基于OpenKM的高校校院二级教学档案管理系统的设计与应用

文 / 余舒萍 熊越强

随着全国范围内教育教学管理信息化趋势日益显著，数字化教学档案管理模式和电子档案管理系统的构建成为高校教学管理改革的迫切要求。特别是在不断升级的校院二级管理体制中，高校教学档案的多样化、复杂化，为教学档案管理系统的设计和完善增加了难度。

一、高校教学档案二级管理的主要问题

首先，档案资料数量庞大、种类繁多。随着高校教学管理环节的逐渐规范化、标准化、公开化以及学分制、弹性学制的推进与调整，人才培养方案、课程资源、学生成绩、实习实践、毕业材料等教学活动原始材料数量不断增加，种类不断细化，积累日益丰厚。校院二级管理中，院系一级对于课程专业建设，学科方向调整、增设，教学质量评估、建设，教师教研成果集聚等教学实践工作的管理离不开教学档案的积累。学校一级对于教学院系业绩考核、学生工作、人员编制、财务资产等方面的规划和管控，也与教学档案息息相关。种类繁多、数量庞大的教学档案对教学管理系统提出了更高要求[1]。

其次，资源浪费与重复加工。当前，高校教学档案二级管理主要是学校统一领导，职能部门、院系设置档案专员和档案馆（室）分级管理。第一手教学资料主要存放于院系一级，教学活动中形成的亮点与特色也通过院系工作管理与内容提炼凸显价值。而学校层面教学质量、教学水平的评估与改进，办学条件、办学效益的评价与分析，又需要通过院系一级的大量教学活动资料提供支撑和依据[2]。如果没有统筹管理、分类细致、高效便捷的信息处理工具，将造成大量信息重复加工，加重人力负荷和资源浪费。

再次，优质教学资源共享率低。知识经济和大数据时代，优质教学资源的获取与应用是提升教学质量的重要手段。二级教学管理模式下，以院系一级教学档案，特别是优质课程资源为基础，在学校职能部门的策划和引导下，初步形成了一定范围的资源共享平台，但平台中人力、招生、专业设置、实验环节等信息化内容仍然十分缺乏，使资源共享一直处于被动状态，较难提升到学校发展的高度，存在院系间科研、教学、人员、设备等方面协调配合不足的情况[3]。校际优质教学资源的吸收与消化，优质教学资源的互联互通、无缝对接，也有待资源共享平台的建设和深入。

二、校院二级教学档案管理系统设计思路与特点

（一）设计思路

校院二级教学档案管理系统依据互联网信息技术，以分类数据库为基础，利用OpenKM电子文档管理系统的跨平台、跨数据库的J2EE结构体系，提供教学档案的上传、搜集、管理、记录、分享等基本功能[4]；通过用户空间定制和具体需求分析，实现分级用户管理、协调与工作程序自动化处理；并通过合作共享功能，实现学校、职能部门、院系间无障碍沟通与合作。系统设计为用户提供简捷便利的操作方式，从用户及权限管理、档案管理、档案利用、过程管理、教学资源共享、日志与消息管理等6个模块提供服务。

（二）特点

OpenKM是开放源代码的文档管理系统（通过http://www.openkm.com/下载源代码安装），使用B/S（Browser/Server）结构实现分布式计算和架构设计，利用Web Service技术上连接教务管理系统、办公自动化系统等相关系统，以便于档案信息导入互联。运行系统为windows操作系统，具有较高的适应性和灵活性，通过信息加工，提供易于操作、成本较低的电子文档处理和记录管理应用模式。它作为办公自动化软件，主要运用在教学档案管理系统中，且具有以下特点：区分权限的搜集、存储功能；提供高质量的共享内容；文档查找、排序、审批、归档等功能，自动跟进工作流程；用户审核（跟踪日志）确保档案安全性。

三、系统需求分析

（一）基本功能概述

本教学档案管理系统设计目标是为了提高优质教学资源共享和教学档案二级管理效率，形成完整规范、科学严谨的自动化档案管理程序，节省人力和资源成本，促进校院二级管理体制建设。系统在满足文件及文档搜集、归档、分类、整理、销毁、查询、统计等档案管理基本功能的同时，还包含分布式档案存储、借阅、编目、鉴定、提供利用、设置权限的资源共享等子系统功能。

（二）功能需求

1.分布式数据库及管理员。二级档案管理系统需要在物理上分布于不同地点，如各院系或职能部门，在逻辑上既能容纳各院系教学档案中具有差异性的子数据库，具有分布“自治”功能，又能集中于一个系统，实现互联互通、互帮互助的数据处理方式[5]。系统管理员或职能部门管理员能够设置、指定子数据库管理者或院系管理员的权限，分配子数据库教学档案管理范围和分类目录，同时能够添加、删除用户账号。子数据库管理者拥有教学档案整理、归档及资源共享的权限。

2.文件及文档添加、删除、更新、归档。管理员能够在系统中对各种电子数据形式的文件、文档进行添加、删除、更新，包括办公文件、数据文件、音频文件、视频文件及扫描图片的处理，同时指定文件、文档的基本类型；能够将定稿的文件、文档进行分年度、分类目、分保管期限、分部门（院系部）的归档处理。

