公共档案与社会的绿色发展

文 / 刘国萍

公共档案与社会的绿色发展

文 / 刘国萍

在国家对“绿色生活”的倡导下，公共档案应促进社会的绿色发展。当前公共档案管理在档案资源建设、档案管理对象、档案管理服务三个方面都存在问题。为了更好地体现出公共档案对社会绿色发展的促进作用，我们应从管理者责任思维的改变入手，明确公共档案管理的实践需求，并持续完善公共档案服务机制，实现公共档案管理的网络化发展。

公共档案；绿色发展；绿色生活；档案管理

2017年5月26日，习近平总书记在中共中央政治局第四十一次集体学习中指出：“推动形成绿色发展方式和生活方式是贯彻新发展理念的必然要求，必须把生态文明建设摆在全局工作的突出地位，坚持节约资源和保护环境的基本国策。”[1]人与自然是一种和谐共生关系，在市场经济快速发展的大背景下，公共档案应促进社会的绿色发展，为普及“绿色生活”理念做出贡献。

一、公共档案在推动社会绿色发展中的重要性

（一）促进“绿色生活”理念的传播

公共档案作为一种传统媒介载体，有着一定的传播性。根据国家对“绿色生活”的提倡，公共档案可以充分发挥出载体性质，借助自身的公信力和影响力，推动社会的绿色发展。“绿色生活”以生态文明建设为前提，关系到人与社会、人与自然甚至人与人之间的和谐共生，是一种特殊的文化伦理形态。为了贯彻和落实科学发展观的任务要求，公共档案应当如实记录生态文明建设情况，为全面建成小康社会提供参考。在新时期，公共档案加强“绿色生活”理念的传播，在自身广泛覆盖面的影响下，可以进一步推动社会的绿色发展。

（二）提高公共档案的整体价值

我国正处于市场经济快速发展期，公共档案管理应凸显出更多的时代内涵。社会绿色发展是我国生态文明建设的实质性成果。对于公共档案来说，可以借助新理念突破原有的局限性，充分发挥“促进社会绿色发展”的作用，使自身的整体价值得到提升。价值并非由事物本身特质或者属性所决定，也不是由人类的需求所决定，而是由人类与事物之间的关联性所决定。因此。只有对象物满足人类需求的情况下，该事物才具有一定的价值。公共档案应当成为社会档案资源体系的重要组成部分，不断推动社会绿色发展，实现“绿色生活”的目标。

二、公共档案推动社会绿色发展的现状及面临的问题

（一）公共档案资源的建设

当前的公共档案资源建设主要倾向于党政部门的决策需求，很少考虑到社会公众对档案信息的需求，这导致公共档案资源的内容、数量、结构等缺乏细致性和文化性，对于“绿色生活”理念的传播较为不利[2]。为了充分发挥出公共档案促进社会绿色发展的作用，我们应明确档案资源建设才是根本所在。根据公共档案资源建设对象的分类，资源领域最集中的是政府部门和一些大型国有企业。公共档案实质上是一种历史遗产，有着较高的历史价值，与每一位公民息息相关。公共档案馆在资源建设的过程中应从全局考虑，履行好应有的社会责任，立足于“绿色生活”调节档案和人的关系、人与自然的关系，从档案资源建设到档案文化传承，构建一个有机的结合体，突破资源建设的局限性，使公共档案事业发展能够满足广大人民群众“绿色生活”的需求。

（二）公共档案管理的对象

一直以来，我国的公共档案管理有着较强的政治性，服务对象主要是党政机关。党中央明文规定公共档案要统一管理、集中保存，全面维护档案的完整性和安全性，能够方便政府机关工作，反对一切形式的分散保存[3]。国务院也针对国家档案工作提出了“集中统一”的基本原则，突出完整性和安全性，要求党、政档案要统一归档[4]。建国以来，在公共档案集中管理思想的指导下，公共档案馆不但成为党的机构，而且成为政府机构，管理对象主要是党政机关的各类档案。随着我国社会经济的快速发展和改革开放的不断深入，我们在取得巨大成就的同时，生态环境保护也迫在眉睫，越来越多的社会组织和企事业单位参与到“绿色发展”中来。由于公共档案馆很少收集这些主体的档案，对“绿色生活”的关注度不够，使得公共档案的社会价值较为缺失，没有真正起到为社会绿色发展服务的作用。

