“掌上档案通”与移动档案服务

文 / 张爱曾

“掌上档案通”与移动档案服务

文 / 张爱曾

移动互联网的发展带动了档案服务的创新。“掌上档案通”在档案信息传播方面具备较大的优势，不但形成了信息集聚效应，而且有着强大的交互性，信息传播范围更加广泛。当前的档案服务存在查档难、服务流程复杂、信息传播思维固化等问题。为了增强“掌上档案通”的服务功能，我们需要提高档案工作中的服务意识、完善档案信息共享平台、构建手机档案信息合作机制。

“掌上档案通”；移动档案服务；档案信息传播

基于手机的“掌上档案通”APP改善了当前“查档难”的困境，普及了移动档案服务理念，对档案服务产生了深远的影响。当前，浙江温州市、嘉兴市、衢州市，江苏扬州市，山东青岛市，重庆丰都县等地开通了“掌上档案通”服务，受到了当地群众的纷纷点赞[1]。在移动时代，人们利用“掌上档案通”不仅可以随时随地查询档案，而且在一定程度上更新了档案服务的发展理念。

一、“掌上档案通”的优势

“掌上档案通”不仅是一种技术上的创新，更是一种理念上的创新。从技术方面看，“掌上档案通”拥有信息集聚效应、强大交互性、信息传播广泛等优势；从理念方面看，它使档案服务迎来了更多的优化途径，使服务更及时、更有针对性。

（一）超文本链接带来的信息集聚效应

超文本链接是互联网信息传播的核心技术之一，主要通过文字链接直接转向另一个页面。例如，“掌上档案通”的首页可以提供一些关键链接，指向学籍档案、房产档案、医学档案、公证档案等常用档案的专门页面，形成一定的信息集聚效应，方便人们查询所需的档案资源，或者了解最新的政策规程。文字链接可以增强特殊效果，以吸引人们的注意力，如改变字体大小、颜色、粗细等，热门关键词还可以使用红色字体并加粗加大，提醒人们这是当前点击量最多的。信息集聚的核心在于层次分明、重点突出。这是移动APP最常用的手段，通过合理安排的超文本链接，在一定程度上能够强化信息集聚效应，不断满足人们日益增长的档案信息需求。

（二）移动APP具备的强大交互性

移动APP是基于手机平台的服务应用工具，最典型的莫过于微博、微信等移动媒体程序。它直接改变了人们的生活方式。交互性是移动APP区别于传统媒介的最大特征，用户可以通过手机进行深入的交流，形成广泛的网络社交圈，构建起“所有人向所有人传播”的信息分享模式[2]。例如，在“掌上档案通”的功能界面上整合微信、QQ等即时通工具，用户在查询档案的同时，还能跟档案服务人员进行交流，或者与其他用户交换心得，促进了人与人之间的交互，使档案查询不再是单独的行为，而是能“进化”成群策群力的行动。移动APP的交互性有效打破了传统查档的“信息孤岛”模式，让用户随时都能得到档案服务人员和其他用户的帮助。

（三）档案信息传播范围更加广泛

传统的档案信息传播主要是通过纸质资料或者档案馆内部查询系统，无论是形式还是效率都较为落后[3]。“掌上档案通”的推出，将档案服务延伸到手机领域，极大地开拓了档案服务的视野，使档案信息传播更加广泛。手机是当前最普遍、使用量最大的上网工具，甚至已经超过了电脑上网的数量。档案信息通过手机传播，有效占领了信息传播高地，为档案服务带来了无限可能性。从传播学的角度看，受众是信息传播的对象，采用他们喜欢的传播方式，往往能够达到事半功倍的效果。在移动信息时代，手机用户是最庞大的受众群体，“掌上档案通”直接面对这类群体，有助于突破传统信息传播模式，进一步创新传播理念，优化了档案信息传播途径。

二、档案服务现存的问题

传统档案服务的流程较为复杂，存在着不少问题，给人们查档带来了诸多不便。随着“掌上档案通”的推出，移动档案服务受到了用户的欢迎，档案服务理念、档案服务模式、信息传播思维等发生了重要转变。

