音乐档案的保存方法研究——以中央音乐学院图书馆为例

●郭 娜

（中央音乐学院，北京，100031）

音乐图书馆作为音乐文献收藏的专业机构，通常收藏保存一些具有原始性、唯一性的音乐历史档案文献或反映学者、音乐家、表演艺术家艺术成就的档案资料，比如中央音乐学院图书馆收藏的古琴专题档案文献、中国近现代作曲家作品手稿、田野录音资料及音乐档案类资料等等。因此，音乐图书馆承担日常工作之余还要做好音乐档案类文献的整理、揭示、保存、利用等工作。这就需要对音乐档案管理的基本观念、知识和方法有所了解，同时制定相应的规则流程。

鉴于兼具现代和国际化意义的音乐档案管理工作在中国内陆地区还缺乏认识上的高度和操作上的经验，中央音乐学院图书馆曾举办了“音乐档案教育工作坊”，邀请了美国国会图书馆、美国民俗中心档案馆的资深专家叶娜博士以及台湾师范大学音乐数位典藏中心主任黄均人博士等专家，就音乐档案的相关工作内容进行讲解。通过学习了解掌握了一些有关音乐档案文献的保存方法，并在实际工作中加以运用。在此想与其他音乐图书馆同仁分享有关音乐档案的相关知识，提供一些可借鉴的知识和方法，以便在今后的工作中能够更科学有效地处理音乐档案文献。

一、有关音乐档案的界定与分类

有关音乐档案的界定标准具有独特性，即一份资料是否值得收藏取决于它是否具有独特的价值。原始资料往往具有独特的价值，因此它成为档案中的最重要的组成部分之一。然而，档案不以其是否具有原始性来判断是否具有保存价值，一份具有独特价值的非原始资料仍然具有收藏价值。此外，档案一般都以未出版的资料为主，例如，音乐会节目单，其区别于广泛传播的出版物，这是它独特价值的体现。然而，并非所有的档案都只限于未出版的资料，有时已出版的资料也夹杂在档案中。这是由于，档案还有一个重要的界定标准，即关联性。也就是说，如果一个出版物与其他档案资料在事件上具有关联性，那么，这个出版物便具有收藏的价值。

有关音乐档案的类型，本文以美国民俗中心档案馆的馆藏为例，列举了六种基本的档案类型，其根据重要性、储藏条件以及使用方式等依次排列为：纸质材料（paper materials）、录音资料（sound recordings）、图形图像资料（graphic images）、动态影像资料（moving images）、手工制品（artifacts）以及电子媒体资料（Electronic media）。这六类档案的每一类都可以进一步细分为多种次级类型。比如：纸质材料可以分为未出版的资料与已出版的资料，前者主要涉及手稿（manuscript），后者则可以分为书籍（books）和短期刊物（ephemera）。其中，短期刊物又主要包括剪报（newspaper clippings）、通讯（newsletter）,以及宣传册（brochures）等。当然，纸质材料除了可以根据是否已出版来分类以外，还可以根据其用途和功能细分，比如：有些纸质材料来源于田野工作记录（field note），有些则来自录音资料的说明（audio logs），等等。此外，除了有形的依据，档案资料还可以根据其主题内容的不同进行分类。其他各类档案也都可以依据馆藏档案的状况细分为更多的类型。总之，档案的分类方式是多样的，通常一份档案资料可以同时符合几种不同的分类方式的要求，因此，符合逻辑、层次分明地对档案进行分类，将为保存和使用档案提供极大的便利。

二、有关音乐档案保存的必要性

音乐档案保存的必要性实际上涉及到档案管理工作的根本问题。在保存一份档案之前，首先要回答的一个问题是“为什么保存”，然后再决定“保存什么”，“保存哪一个”，“保存在哪里”，“谁来决定”，“为谁而保存”等问题，最后才涉及到“如何来保存”的问题。因此，在进行档案收集之前明确收集和保存的目的至关重要，它决定着接下来一系列环节的展开。通过对档案进行分类、处理、说明，将其展现出来，才能实现其价值。因此，档案保存的最终的目的是为了展现!