（三）公共档案服务的对象

当前的公共档案主要是为企事业单位、社会组织和公众个人服务。它们在服务手段方面，大多采用传统人对人服务的做法，互联网服务较为滞后，难以提升服务效率。公共档案信息需求和档案服务之间存在较大矛盾。一是公共档案服务较难满足特定用户的需求。公共档案本身具备孤本特性。在数字化建设落后的情况下，仅仅依靠纸质或声像等方式保存，档案资料比较容易损坏。政府部门的传统保护意识较强，大部分档案资料都不会向公众开放[5]。公共档案内容在构建之初，一般会带有一定程度的密级，而随着历史发展和社会条件的改变，有时候需要降密或者解密。公共档案馆出于多方面原因，档案解密工作并不及时或直接拒绝用户的解密请求，使得一些重要的档案长期处于“睡眠”状态，不能为社会绿色发展提供更多的帮助。二是已有的公共档案利用不充分，效率低下。在建档之初，出于档案鉴定者的主观意愿，一些档案不能形成客观、准确的价值判断，加上档案保护范围较广，很多档案资料可能永远都不会被利用，这在一定程度上限制了公共档案服务的发展。

三、公共档案进一步推动社会绿色发展的具体对策

（一）改变公共档案管理的责任思维

公共档案的本质意义在于“由全体公民共同拥有”，所以公共档案馆应为广大群众提供档案信息服务，担负起应有的社会责任。当前“绿色生活”成为时代倡导的生活方式，为了进一步推动社会的绿色发展，公共档案馆应充分利用自身的公共性，积极促进“绿色生活”理念的普及。这就需要档案管理者改变传统的责任思维，以拓展服务对象为切入点，力争做到“责任到人”，不断加大责任履行力度。从当前的公共档案管理现状来看，管理者在贯彻落实相关政策、法规的基础之上，应做出以下改变：为各类社会组织及公众提供相应的公共档案服务；及时满足公众的档案需求，为公众的全面发展提供帮助[6]。一是明确责任范围。当前的公共档案管理主要是为党政机关服务，很少考虑到社会组织与公民的需求。在这种思维下，公共档案管理工作没有针对公众设计大众化服务路径，难以发挥出自身应有价值。档案管理者应将常态化思维定位于“为社会绿色发展服务”，有机统一档案管理的主观责任与客观责任，凸显出公共档案的社会性和大众化，为生态环境建设做出贡献。二是强化责任意识。传统的公共档案管理很少站在公众角度思考问题，使得一些管理者的责任思维较为肤浅。档案管理者应树立“以人为本”的宗旨，以“绿色生活”理念传播为己任，充分考虑到公众的自由、全面发展，深入认知公共档案管理的社会责任，在此基础上深化管理目标，选择有针对性的管理策略，积极宣传“节约资源”的方针政策，使绿色生活理念深入广大企事业单位、社会组织及个人。

（二）明确公共档案管理的实践需求

公共档案管理实践应符合自然和社会实践的运行规律，档案管理者应以整体价值为切入点，分析公众发展过程中在哪些方面会用到公共档案信息，如个人工作履历、金融交易、医疗病历、指纹等个人身份信息。此外，档案管理者还要分析公共档案管理实践的政策法规需求、社会组织发展需求、历史文化遗产保护需求等。公共档案管理实践充分反映了自然与社会的生态变迁，蕴含着丰富的“绿色”理念，应当为公众提供各种详细的档案信息，并做好档案来源、种类、形态等归档整理工作，不断拓展档案资源的建设范围，使公共档案服务更加便捷、高效[7]。档案资源建设既要坚持传统的公共档案资源建设，也要加强现代化的数字档案资源建设，协调社会多元发展与人的个性发展，从被动发展转向自主发展，把传统型的档案管理转换成多主体协同的档案管理，使公共档案实践工作真正适应时代发展需求，具备一定的绿色发展意义[8]。所以，公共档案馆要有计划、有目的、有步骤地收集丰富的档案资源，不断充实整个社会的档案资源体系，为“社会绿色发展”提供给更多的依据。