（一）档案查询困难

基于我国的国情，档案一般是由政府部门管理的，遵循“集中管理”的原则，各级档案馆在统一领导下进行档案管理和服务；许多档案馆本身就是事业单位，属于政府行政范畴[4]。在这种情况下，档案馆所提供的服务通常会带有行政色彩。尽管我国当前的行政服务模式正在改革，但“查档难”现象依然普遍存在，成为老百姓难以跨越的一道关口。首先，档案本身具有保密性，大部分档案都有一定密级，普通用户查询有较大的限制条件。例如，查询纸质档案，往往需要提供身份证明、单位证明及其它相关证明，并要得到档案管理部门的批准，无形中增加了档案查询的难度。其次，档案服务人员为政府编制人员，一般会带有行为和意识上的优越感，使得一些服务难以到位，或者不能用心为群众服务，造成了用户对档案服务人员的不信任感。在这种情况下，档案馆的公信力逐渐弱化，服务理念难以跟上时代发展的步伐。而“掌上档案通”是一款基于移动互联网的手机APP应用软件，有着普适性、便捷性、快速性、准确性等特点，用户只要在客户端输入身份证号码就能查询到相关档案，极大地节约了时间和精力。与此同时，档案服务理念也有了重大改变，在“便民工程”的指导下，一些传统的“服务门槛”逐渐消失，“贴心为民、用心服务”成为大多数档案服务人员的工作理念。

（二）服务流程复杂

理念是行动的先导，而行动则是检验理念的根本方式。“掌上档案通”给档案服务理念带来变化的同时，还促进了档案服务模式的转变。“窗口”模式是许多行政服务最常用的模式。在传统的“窗口”模式下，人们需要查询某些档案资料时，必须前往当地的档案馆，通过“窗口”向服务人员提交身份证明和查询申请，涉密档案还要得到相关领导的批准。此外，用户还要缴纳一定的费用。服务人员收到费用缴纳单之后，才会把查询结果打印出来。这不仅流程复杂，而且在证明不齐全时，可能还要跑两趟、三趟甚至更多，极大地浪费了用户的时间和精力。而“掌上档案通”在线服务模式，有效实现了“无纸化”的移动服务，完美对接了身份验证系统。用户通过“掌上档案通”，只要核实网络身份，就能随时随地在手机上查询所需档案，并可以跟服务人员进行在线交流。“掌上档案通”的服务模式更符合时代潮流，在人们快节奏的生活中，通过一部手机就能解决长期困扰的“查档难”问题，这是档案行政服务的一大进步。

（三）信息传播思维固化

信息传播是“掌上档案通”实现的前提。只有建立在有效信息传播的基础上，“掌上档案通”服务才能成为可能。传统档案信息传播思维较为固化，主要是因为档案馆“被动服务”意识浓厚；一些管理人员安于现状，认为做好档案收藏工作就可以了，档案信息化这种“耗时耗力”的工程可有可无，当用户有需求时，按照既定流程提供一定的服务，档案管理工作依然能够较好地完成[5]。这种思维导致档案信息传播不能形成突破，“被动服务”也难以转化为“主动服务”，解决不了人民群众“查档难”的问题。而“掌上档案通”是基于移动互联网传播的，除了自身的应用功能之外，还接入了微信、QQ等即时通工具，并对接了身份验证系统，在档案信息传播方面有着较大优势，有效改变了传统档案信息传播思维。此外，传统模式下的档案查询结果只有“纸质打印”一种，而“掌上档案通”可以提供多样化的查询结果，包括文字、图片、动画、视频、音频等，这些都是建立在信息传播技术的基础之上，满足了人们对档案信息的多元化需求。

