基于PDM的电子档案管理模式研究

文 / 于海舵 邓芳

PDM(Product Data Management)，即产品数据管理系统，是近年来开始在我国各大型企业、研究所兴起的一种先进的产品数据管理系统。它与企业资源规划系统、供应链管理系统、客户关系管理系统组成了企业信息化的四个主要业务领域。它作为伴随着网络计算机技术的应用和电子文件的产生而出现的数据管理系统，既是技术文件形成、存贮、使用的数据系统，又是电子档案生成的摇篮；既是技术人员生成和使用有效设计数据的平台，又是文件档案管理部门实施文件管理的平台。

企业利用PDM系统，会产生大量的数字化文档资料，这些资料的收集、整理、鉴定、归档、编研、检索、保存、利用等，将对传统的以纸质档案为主的管理流程、方式、方法带来革命性的变化。如何应对PDM系统环境下电子文件的接收、发放及归档管理，对传统的档案管理工作来说，不仅是机遇，更是挑战。

一、产品数据管理系统（PDM）

产品数据管理系统（PDM）是以软件为基础，管理与产品相关的信息（包括电子文档、数据化文件、数据库记录等）和所有与产品相关的过程（包括审批/发放过程、工程更改过程、一般工作流程等）的技术。PDM技术是对工程数据管理、文档管理、产品信息管理、技术数据管理、技术信息管理、图像管理及其它产品信息管理技术的一种概括与总称。它提供产品全生命周期的信息管理，并可在企业范围内建立一个产品设计与制造并行化的协作环境。

PDM是一种“管得很宽”的软件。凡最终可以转换成计算机描述和存储的产品数据，如产品结构和配置、零件定义及设计数据、CAD绘图文件、工程分析及验证数据、制造计划及规范、NC编程文件、图像文件、产品说明书、软件产品、各种电子报表、成本核算、产品注释、项目规划书、多媒体音像产品、硬拷贝文件、其它电子数据等，PDM都可以一概管之。它可以广泛地应用于各工业领域中。

有了PDM系统后，设计人员检索和使用信息系统中的资料更容易，能把更多的时间和精力放在实际的设计上，还可以实现并行设计，大大缩短设计过程，提高设计效率，提高设计与制造的准确性和一致性，能方便地管理工程变更，保留过程版本而不会丢失或意外地被擦除，促进全面质量管理，促进质量持续提升。

二、PDM系统对档案管理工作的重要性

对于制造类企业来说，电子档案的管理主要涉及产品数据的接收、发放及归档管理。PDM系统的出现对档案管理工作产生了积极的推动作用。

（一）提高了归档文件的完整性

完整性是由科研、生产活动的特点决定的。它要求归档的科技档案必须完整齐套。但是在科研单位的实际档案工作中，归档文件却很难收齐，经常出现已归档的文件不齐全的情况，如有的设备只归整机文件，不归分机的文件；有的只归图纸，不归技术文件；有的工程技术报告较全，却无管理类文件等等。而PDM系统中所创建的每一份文档都必须选择文档种类，然后可以根据标准化部门拟制的项目完整性报告，由PDM系统对已归档的文件进行完整性检查，生成报表，如果文件不完整，则不允许进行转阶段、设计评审等后续操作，从而达到提高归档文件完整性的要求。

（二）提高了归档文件的规范性

以往档案部门经常接收到一些不规范的文件资料，如文件名称不规范、不一致，有的用复印件归档而不是原件，有的归档文件签署不全，有的归档资料字迹模糊不清等。这些文件因为时间比较久远，或相关工作人员变动无法整改，或原件已经丢失而使档案部门不得不勉强接收其归档。而在PDM系统中，通过创建统一文档模板，制定特定签署流程，档案人员提前归档审查等一系列措施，能有效地保障归档文件的规范性、正确性。

（三）丰富了馆藏档案，保证所有项目都纳入归档范畴

企业中大大小小的科研项目很多，对重大项目，设计部门都会按计划进行归档，但是对预研、基金等各类小项目，职能部门没有列入归档计划的，设计部门大多放弃了归档工作。而PDM系统正式上线后，要求所有项目逐步纳入PDM管理，这样就弥补了部分项目没有文件归档的遗憾。