三、有关音乐档案取得的策略与原则

在明确了音乐档案保存的最终目的之后，一个档案机构需要在此基础上明确该机构在档案保存方面的使命所在，并且通过分析现有的人力、物力、财力条件，制定出一个可行的目标，确定保存哪些资料，以及采用哪些方法和行动来实施，最终调动一切资源来实现目标。本文以UCLA的民族音乐学档案馆（UCLAEA）为例说明。其中，UCLA民族音乐学档案馆通过积极而高效地与校内各部门合作，及时收集资料的措施，以及调集有限的网络资源与校外相关个人与单位合作，以实现资源共享、信息交互的做法，值得国内音乐图书馆借鉴。

与此同时，证实档案来源的重要性也是不可或缺的。档案机构所保存的每一份档案都应该有具体的出处，包括其所涉及的时间、地点、人物，以及事件发生的来龙去脉等信息。对于来历不明、信息缺失，同时又无证可考的资料，需慎重考虑是否对其进行保存。

尽管每个档案机构在藏品范围方面都有自己的原则，然而，任何既定的原则都不是绝对的，它具有一定的伸缩性，在具体操作时还要因具体情况而做出适当的调整。

值得重视的是在取得档案时一般会涉及到一些权益事项，需要尽早明确和约定。这主要关系到资料捐赠人（包括资料所有者和收集整理者）与档案机构各方的权利和义务。协议的主要原则是，一方面需要保障档案机构保存和展现资料的权益；另一方面则要确保资料所有者以及收集整理者拥有资料的权益不受破坏。如第三方有意使用被保存的档案，仍需征得资料所有者（有时还有收集整理者）的许可。

四、音乐档案保存的方法

(一) 对照清单清点资料

拿到资料时，首先要根据移交人提供的清单点清资料。同时，要对移交人和接收人的姓名和身份及交接资料发生的时间和地点进行记录。随时记录档案处理的每个动作是音乐档案保存工作中的重要工作方法之一，需要贯穿于音乐档案处理的始末。

(二) 对资料的现状进行“诊断”

在取得资料后需尽快对整个资料的现状进行检测和分析，判断其是否需要马上进行脱酸处理。有的资料酸性程度已经很高，需要马上被移入脱酸耗材的保护中；有些资料状况较好，可以稍后进行处理。但不论资料目前的状况如何，从长远来看，对其进行脱酸保护都是最为妥当的方式。在对资料进行脱酸防护之前，一个很重要的处理原则是，尽量减少对资料的直接接触。

一般来讲，在音乐档案处理过程中最好佩戴手套，因为手上会有油脂，可能会对档案资料造成损害。然而，佩戴手套带来的弊端是，手指的触觉因此而变得不够灵敏，有可能会带来掉页等意想不到的隐患。因此，两种方式各有利弊。如果要用手处理的话，一定要勤洗手，并保持手的干燥；如果佩戴手套的话，纯棉手套是最好的选择。

(三) 对资料进行编号

音乐档案处理过程中的一个重要的环节是编号。编号是否直观而准确，决定着档案检索的有效性程度。

一页纸就是一份档案，就有一个编号。一部完整的书稿因此会产生成百上千个编号。一般，编号中将体现如下信息：典藏号/物件号/存放位置。所谓典藏号，主要是指某一套音乐档案集的名称代码，及某一份音乐档案在这套档案集中的序号；所谓物件号，是指这份档案所属的载体形式，以及它在这套档案集相同载体形式的档案中的序号；所谓存放位置，是指该档案具体储存的地点代码。

编号设定的主要原则是清晰、直观、准确，同时尽量与国际上使用较多的编号方式相一致，或者，至少能够制定一份国际编号相互对照的表格作为辅助。有关国际上比较通行的载体编号代码，其中音乐类档案常用到的包括：MS（manuscript，手稿）、EP（ephemera，短期刊物）、SR（sound recordings，录音资料）、GR（graphic materials，图形图像资料）、PH（photographs，照片）、MV（moving images，动态影像资料）、AR（artifacts，手工制品）、EM（Electronic media，电子媒体资料）、CF（computer files，电脑文件）等。

在编号的处理过程中，纸质文件的处理尤为重要。在对纸质文件编号之前，先要小心移除不必要的物件，如订书针、回形针、橡皮筋、胶带、缎带等。因为这些物件都是容易造成文件损坏的因素。而且，对文件进行编号时一般不直接写在原件上，如不得不出此下策时，则用2号铅笔轻轻标记。此外，编号一般要反映资料的年份信息，而对于写作年份不明的手稿，可以通过分析推断出大概的时段，但需在推断的年份后标以问号。

(四) 对资料进行数字化备份

在对音乐档案资料进行编号之后，要做的第一件事是对其进行数字化处理，获得备份。一方面，这是档案保存的需要；另一方面，数字化的档案便于今后的展示和通过互联网共享。当然，当档案原件得到数字化备份之后，并不是说原件就可以随便放置了，相反，原件与数字化档案都应该妥善保存。另外，数字化的档案最好进行异地备份，以防不测发生。

