴定、销毁等环节认真把关，严格执行国家《会计档案管理办法》。档案管理部门可以委托审计机构通过专项检查和审计的方式开展审计监督和财务检查，必要时，可借助校外的会计师事务所、审计事务所等中介机构。高校档案管理部门依法对会计档案中存在的伪造会计档案及弄虚作假等行为严肃处理。

三、加强会计档案管理的具体应对办法

为确保管控措施落到实处，行之有效，在具体应对方法上还需注意以下几点：

1.理顺会计档案管理体制。首先，明确高校档案管理机构和财务部门统一集中管理所有会计档案，明确会计档案的所有权属于单位而非财务部门；其次，依据国家《会计档案管理办法》和相关管理标准，明确界定会计档案在财务部门和档案管理部门的管理归属。财务部门负责会计档案的收集、立卷、短期保管，而档案管理部门负责会计档案的长期集中统一保管。财务部门对当年形成的会计资料整理后，暂存保管1至3年，期满编制移交清册后移交给学校档案管理部门;在暂保管期间，根据职务不相容原则，财务部门应指定专人严格按照会计档案保管要求妥善保管会计档案。

2.规范会计档案归档整理保管。高校财务部门应当配备专人依据本单位的会计档案归档操作规程进行分类、立卷、排列。归档范围包括会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算资料。归档整理中应注意：首先，对会计凭证类立卷整理。会计凭证主要包括原始凭证、记账凭证和其他会计凭证。凭证的组卷要核实查验凭证流水号，保证按号排列；月终排序整理和装订后要检查核实粘贴封面，凭证封面内容完整，加盖印章；其次，对会计账簿类立卷整理。各种账簿作为保存会计记录的工具，一般在年终进行分类整理立卷，组卷时，要统一在账簿的右上角编定页号，装订时要在账簿首页和末页分别加封面和备考表；再次，对会计报表类立卷整理。会计报表是会计工作周期性成果。它包括月报、季报、年报等。会计报表依具体情况可按问题、单位、地区进行组卷。对会计报表整理组卷时，要注意结合报表本身产生的总结性的文字内容。对其他应当归档整理的会计资料如工资册、银行对账单等，要在收集整理的及时性、完整性、有序性等方面进行检查核实。在会计档案保管方面，应配置专用的箱柜和设备妥善储存保管会计档案。对需离任的会计人员，要将其保管的会计档案在财务主管的监督下及时移交本校财务部门保管，严禁自行存放。

3.规范会计档案利用管理制度。高校应明确会计档案利用需办理由财务部门负责人或档案管理部门负责人批准的审批手续。一般情况下，会计档案利用只限定财务部门、审计部门人员，因特殊原因其他部门人员需利用时，档案管理部门人员、财务部门人员要陪同跟进利用者对会计档案的查阅、复制、摘抄等工作；严格杜绝和防止在档案上篡改、乱涂乱划、拆换等现象发生；档案管理部门要对会计档案的利用全程监督，并对利用情况进行全面登记记录，记录内容包括利用时间、利用内容、利用形式、经手人等内容，达到利用管理可追溯，实现会计档案痕迹化管理。原则上会计档案不可外借，特殊情况下，校内借用需档案管理部门、财务部门负责人共同批准，校外借出时需主管校级领导批准。

4.规范会计档案保管的期限和销毁管理。作为记录高校经济活动和事项的会计凭证、会计账簿和会计报表等在一定时期内具有重要的保存利用价值，高校应对其制定严密的保管期限表。新《会计档案管理办法》对会计档案保管期限作了较大调整，规定会计档案的定期保管期限分为10年、30年两类，会计凭证、会计账簿等最低保管期限调整至30年，其他辅助会计档案的保管期限不低于10年。当会计档案保管期满时，需由档案管理部门组织财务、纪检、审计等管理部门，针对档案记载利用情况等方面进行档案鉴定，审查档案中是否有债权债务未结清、涉及当事人权益未了事项等情况，经过层层审查和严格鉴定，形成由参与鉴定人员共同签字的会计档案鉴定意见书，最终认定确实无保存价值的案卷目录并形成会计档案销毁清册，会计档案销毁清册要列明拟销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容[3]108。会计档案的销毁清册需档案管理部门负责人、财务部门负责人和以上两个部门的经办人共同签字上报主管校级领导，经批准之后方可实施销毁流程。会计档案的销毁实行过程化管理，由档案管理、财务、纪检、审计部门到现场清点核实、全程监督，并保留监销签字记录。从销毁方法来讲，电子会计档案相对纸质化档案更加便捷，但销毁前鉴定和审批流程与纸质化档案相比更为严格，既要严格执行国家相关电子档案的规定，纸质化会计档案又要履行单位的会计档案鉴定销毁制度，办理涉及会计档案的部门及领导的鉴定、销毁审批手续，主管校级领导批准确认的电子会计档案销毁清册后，在学校档案管理、财务、纪检、审计、信息管理等部门的监销下进行计算机逻辑删除。

在当前新的形势下，高校加强财务等各项管理势在必行，推进会计档案管理是财务管理中亟待加强和改进的重要工作，新的《会计档案管理办法》的出台为高校会计档案管理提出新的要求。本文提出的管控策略及具体应对办法为加强高校会计档案管理作出有益的探索。

[1]中华人民共和国财政部国家档案局令第79号《会计档案管理办法》

[2]徐世广.会计档案管理中的问题及改善建议[J].科技展望，2015（34）.

[3]韩秀丽.如何做好高校会议理工作[J].黑龙江档案，2012（1）.

★作者方永梅为福建工程学院档案馆馆员，研究方向为档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.04.18

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