（四）转变了管理模式

PDM系统的实施，有利于实现以纸介质管理为中心向以电子数据管理为中心的管理模式转变，使档案管理方式发生重大变化。以前档案管理是以纸质管理为中心，设计师将需要归档的纸质文件交给档案部门并完成交接手续，档案库存以纸介质为主；而通过PDM系统管理，文件签署流程结束完成后，通过网络集成接口送达档案部门，实现网络化电子归档。然后档案部门根据文件拟制者填写的发放部门，对文件进行电子分发，各部门资料管理员在PDM系统中进行电子接收、传阅，从而方便快捷地完成电子文件的数据管理。

（五）有序控制了技术资料的更改

以往，当图纸发生更改时，由设计师负责将更改单送到档案部门，对原文件进行划改、换版，然后档案部门根据更改单要求发放新版图纸，回收旧版本图纸。由于设计更改频繁，经常出现生产现场图纸发生更改，档案室的归档底图却没有更改的情况，造成实际版本管理困难，且存在电子文档与纸质文档不一致的情况。使用PDM系统后，从根本上改变了文件更改管理的方式。生产现场必须通过PDM系统查看有效的图纸和数模。更改时由设计师在PDM系统中对需要更改的文件发出工程更改请求，请求通过后，设计师创建工程更改指令，将变更前的版本与变更后的版本同时上传至服务器，待签署完毕后，文件版本自动提升一个版本。这不仅能保证每次变更均有记录，而且历史版本仍可追溯。

（六）实现了前端控制，变被动为主动

在PDM系统中，档案人员实现了对文件的前端介入和过程控制，在文件生成的时候就开始介入，文件必须经过档案管理员归档通过后才可以发放、使用。这样就改变了以往档案人员被动接收文件的管理局面。PDM系统的实施促使档案管理向前端延伸，文件管理由被动管理变为主动管理、前端介入，无形中提高了档案工作的重要性，充分地发挥了档案的作用。

三、基于PDM的电子档案管理模式在航空制造行业的应用

企业实施PDM系统后，产品数据集中到了PDM中进行管理，通过集成接口、各类制造数据并通过PDM进行集成和传递，这对于电子档案管理来说就面临着新的电子文件管理领域，要改变原来电子档案只管结果数据的观念，创新管理理念，以面向用户的思想，从流程的合理性出发，进行数据的前端控制，探索新的数据管理模式。不断革新和优化信息化条件下电子数据管理的业务流程，完善业务需求，参与信息化平台的流程设计和软件功能开发，并组织有生力量全力做好系统平台实施运用、各类电子数据的接收、发放等工作。

（一）通过PDM进行异地协同的产品数据接收发放管理

我国大部分航空制造联合体均采用了“厂所分离”的体制模式。在这种建制下，以主机制造厂与配套设计所进行航空产品系统的研发与制造，由于厂所是体制上互相独立而业务上又相互关联的两个互不隶属实体，厂所就会各自存在一套产品数据管理、存储平台，当产品设计数据发生设计更改或版次变更时，设计单位除维护自用的产品数据管理平台外，还需及时将这种变更反馈给制造厂，在数据传输网络不畅、产品数据管理系统功能不全的情况下，就会发生反馈不畅、响应迟滞，以及数据实时准确性难以保证的情况。这就需要在厂所之间搭建协同数据管理平台。通过协同平台建设需求分析和软件功能开发及实施运用，解决产品数据在设计单位与制造单位间的厂所协同管理的一系列问题。以主机厂与主机所X型号工程更改数据协同流程为例：

1.与设计单位的产品数据协同管理。以中航工业成都飞机工业(集团)有限责任公司（以下简称“成飞”）为例，在主机所 Pride平台和成飞PDM平台中建立X型号工程更改管理体系，形成闭环的工程更改管理。设计工程更改由主机所设计师在Pride平台中发起工程更改指令（以下简称：ECO），ECO在主机所内通过校对、审核、审定、专业会签、标审后，主机所依据外发放单位从Pride平台将ECO导出，通过专用网络发送到主机厂，主机厂将收到的ECO通过主机厂PDM平台提供的导入接口导入到PDM平台，在主机厂PDM平台中完成工艺会签环节，工艺会签完成后，再将ECO及相关信息（包括签审意见，工艺分工等）导出，通过专用网络发送到主机所，在主机所内部完成最后的批准环节后，将完成签审的ECO导出，通过专用网络发送到主机厂，在ECO导入到主机厂PDM平台后系统根据ECO的分发信息自动分发到相关单位，主机厂相关单位收到传阅信息，启动本单位的传阅流程，将更改情况贯彻到相关业务人员。