三、利用“掌上档案通”加强档案服务的若干建议

（一）增强档案工作者的服务意识

“掌上档案通”的推出，改变了传统档案服务的理念和模式，但只是一种手段上的创新。为了推动“掌上档案通”的可持续发展，形成常态化的优质服务局面，则需要不断增强档案工作者的服务意识。档案工作者主要分为管理人员、技术人员、服务人员三类。在传统观念下，档案服务仅仅是一种基本职责。随着信息时代的发展，特别是“掌上档案通”的推出和应用，各级档案馆应形成“大服务”理念。我们除了需要加强普通工作人员的服务意识之外，还需要加强管理人员和技术人员的服务意识。首先，普通工作人员直接面对用户，在“无纸化”服务的趋势下，并不意味着他们的工作会更加清闲，而要紧跟时代步伐，强化“主动服务”、“贴心服务”理念，积极与在线的受众沟通，及时解答用户提出的问题，主动宣传最新的政策规程，成为连接用户和档案馆的“桥梁”。其次，管理人员在工作安排和重大决策的时候，应站在用户的立场思考问题，本着“为人民服务”的宗旨，使档案工作和各项决策向“服务大众”倾斜。再次，技术人员应具备强烈的服务意识，在开发和维护“掌上档案通”的过程中，紧紧围绕用户需求，推出更多、更好的服务功能，使“掌上档案通”发挥出应有的作用。

（二）不断完善档案信息共享平台

档案信息共享是新时期档案服务的重要理念，不仅推动了各级档案馆之间的联动发展，还拉近了档案馆与用户之间的距离，增强档案馆的公信力和用户的归属感。“掌上档案通”是基于信息共享的手机APP平台，在功能规模的不断扩展下，实现了跨领域、跨行业、跨阶层的档案信息服务。例如，浙江省衢州市的“掌上档案通”手机平台就实现了跨馆异地查询服务，即使用户不在当地，也能通过手机平台就近选择线上档案馆，向当地档案馆在线申请跨馆查档服务，并可以异地领取相关档案证明[6]。基于信息共享的档案服务平台，有效拓展了档案信息服务的领域，提高了档案服务效率，有助于打造一些个性化服务。根据“掌上档案通”的发展前景，“档案信息共享”将成为档案馆信息化建设的一项长期任务。这需要我们不断完善档案信息共享平台，促进“掌上档案通”的可持续发展。

（三）构建手机档案信息合作机制

在移动互联网环境下，信息海量化的特征明显，受众需求也日益多元化、个性化。为了抢占移动互联网信息高地，“掌上档案通”要构建手机档案信息合作机制，持续拓展档案信息服务领域。首先，要加强档案馆内部合作，在管理人员、技术人员、普通工作人员之间形成密切合作，构建立体式、一体化的内部合作服务机制，包括部门决策、工作分配、技术创新、服务流程优化等。其次，要加强档案馆与档案馆之间的合作，形成信息共享、经验交流的合作态势，实现更多的跨馆异地查询服务，为用户的异地查询带来方便。再次，要加强档案馆与图书馆、情报部门的合作，构建“图情档”信息交流的全新局面，通过各部门的协调分工，对跨领域合作进行合理布局，开发出多类型的共享数据库。通过手机档案信息合作机制的构建，“掌上档案通”将具备更大的发展前景，为人民群众多办实事、办好事。

[1]慈波.小平台 大舞台——嘉兴市档案局“掌上档案”建设纪实[J].浙江档案,2014(11).

[2]赵滟.APP在高校档案馆的应用研究[J].山西档案,2016(1).

[3]史辉,胡晓彤,任洁.我国档案APP的发展现状及其在档案信息传播中的应用分析[J].山西档案,2016(3).

[4]苗红梅.档案规范化管理的策略研究[J].档案管理,2016(5).

[5]何亮坤,惠新宇.从档案数字化角度破解数字档案馆建设的困境[J].北京档案,2015(4).

[6]胡晨敏.衢州市档案馆推出“掌上档案通”[EB/OL].http://qz.china.com.cn/quzhou/2016-06-18/75370.html.

（责任编辑：虞志坚）

G270.7

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1005-9652（2017）05-0080-03

张爱曾（1973-），女，河南上蔡人，驻马店市中医院副主任馆员，研究方向：档案管理。