3.文件及文档的分类及权限控制。根据院系一级日常业务和职能分配，制定院系档案分类方案，管理员能够实现相对应的文件、文档分类管理并对分类方案进行适当修改。院系一级的管理员能够存取授权范围内的文件、文档，并将达到保管期限的电子档案提交指定人员鉴定审批，获得批复后，管理员能够按照规定进行相应档案的处置。

4.文件及文档查询检索。支持多层次查询检索，包括教学档案类目、文件、文档、全文内容等；查询检索的条件包含题名、编号、归档年度、保管期限、关键词等。且各级管理员的查询检索及文件存取必须在预先设置的权限范围内。

四、主要模块及应用

（一）用户及权限管理模块

1.用户登录。进入系统前，要求用户登录，登录时需要验证用户名和密码是否匹配，验证通过后即进入系统操作。用户密码进行加密算法，且登录密码加密保存在数据库中。系统管理员拥有重新设置用户密码的权限。用户每次登录均记入系统日志。

2.修改注册信息。用户登录后，添加或修改自己的注册信息，包括用户密码、显示字体大小、显示行数多少等信息。用户名、姓名和部门等信息的修改权限归属于系统管理员。

3.权限设置。本模块为系统管理员操作；可以增加系统用户、删除系统用户、修改用户的相关属性和用户权限。

图1 系统主要模块结构图

（二）档案管理模块

1.档案收集。用户录入新的教学档案信息或文件案卷信息。支持手工录入，同时支持办公自动化系统、教务系统等系统应用过程中产生的档案文件或数据信息导入，录入数据时如出现重复录入的情况，可以显示记录复制数据及最新记录该文档的时间。

2.档案整理。将新录入或导入的教学档案信息按规范标准进行分类、归档、建立目录等，包括教学档案组卷管理、类目管理及文件添加、删除、赋予属性等编辑操作，如将某专题文件的保管期限设置为“长期”。

3.数据审核。本部分由系统管理员或具有“数据审核”权限的用户操作。对“已删除”或标记删除的档案做最后审核和判定，通过审核则彻底删除，否则恢复；可将数据库中所有符合条件的文件或案卷记录选定，按要求批量修改或作出标记；对关键数据进行备份和恢复，可批量操作。

4.信息收发。传达上级指示或教学管理工作重要通知文件或信息，发布前可设置阅读权限；收发文件信息及阅读签收均计入系统日志。

5.报表打印。打印各类教学档案目录表、统计表。可由系统管理员或授权用户设计报表的自动生成。

（三）档案利用模块

1.档案借阅。本部分包括借阅登记、归还登记、借阅申请处理等内容，拥有“借阅”权限的用户可操作。系统管理员或获得管理授权的用户可以处理“借阅”申请，申请通过后，归于可借阅范围内的教学档案文件将被发送给申请人。

2.档案查询。用户可输入特定条件搜索相应信息，查询相关教学档案文件。查询结果可以设置显示列表目录形式或卡片形式。有档案处理权限的用户可保存、编辑查询结果，也可对查询结果或查询记录作“删除”处理。

（四）过程管理模块

本模块主要记录、显示教学档案立卷归档、查询借阅、收集、交接、整理、统计及鉴定销毁的过程。系统管理员和具有该教学档案文件管理权限的用户可查阅、追踪相关档案的过程管理信息。对于尚未完成预定进程的教学档案信息，用户可查看信息处于哪个管理阶段。

（五）教学资源共享模块

本模块为独立设置的教学资源共享区域。通过网络化检索系统实现远距离档案数据管理，同时支持外网优质教学资源交流共享。例如，上传到教学资源共享模块的档案信息，可以在校园局域网、广域网以及开放的互联网上实现借阅、查询、利用等功能。

（六）日志与消息管理模块

本模块对系统运行日志操作，用户可以查看日志记录，接受系统消息。系统管理员或有“日志操作”权限的用户可以操作消息管理功能发送特定的系统消息。

五、结语

高校校院二级教学档案管理系统的设计对于改变传统教学档案管理费时费力、人力不足、标准化程度不高等现象具有显著意义。面对广大高校教学二级管理的普遍趋势，本文提供了物理上分布、资源上集合的教学档案管理方案，值得进一步推广应用。笔者在提出利用OpenKM的开放性设计管理系统并分析需求的同时，根据教学档案管理实际情况推出了系统各模块的应用操作，并根据现有问题修正改进。从系统模块的功能性和操作性上看，该系统对于解决传统管理信息孤岛、教学档案重复加工、优质教学资源共享率低等问题，具有实际意义。它有利于推进教学档案管理的信息化、网络化。它对于紧跟互联网潮流、与时俱进的高校而言，在提升教学管理质量和水平，促进教学资源互联化、办公自动化等方面，将发挥有效作用。

[1]罗春雨.高校档案管理信息化建设实现路径探索[J].产业与科技论坛,2015(16).

[2]许珍花,许素芬.高校二级学院教学档案管理存在的问题与应对策略[J].管理观察,2016(1):131.

[3]吴亚男.高校教学档案管理中ISO质量管理应用研究——以山东建筑大学为例[J].山东建筑大学学报,2014(8):4.

[4]高青斌,张卫,马修强,贺佳.基于OpenKM的高校教学档案管理系统构建及应用[J].数字技术与应用,2014(1):44.

[5]左凡凡.中小型档案管理信息系统通用需求分析[D].安徽大学,2012:19-32.