“互联网+”背景下的高校档案馆服务模式研究

2017-03-07倪佳

山西档案 2017年6期

文 / 倪佳

“互联网+”是指互联网与各个传统行业相互结合，充分利用互联网通讯技术与互联网平台，使互联网与传统行业深度结合，形成新的行业形态。“互联网+档案”是以互联网为主，利用一整套信息技术对档案数据进行加工，通过网络推动档案数据开放，激活档案信息价值，从而形成知识化、智慧化、人性化的档案服务平台。

“互联网+”背景下的档案服务具有服务方式的个性化、服务平台的共享化、服务终端的网络化、服务领域的行业化等特点。“互联网+”计划加速了高校档案工作的网络化进程，为高校档案管理网络化、信息化提供了更有利的支持，有效地解决了一些传统档案工作所不能解决的问题，为高校档案工作的服务模式创新提供了新的可能性。

一、“互联网+”背景下高校档案工作的新挑战

（一）开放共享的理念对档案业务工作重心的挑战

高校档案业务工作的重心是对本校工作中形成的档案信息进行收集、整理和著录。它更加注重档案的真实、准确、完整，尤其重视档案实体管理工作。“互联网+档案”模式强调的是开放共享、服务创新。但是，在高校档案管理工作中，根深蒂固的重管轻用思想限制了档案数据的开放，使大量的档案数据无法被充分挖掘，而已开放的档案信息也缺乏高质量的内容，共享资源少之又少，使档案信息资源的利用率大大降低。显然，传统的档案管理模式导致高校档案管理的封闭，阻碍了档案资源的开放共享。

（二）巨大的信息用户对高校档案服务模式的挑战

在“互联网+的推动下，高校档案工作不断融入社会的各个领域之中，档案服务对象也扩大到政府部门、企事业单位和社会组织等海量信息用户。长期以来，传统的档案工作大多处于半公开、半封闭状态，“重保管、轻利用”问题突出，高校档案工作仍以实体保管为主，仅限于简单的查询，服务态度消极保守，服务对象也比较单一，主要为本校教职工。近年来，随着档案数字化进程不断加快，高校档案馆也推出了一系列新型的档案信息服务，但是高校档案信息服务模式仍然普遍存在用户活跃度低、内容单一等问题。在“互联网+”背景下，传统的档案查询、利用等服务已无法满足高校档案用户不断增长的需求，这呼唤高校档案工作服务模式的颠覆性变革。

（三）统一标准的缺乏对档案法制建设的挑战

从目前来看，虽然国家针对高校档案管理方面制定了许多法律法规，但还远远无法适应“互联网+”时代的新理念、新要求、新特征。在服务方面缺乏统一的标准，也没有制定相关的法规政策进行集中统一的管理，造成档案馆各自为战的状况。每所高校都根据各自发展需要与设想来建设档案馆，缺乏统一规划，档案馆服务水平也是参差不齐。因此，如果没有统一的管理标准，会导致高校档案管理趋于封闭，不利于档案数据的开放共享。

（四）工作对象的数据化对档案管理环节的挑战

“互联网+”的出现使档案工作对象发生了巨大的变化，即由传统的纸质档案信息资源转变为档案数据，而档案数据也呈现出数量不断增大、速度不断加快、多样性不断增强的大数据趋势。在大数据时代，档案涉及的资料数量规模巨大，如何准确地判断这些数据的价值，如何及时归档保存，是高校档案管理亟待解决的问题。在档案收集环节上，传统的档案收集主要是由学校各个部门自上而下移交档案。而“互联网+”背景下，档案部门需要解决的是档案数据的深度发掘、价值鉴定等问题。在档案管理环节上，以往的档案管理是对档案进行整理、录入。档案部门在“互联网+”背景下，需要解决的是归档数据的长久保存问题。在利用方面，在“互联网+”背景下档案部门需要解决的是数据分析和服务模式的创新。因此，在“互联网+”背景下，高校档案管理应进行必要的变革以适应档案工作对象的新变化、新挑战。