（三）不断完善公共档案服务机制

公共档案服务是实现档案价值的关键环节，在生态保护的前提下，公共档案服务应为广大人民群众谋福利，为“绿色生活”的理念普及奠定良好基础。公共档案馆应制定科学合理的服务机制，以提高档案服务水平为己任，实现专业化和大众化的有机统一。例如，档案解密是服务环节迫切需要解决的一个问题，公共档案馆应明确解密标准，形成行之有效的解密责任制，使档案解密能够在依法依规的条件下正常进行，及时对公众的解密请求依法作出回应，这样可以避免当前存在的延误解密甚至搁置解密请求的情况，为公众的档案资源利用提供机制上的保障。公共档案馆要从用户的需求出发，持续创新服务方式和手段，形成全面的服务体系，有效促进社会绿色发展。此外，公共档案服务机制应降低行政化色彩，在服务时间上不能全盘照搬政府机关办公时间，而应灵活机动，多从公众的查阅时间考虑。在这方面可以借鉴图书馆的一些人性化做法，对公共档案资源的对外开放不设置任何附加条件，用户只需提供身份证、学生证等有效证件，即可在一定范围内利用相关的档案信息，进一步提高公共档案服务质量。

（四）促进公共档案管理的网络化发展

随着互联网与信息技术的快速发展，公共档案网络化管理变得越来越重要，并成为新时期公共档案事业发展的重要转折点，在一定程度上提升了档案的整体价值。当前的公共档案管理应形成差异化及个性化思维，借鉴电子政务、手机图书馆等网络服务的发展经验，加强大数据意识，通过具体数据的分析，积极促进公共档案管理的网络化发展。此外，公共档案馆还应加强工作方式创新，从传统的人对人服务朝互联网服务转变，为公共档案促进社会绿色发展提供网络服务机制的保障。从一定意义上讲，公共档案管理网络化可以提高档案信息指导的社会普及程度，强化公共档案的个性化服务，从而使公共档案的整体价值得到充分发挥。网络服务快捷、高效，为档案管理者节省了更多的时间和精力，从本质上提高了档案服务的效率。公共档案管理网络化还为档案资源的拓展提供了技术方面的保障。我们应当通过大数据、云计算、数据仓库、数据挖掘等先进技术，不断丰富档案资源类型，形成数字档案建设的良好局面。此外，公共档案馆应当以网络平台为“桥梁”，加大与社会公众的联系，提高他们对公共档案的认知程度，进一步促进社会绿色发展。

[1]新华社.习近平主持中共中央政治局第四十一次集体学习[EB/OL].http://www.gov.cn/xinwen/2017-05/27/content_5197606.htm.

[2]王芹.公共档案馆离免费开放有多远?——有感于美术馆、图书馆和文化馆的免费开放[J].山西档案,2011(3).

[3]傅荣校.《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的理论思考[J].档案学研究,2015(1).

[4]苏君华.论公共档案馆融入公共文化服务体系建设[J].浙江档案,2014(2).

[5]张东华,井菲,黄晓勤.以用户体验为导向的档案公共服务平台构建研究[J].北京档案,2017(1).

[6]唐一芝.社会治理视域下多元档案管理权力主体的功能定位新探[J].档案管理,2016(4).

[7]林杰.面向互联网+时代的档案信息公共服务[J].山西档案,2016(1).

[8]华林,朱天梅,杨诗琦.云南省国家综合档案馆少数民族档案资源建设述评[J].档案学通讯,2016(6).

（责任编辑：虞志坚）

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1005-9652（2017）05-0141-03

刘国萍（1971-），女，山东潍坊人，潍坊学院助理馆员，研究方向：图书档案。