浅谈施工阶段监理资料管理

赵轲

郑州市工程质量监督站（450001）

浅谈施工阶段监理资料管理

赵轲

郑州市工程质量监督站（450001）

完善施工阶段监理资料有利于规避风险,营造文明和安全的工程建设环境。因此,建立完善的施工阶段监理资料系统非常重要。只有掌握监理资料的编制要点，了解监理资料管理中存在的问题，不断提高监理资料的管理水平，充分利用信息化管理软件，才能规避风险。

施工阶段；监理资料；管理

0 引言

监理资料是工程建设过程的纪实资料，是参加工程建设的业主、勘察、设计、监理单位，建筑材料构配件、设备生产供应单位间解决纠纷的重要依据，是评定工程质量、合理支付工程款的必备资料。施工阶段监理资料是评价监理质量的重要依据，编制好监理资料亦是监理单位保护自我、赢得业主信任的必然需要。因此，做好施工阶段监理资料的编制与管理，是每一位监理人员应尽的职责，是向社会、向业主负责的体现。

1 监理资料的编制要点

1.1 监理资料的编制依据

施工阶段监理资料的编制依据是《建设工程监理规范》、《建设工程文件归档整理规范》《城市建设档案管理规定》等法律法规文件。编制的原则是首先要涵盖监理规范规定的28项内容，同时要兼顾其他相关法律法规文件的规定。特别提出的是，现在监理单位的安全监理责任越来越大，编制和保存好监理资料也是一项必不可少的工作。

1.2 监理资料的分类

1.2.1 需要长期保存的监理资料

需要长期保存的监理资料是指保存期限等于该工程的正常使用寿命的有关监理文件，包括工程开工及复工报审表、暂停令、监理工程师通知单、监理工作联系单、监理会议纪要、监理月报、监理工作总结、工程质量评估报告、工程质量验收文件、委托监理合同等。

1.2.2 需要短期保存的监理资料

需要短期保存的监理资料是指保存期限在20年以下的有关监理文件，包括监理规划、监理实施细则、旁站监理记录、监理日志、安全监理资料等。

1.3 监理资料的编目

施工阶段监理资料可统一编目为五类：合同文件、设计文件、监理资料、承包商申报资料和参建各方商洽资料。

2 目前监理资料管理存在的问题

2.1 管理混乱

目前很多项目监理部资料管理混乱，部分监理人员未经过监理资料管理方面的培训，在平常工作中，不知道哪些监理资料应该长期保存，哪些不需要保存，不分类别的要求施工单位提供资料，造成不必要的浪费。《建筑工程资料管理规程》明确规定了工程资料填写、编制、审核、审批，编号、收集、整理、组卷、移交与归档，是《建设工程监理规范》中监理文件资料管理的进一步细化。

2.2 收集滞后

现场记录滞后，首先是施工资料滞后。部分施工单位出于对成本的考虑，现场没有设置固定的或专业的资料员，施工资料的填写与项目进展不同步。其次，没有养成良好的记录习惯，当天事情没有当天记录，部分人员习惯性拖沓，经常将及时记录变为写“备忘录”，使记录与实际情况出现差异。

2.3 质量不高

目前监理行业受到收费和社会偏见的影响，部分监理工程师学历不高，责任心不强，导致部分员工编制的监理资料质量不高。

在监理旁站记录和监理日志的编写上存在以下问题：书写不规范，书写字体很难辨认；记录内容过于简单，千篇一律，该记的没有记；发现的问题较少，总认为问题已经处理了，没必要记那么多，忽视了记录对工程质量的追溯性；对部分现场发现的质量安全问题没有在后面的记录中进行闭合，导致难以追溯。

3 监理资料管理的建议

3.1 明确职责，加强重视

鉴于监理资料管理的重要性，只有在项目组建前就明确分工，落实责任，加强重视，才能避免出现资料管理缺失，确保到达预期效果。总监是监理单位在该项目的全权代表，行使监理合同赋予的所有权利和职责，所以项目监理资料的管理职责应由总监负责。

3.2 加强及时性和真实性

《建设工程监理规范》第7章提出，监理机构应及时整理、分类汇总监理文件资料，并应按规定组卷，形成监理档案。该规范明确了监理资料的及时性和真实性。只有及时有效的真实监理资料才能反映项目的实际情况，资料才具有可追溯性。

3.3 争取各参建方的支持

对工程影响最大的建设单位注意的是工程建设进度、工程质量和安全，而忽视工程资料的重要性。因此，只有不断加强与参建方的交流沟通，争取参建方的理解和支持,才能做好监理资料的管理，否则监理资料管理很难得到落实。

3.4 加强对旁站记录的监管

《建设工程监理规范》规定：“旁站监理是项目监理机构对工程关键部位或关键工序的施工质量进行的监督活动。”是对工程施工过程的记录。然而，在实施工程旁站监理时，旁站监理只停留在形式上,旁站监理记录也成了日常敷衍的流水账，填写内容既不认真也不规范，不能真实反映工程施工的实际过程，更谈不上工程资料的可追溯性。为了做好旁站监理，应重点记录以下内容：施工准备情况，包含施工人员、施工方案、工程材料、施工机械、施工环境、隐蔽验收等；施工过程情况，包含施工人员、工程材料、施工机械、施工环境、施工方法等；存在问题及处理情况等。

3.5 编写旁站记录须注意的问题

旁站记录作为旁站监理工作的真实记载，内容不能空泛笼统、单一片面，不具专业性。要重点记录旁站时的施工情况，如施工是否正常，是否有影响工程质量的情况发生,发生情况时的处理措施，不能将旁站记录写成流水账式。

4 信息化管理软件对监理资料管理的作用

首先，信息化管理软件能使公司及时了解项目情况，督促、提示、提醒监理工程师及时全面进行记录。其次，信息化管理软件还方便监理公司进行各项目部资料的收集整理，对今后不需纸质版归档资料的项目，可以采用电子版归档，既减少了纸质版归档带来的麻烦，也避免了资料的丢失。信息化管理软件还能提供文档模板、文件上传、文档分类管理、文档快速查询与检索、文档权限管理等功能，可大大提升文档处理的效率和利用率。

[1]郑玉宽.加强监理资料管理提高监理工作水平[J].建设监理,2002(3)：58-59.

[2]曹永忠,郭立明.建设监理档案编制与管理[J].建设监理, 2002(2)：59-60.