二、“互联网+”背景下高校档案O2O服务模式

（一）高校档案馆O2O服务的可行性

O2O服务模式主要是指线上的互联网服务与线下的实体服务相结合，共同完成服务过程的一种特殊电子商务模式。在O2O服务模式的运行过程中，档案用户可以在互联网上自行查找、筛选信息，并进行在线决策，然后再到线下接受服务，用户决策前接受服务的过程在线上进行，决策后接受服务的过程在线下完成。由于档案部门更加重视线下的服务工作，很多的线上服务和线下服务并不如人意。高校档案馆可以借鉴O2O的服务模式，改变既有的服务工作并使档案服务工作尽快提升。

O2O服务过程中分为线上和线下两部分，二者缺一不可。网络化档案服务也分为线上部分和线下部分。随着档案部门信息化服务的加强，高校档案馆也根据自身的发展要求，建立了档案门户网站，并依托档案门户网站进行线上服务，扩大了档案服务范围，也取得了一定的成果。但是档案的原始记录性、唯一性特征，要求很大一部分档案服务必须在线下进行。这种“上轨制”的服务模式与O2O模式高度一致，因此档案服务适用于O2O模式。

（二）高校档案馆O2O服务的基本步骤

档案服务的O2O模式就是以互联网或移动互联网为档案服务的前端，使线上的虚拟档案服务与线下的实体档案服务有机地结合起来，共同完成整个档案服务过程。档案O2O服务模式和以往的档案服务模式的主要区别在于，线上服务和线下服务互为依靠、互为支撑，二者都是服务过程中必不可少的一部分。

档案O2O服务模式主要包括以下步骤：档案用户利用档案门户网站提出线上服务需求，并在线上提交查档申请→档案工作人员接受档案用户申请，开启相应档案工作流程，向相应工作人员传递用户需求→档案工作人员根据用户需求查找档案信息→用户与档案工作人员进行面对面的交付→档案线下服务工作完成。例如，黑龙江中医药大学档案馆可提供学生成绩单查询的在线预约，用户可通过该档案馆门户网站进入档案查询界面提出查询成绩单申请，档案馆工作人员接收查档申请后立即把用户的需求转发给相应馆员，档案馆工作人员调档查询，加盖档案馆公章后与用户进行当面交互，完成档案查询工作。档案O2O服务模式充分实现了线上线下有机结合，高效联动，见图1。

图1 档案O2O服务模式

（三）高校档案馆实现O2O服务模式的运行策略

1.加强高校档案管理网络化。随着档案信息化建设的提出，高校档案馆加大了档案管理的互联网软硬件建设，配备了信息化设备，但是在档案利用服务上并没有实现真正的网络化。高校档案管理要逐渐加大对档案数据的发掘、管理与利用，利用档案数据改变以往的人工查询模式，实现档案信息的网络化查找管理，减少冗杂的手续，合理利用网络资源优势。

2.培养档案专业人才，提高人员素养。高校档案的网络化发展，急需专业水平与信息素养较高的复合型人才。他们的技能和素养决定了高校档案网络化的发展。因此，我们要重视档案人员专业技能的培养，在增强他们专业知识的前提下进一步加大信息技术的培训，使高校档案管理人员成为复合型人才，提高工作队伍的整体素质。

3.加大档案数据发掘力度，扩大信息资源共享。高校档案管理要加强对馆藏档案的深度分析，进一步了解用户需求，使档案信息资源不仅为实体服务，而且能进一步提供信息服务，实现信息的共享，扩大档案信息服务群体。

三、“互联网+”背景下高校档案“一站式”服务模式

（一）档案“一站式”服务内涵

高校档案的“一站式”服务模式可以归纳为：高校档案馆通过整理、共享学校档案资源，借助网络平台共享资源，实现档案的集中查询，使档案用户可以在档案馆实现就近查询自己所需的全部档案信息，而不需要来回奔波于各个档案机构，使档案利用者享受到高质量、高效率的便捷档案服务。

目前，“一站式”档案服务模式是高校档案馆服务的发展方向。它借助现代信息技术，实现不同区域间的资源共享，最终为利用者提供足不出户、就近利用的便捷档案服务。对利用者而言，它可以减少查档时间和资金成本，享受良好的用户体验，提高档案利用率；对高校档案馆而言，它可以转变传统档案馆在利用者中的形象，提高社会档案意识，提升档案馆的社会地位，改变档案馆神秘的公众形象。