有关如何对档案文件进行数字化处理的方法，由于这里涉及一些技术上的细节，需在操作时予以例示，这里暂不赘述。

(五) 用专用档案保存耗材对资料进行分类存放

在对音乐档案文件进行过数字化处理之后，就可以进入存放的环节了。对资料的长期保存是处理音乐档案的最高目标。那么，为了能够达到这个目标，对档案保存耗材的选择至关重要。脱酸类耗材在这方面是最佳选择。常用的脱酸耗材主要有各种规格的脱酸纸、脱酸塑胶膜，以及脱酸盒。这些材料由于规格与尺寸各异，用途也各不相同。因此，在存放档案之前需要对档案的尺寸进行测量，以决定购买和使用何种规格尺寸的耗材放置档案。根据叶娜博士的说明，一般来说，直接保护档案资料的耗材需至少大于资料一寸。由于资料的尺寸不一，有大有小，一般应以较大的尺寸为准，统一订购。这样一方面节省成本，另一方面有利于摆放整齐。然而，在实际操作中也要因各尺寸资料数量的比例，以及摆放空间等情况来决定，以免造成不必要的财力和空间的浪费。

(六) 档案研究贯穿始末

音乐档案工作者需要仔细研究所接手的每一份档案资料，不但对其来源的来龙去脉调查得一清二楚，而且对档案涉及的人物、事件等也都有一定的考察。这对于档案的展现以及学者们以此为基础的研究，都具有重要的意义。

(七) 制作检索指南

音乐档案处理的最后一个步骤，同时也是非常关键的一个环节，是撰写检索指南。档案处理前期所做的所有工作都将集中在检索指南中得到体现，检索指南要尽可能明确、直观、详尽地对档案进行说明。

五、编号规则原则及案例

据考察，各音乐艺术院校图书馆档案馆在编号方面没有统一的标准，但均以清晰、直观、符合逻辑和易于查找为原则。根据以上内容以中央音乐学院图书馆为例针对艺术档案特藏制定了相应的编号规则。

(一) 档案编号中可包含的信息

学院代码/年份/年度档案批次/姓名拼音（姓氏大写，名字拼音首字母小写）/载体形式代码+序号/次级载体形式代码+序号/存储位置（机构代码-架号）

例如：CCOM/2015/01/ZHOUgr/MS01/T01/ML-001

CCOM对应中央音乐学院

2015对应收藏时间2015年

01对应收藏批次/件数

ZHOUgr对应姓名：周广仁

Ms01对应手稿第一件

T01对应抄本或手稿影音件

ML-001对应架位号

(二) 有关载体形式代码的说明

MS（manuscript，手稿），其中除了包括艺术家亲笔书写的乐谱和文字以外，还包括经过誊抄的手稿，即T（transcripts，抄本），其在编号时可作为MS的下一级。

EP（ephemera，短期刊物），主要包含剪报C（clipping s），在编号时可作为短期刊物的下一级。

PH（photographs，照片），照片中除了包含照片原件以外，可能还会包含照片底片N（negative）、照片的复本C（copy），以及数码照片DP（digital photographs）。上述这些形式可以作为PH的下一级编号。

GR（graphic materials，图形图像资料），这里可以包含所有涉及图画、图片、图表等视觉形象的材料，包括艺术家的绘画作品DR（drawing）、在学校及工作单位的报告和履历表DOC（documens）、奖状CERT（certificates）、节目单CP（concert programmes）、海报P（posters），以及比赛章程COMPET（competitions）等。这些形式类别都可以作为GR的下一级代码。

SR（sound recordings，录音资料），其中可能会包含已出版CD的说明L(logs)、节目册PB(programme books)，以及光盘封套DJ（disk jacket），可与录音资料放置于一处，编号按SR的下一级编。

MV（moving images，动态影像资料），情况同录音资料。

EM（Electronic media，电子媒体资料）

CF（computer files，电脑文件），大概包含电脑文件原件（以磁盘形式保存），以及文件的纸质打印本PF（printed files），其可以作为CF的下级编号。

AR（artifacts，手工制品），主要指立体的物件，如奖牌M（medals）、奖杯C（cups）、乐器IN（instruments）等。这些类型代码可以作为AR的下级编号。

（备注：上述各载体如分开放置，便不存在排序问题；如果在一起放置，可按照代码的首字母顺序排列。）

由于国内目前有关音乐档案文献的工作尚处于起步阶段，音乐档案文献的保存方法在国内各机构尚不统一，需要我们不断地摸索与实践，本文通过借鉴国外的方法结合本人的实际工作经验，试图找到适合音乐档案文献的保存方法，旨在推动音乐档案事业在国内的发展。