离退休工作档案管理问题与对策

张松令

(黑龙江省大庆市龙凤区离退休职工管理办公室，黑龙江 大庆 163711)



离退休工作档案管理问题与对策

张松令

(黑龙江省大庆市龙凤区离退休职工管理办公室，黑龙江 大庆 163711)

我国事业单位改革不断深入，离退休人员的队伍也在不断壮大，社会老龄化问题越来越突出。离退休人员档案管理是保障其权益的前提和基础，传统的档案管理效率低、管理成本大、差错率高，不利于档案管理的规模化发展，档案管理方式受网络化信息的影响，也在不断发生变化，传统的人事档案管理制度已无法满足社会需求。针对离退休工作档案管理存在的问题进行研究，提出有效的发展策略，应改变传统管理方式，探索人事档案管理的新模式，积极构建事业单位退休人员社会化管理服务平台，促进相关工作的发展，引导档案管理工作的科学发展，推进离退休工作档案管理的科学化建设。

离退休工作；档案管理；问题；对策

我国社会发展迅速，离退休人员管理工作成为一个重要问题，与此相关的事业单位离退休人员的档案管理问题也日益突出。离退休人员档案管理是整个档案体系中的重要组成部分，目前，我国离退休人员档案的建立与管理存在很多问题。档案管理方式受网络化信息的影响，也在不断发生变化。传统的档案管理效率低、管理成本大、差错率高，不利于档案管理的规模化发展，档案管理信息化工作面临着不少挑战，离退体人员档案管理情况复杂，还有很多问题亟待解决。本文对社会化管理形势下离退休人员的档案管理工作进行探讨，就离退休人员档案的建立与管理工作提出有效措施，以解决档案管理难题，建立完善的离退休人员档案管理体系。

1 离退休工作档案管理存在的问题

1.1 传统纸质档案存在弊端

离退休人员档案管理比较复杂，其中很多档案都是传统纸质档案。纸质档案实质上是对档案载体的保护，但对档案工作环境要求比较高，档案材料容易受外界环境的影响，在长期的保存过程中容易发生变质问题。纸质档案保存过程存在缺陷，管理成本比较高，而离退休人员档案管理具有信息量大、信息化成本高等特殊性，这给离退休人员的档案管理带来了很大困扰。

1.2 基础设施薄弱，档案材料缺失

档案设备差、保管条件差，导致离退休人员档案材料欠缺。社会保障部门调查数据显示，离退休人员档案管理基础设施建设不足，达不到现代档案建设管理要求。工作环境非常简陋，甚至缺少存放档案资料的库房，档案资料散放在办公室，没有采取有效的措施防火、防水，档案资料容易毁损，容易发生资料残缺不全的问题。退休后增加养老保险金的情况没有同步完善，给查询与检索增加了难度。另外，一些破产企业的离退休人员人事档案无专人保管，社区管理由于档案数量少，很难形成整体规模，没有档案的“八防”措施和安全保证。

1.3 社会化管理制度不健全

在管理实践中，缺乏科学有效的管理机制，没有相应的管理制度保障离退休人员的合法权益。很多离退休人员的工作档案仍由原单位管理，但只是形式上的移交，未能及时将参保资料和退休档案交给社保机构管理。由于地区之间存在差异性，有些不发达地区并没有实质的管理服务内容，导致离退休人员档案出现多头管理问题，没有发挥保障作用，不利于准确把握信息。

1.4 工作人员业务素质有待提高

目前，离退休人员档案管理工作处于被动应付的局面，工作人员素质不高，对档案管理的重要性认识也不足。一些社区档案管理人员没有经过专业培训，仍沿用最原始的手工管理方式，管理人员的重视度低，对于离退休人员的档案管理工作比较懈怠，档案管理队伍不稳定，很难满足离退休人员档案建设需要。