2.与分包制造单位的产品数据协同管理。为了支持X型号数据分包，必须提供批量导出程序，生成数据包分发到相关分包单位。数据包的格式与主机所提供的数据包格式必须保持一致。

图2 数据分包发放示意图

各分包单位收到主机厂发放的数据包后，如果分包单位的产品管理系统与主机厂的基本一致，可以通过系统接口导入PDM系统。这样产品数据的结构属性信息就和主机厂的保持一致，保证了数据源的唯一、数据的准确性。

（二）PDM与档案管理系统的深度集成

电子归档工作在产品数据归档管理过程中有着重要作用。它可以实时、高效地将PDM系统中的工程数据进行归档。电子归档可以采用物理归档和逻辑归档的方式进行。逻辑归档是指在计算机网络上，不改变原有存储方式和位置而实现的电子文件档案向档案部门移交的过程。传统逻辑归档过程中，只传递归档数据的属性信息至档案系统，而物理电子文件不进行传递，档案系统中查看的物理数据采取直接调用PDM系统中数据的方式，会降低档案系统的使用效率，并对档案系统的管理形成一定的制约性。

1.PDM和档案管理系统的集成框架。主机厂在逻辑归档基础上，将PDM系统中的物理数据通过集成接口逐份传递至档案系统中，保证归档数据使用的实时性和效率。同时，传递至档案系统的物理数据及属性等信息由档案系统进行档案级别的管理，以满足电子数据档案管理的需要。经过集成接口进行的归档过程严格受控，由工作流触发自动归档，无需人工执行，避免了人工误差的产生。

图3 PDM和档案管理系统的集成框架示意图

2.PDM和档案管理系统之间的信息传递和处理过程。对于不同类型的文档，从PDM系统向档案管理系统传递信息的触发事件也不一样：首先，对于需要在主机厂内部进行二次发放的文档，在二次发放完成以后，集成接口将自动获取各个文档的相关信息并传递至档案管理系统；其次，对于无需进行二次发放的文档，一旦文档批准发放，集成接口即自动获取各个文档的相关信息传递至档案管理系统。PDM和档案管理系统之间的集成接口将根据文档在发布时是否填写有发放路线的信息决定该文档何时需要传递至档案管理系统进行归档。

信息在PDM和档案管理系统之间的传递和处理过程如图4所示：

图4 信息在PDM和档案管理系统之间的传递和处理过程

3.PDM与档案管理系统的接口管理。除由流程自动触发的归档动作外，用于人工管理数据归档工作的档案接口管理功能也是必须具备的。所以，它可以提供人工归档操作及日志查看的功能，包括批量启动、停止归档动作，以及查看成功和失败档案日志等。无论人工操作的数据归档成功或失败，系统将对归档记录进行相应的状态记录，在管理页面中允许对数据归档记录进行相应的处理。同时，它可根据不同搜索条件搜索到归档记录，查询条件中包括编号、数据类型、记录状态和执行结果等。

（三）用PDM实现电子档案管理

电子档案管理和PDM管理关系密切，并且电子档案管理的许多内容在PDM管理系统中已经进行管理。因此，通过对PDM系统的适当扩充或在开发初期吸收有关电子档案管理的需求，进行一体化设计，就可以在PDM系统里实现电子档案管理。这种方式存在一定的优势，且开发过程中实现电子档案管理，节省了开支。PDM是过程管理，档案在生产过程中即实现管理，专职档案管理人员劳动量得到减轻，还可以减少硬件及环境建设投资。

档案管理对开发人员透明，易用性高，开发人员很清楚自己的成果在哪里、是怎么组织的，使用的时候很方便、很自然，在不需要中间环节的情况下能快速实现信息获取，大大提高档案的易用性。

PDM和档案管理通过一个系统实现，可以密切档案管理人员和开发人员关系，易于各类人员相互理解、相互支持，可以和谐高效地实现电子档案的管理和应用。

PDM系统是个复杂的数据管理系统，对其产生的数据和信息进行实时、高效的电子归档是未来企业管理的重要趋势，是产品数据全生命周期管理不可缺少的一部分。分析PDM系统与电子档案的关系、区别及相互的作用，研究基于PDM的产品数据管理及集成归档管理模式，能够为档案管理工作提供一定的借鉴，为PDM系统与档案系统的集成管理以及国内电子数据管理工作提供参考。

今后，随着PDM系统的进一步推广，档案与之关系会更加密切，我们可以在原有经验上逐步推进PDM与档案系统的深度集成，有条件的企业可以在PDM系统中开发档案管理模块，使之成为一体。

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