2 解决离退休档案管理问题的对策

第一，加强档案管理信息化建设。信息管理系统为离退休人员档案管理提供了有效的措施和手段，应大力开展档案管理信息化建设，进一步节省成本、提高效率。电子档案有着广阔的发展前景，应不断完善、优化、修复、保护传统档案，确保档案信息的安全。在纸质档案的保护过程中，应重视档案信息的完整性。电子档案管理降低了人力成本，依赖软件技术，实现了对纸质档案管理的真实模拟，应完善信息系统，增加功能设计，提升档案管理技术水平。应正确处理离退休人员纸质档案和电子档案的关系，电子档案可为纸质档案的管理提供支持和借鉴，纸质档案能够弥补电子档案管理中的不足，有效保证离退休人员档案的安全性和客观真实性。

第二，加强基础设施建设，建立专业的管理机构，安排专人负责，实现现代化管理。大力加强档案管理的基础设施建设，加大对档案管理系统的资金投入，解决基本的经费问题。财政部门应积极配合，给予资金支持，协调事业单位发展，开发多种多渠道筹措资金，从根本完善档案工作的基础设施建设。充分利用社会保险机构的资源优势，建立事业单位退休人员档案管理中心，加强对离退休人员档案信息的管理。将分散的离退休人员档案资料统一集中管理，按现代化的管理标准建立库房，强化档案入库管理，安排专人负责，配备基本的档案管理设备和温度控制器。充分利用信息技术，将离退休人员的个人信息输入电脑，提升查询和管理效率，确保管理系统中的信息真实、有效。构建标准的、现代化的离退休人员档案管理系统，为离退休人员社会化管理提供绿色通道。

第三，完善离退休人员档案管理制度，采取保障措施，建立健全管理机制。行政部门应加大监管力度，加强对离退休人员工作档案的管理。一套完整的管理机制对档案工作有着重要的保障作用，应坚持依法治档，完善各项规章制度，明确管理职责，严格维护工作的规范性和严肃性。各部门应相互配合，规范退休人员档案移交工作，建立健全的管理机制。

第四，全面提升人员素质，建立专业的离退休人员档案管理队伍。应面向社会公开招聘档案管理人员，从系统内选聘责任心强、水平高的专业人才，加强对管理人员的培训，从工作水平和服务意识两方面入手，做好岗前培训工作，全方位提升档案管理工作的服务能力。

3 结语

事业单位离退休人员档案管理工作是社会化管理工作的基础，我们应重视对离退休人员基本生活权益的保障，加快完善事业单位离退休人员的档案管理工作，依法保障离退休人员的合法权益，努力构建退休人员社会化管理服务平台，建立健全管理机制，突出以人为本的工作理念，加强管理工作的法制建设。我们应认识到档案管理是一个复杂的过程，要发挥档案信息资源的作用，实现服务社会化管理，就要合理调整、平衡电子档案与纸质档案的关系，推进电子档案的发展，实现事业单位与社区之间的资源共享，提高档案管理和检索的效率、水平，促进档案管理工作的发展，更好地服务于离退休老年人，为和谐社会的发展贡献力量。

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Problems and countermeasures of retirement file management

ZHANG Song-ling

(Department of Retirement Management, Longfeng District, Daqing City, Heilongjiang Province, Daqing 163711, China)

The reform of public institutions in our country has been deepening, and the ranks of retirees have been growing, and the problem of social aging has become more and more prominent. The management of retired personnel is the prerequisite and basis for the protection of their rights and interests. The traditional file management efficiency is low, the management cost is large, and the error rate is high, which is not conducive to the large-scale development of archives management. The file management mode is influenced by the network information, and the traditional personnel file management system has been unable to meet the needs of society. This paper studies the problems existing in the management of retired files, puts forward the effective development strategy on changing traditional management mode, exploring new mode of personnel file management, actively building social management service platform of retirees, promoting the development of related work and scientific construction of retired file management.

Retired work; File management; Problem; Countermeasure

2017-01-20

张松令(1973-)，女，本科，档案管理中级。

G647

A

1674-8646(2017)07-0086-02