大档案视角下的高校档案信息化建设

文 / 宫毅敏

大档案视角下的高校档案信息化建设

文 / 宫毅敏

大档案视角下的高校档案信息化建设，是一种全新的思维模式，是高校档案信息化建设的内在要求。鉴于当前高校档案信息化建设尚有许多不足，大档案所具有的社会化、共享化、数字化的新理念是高校档案信息化建设应有的理念变革。文章从大档案视角出发，提出了高校档案信息化建设在管理、技术、服务、资金等方面的建议。

大档案；高校；档案信息化

一、大档案是高校档案信息化建设的需要

（一）大档案的涵义

高校大档案是把高校档案及与档案相关的文化产业作为一个系统工程，即把高校档案馆、校史馆、博物馆、文化产业创意馆等特色馆连成一体，并以此为视角审视档案构架，搭建综合文化传播平台。大档案是相对于高校档案馆这样具有很强专业性、单一性的档案管理部门而言的。众所周知，单纯的档案馆工作，对象是档案实体，业务流程由人工操作完成，服务方式体现在载体移动的“物流”模式。然而，随着信息科技在各类办公事务中的广泛使用，档案管理观念发生了革命性的变化。档案管理以档案馆为主线，向校史馆、博物馆、文化产业创意馆、信息资源馆等方面拓展，形成大档案理念，冲破传统的档案工作束缚，扩大档案范畴，这对档案工作有着重要意义。

（二）大档案是高校档案信息化建设的内在要求

大档案是一种全新的思维模式。高校档案工作在发展理念、工作思路、管理模式等方面都体现出“新”“全”“快”的时代特征。高校作为培养优秀人才的文化阵地，其历史积淀深厚，人文气息浓郁，名师名家荟萃，在传播文化、播撒文明之花等方面有着得天独厚的优势。高校档案馆、校史馆、博物馆、文化产业创意馆的建设是相辅相成的[1]。一方面，高校档案馆丰富的馆藏可以为校史展览馆、博物馆、文化产业创意馆的初期建设、后期补充完善提供档案史料，通过陈列和展示，实现档案的社会价值。另一方面，校史馆、博物馆、文化产业创意馆的建设亦可促进高校档案事业的发展。

大档案是一种全新的档案理念。随着信息时代的到来，在未来的信息社会，决定档案事业发展的因素不再是单一的档案资源，而是将校史馆、博物馆、文化产业创意馆纳入档案范畴，以大档案视角实现馆际资源的合理配置，形成概念性的大档案。档案信息化建设是档案信息的社会共享。这要求建立大档案信息系统，通过图文、实物、音响、灯光、声音等方式将学校历史、校园文化、科研成果以直观生动的画面展现出来，发挥良好的宣传作用。

二、大档案视角下高校档案信息化建设的现状

不同地域高校的档案信息化工作各具特色，而且亮点多多。例如，档案库房的信息化门禁系统、库房监控装置的实时记录、网上信息资源搜索和导入平台、在线编研系统、远程查询学籍档案服务、信息智能化的档案库房等，都成为高校档案信息化管理的亮丽风景线。全新的自动化设施和多媒体控制系统体现了档案信息化管理的现代化程度。然而，迄今没有一所高校采用了大档案的管理模式。档案馆是保管和提供利用档案的单位。校史馆是校史的陈列展出单位。博物馆通过多媒体技术来完成馆陈列展示。文化产业创意馆借助3D数字技术完成创意成果。尽管它们都承担信息服务的功能，但独立的机构建制导致信息化统筹规划无法进行。尽管部分高校实行档案馆、校史馆的行政一体化建设，但几乎没有一所高校采用大档案理念的信息化建设，基本都是在档案馆内部开展信息化工作。从全国的总体情况来看，高校档案信息化建设存在档案馆规模及人员配置上的不足，档案信息化建设滞后、力度缺失，缺乏档案信息化建设所需要的复合型人才，档案馆网站存在档案数字化检索和档案资源链接服务上的问题。既使它们有着丰富的档案馆藏，也未必能够有效地发挥作用。当前档案的利用主要集中在有相关制度强制规定的人事档案、基建工程档案、财务档案和教学档案等方面，而需要主动开发的历史档案和名人档案则鲜有问津[2]。档案信息在校史馆、博物馆、文化产业创意馆建设的作用更是无从谈起。

三、大档案视角下高校档案信息化建设的理念变革

大档案是一种宏观的概念，对高校的档案信息化建设提出了新的要求。大档案不只是单纯的扩大档案外延，而是可以实现由内向外的内涵发展。

（一）大档案的社会化理念

传统的档案信息服务理念不再适应当今开放自由的信息化社会。高校作为最主要的知识生产和储备基地，更应具有便捷、友好的档案信息服务。随着我国市场经济的不断发展，新的工作领域和工作方式不断出现，档案的利用群体也发生了很大变化。高校教师、科研人员、管理人员、在校学生和校友希望置身于便捷、友好的档案服务环境中，希望档案的使用过程有更多的现代信息技术和多媒体技术的配套支持。高校档案工作开始真正服务公众，档案服务成为社会公共服务事业的重要组成部分。然而，档案信息服务不能固步自封，而是要拓宽视野，冲破传统服务观念的束缚，拓展档案信息化服务的“空间”，用较高的眼光审视信息时代下高校档案信息化建设，在探索与实践中，提高档案信息化的认知程度，关注与档案信息相关联的领域，统筹规划档案馆、校史馆、博物馆、文化产业创意馆建设，立足大档案视角，提供开放便捷的服务方式。

（二）大档案的共享化理念

利用现代信息技术开展档案信息化建设，不仅可以延长档案的保存时间，更重要的是可以让档案资源更加开放，实现信息共享。在大档案视角下，档案信息服务技术提升到新的高度。随着馆藏数字资源的丰富发展，大多数高校档案馆已引入电子信息管理系统，将各类馆藏进行数字化，通过计算机系统及互联网技术，使更多的馆外信息资源得以共享；利用数据库技术，实现各馆之间的资源整合，打破馆际之间的各种限制；在校园网上建立联合网站，向社会发布可以公开的档案信息；借助信息资源共享模式，取得社会效益。华南理工大学实行档案馆、校史馆、博物馆三位一体的信息资源共享模式[3]，已经给学校带来了巨大社会效益。可见，实现高校档案馆、校史馆、博物馆、文化产业创意馆的信息资源共享，会给学校带来更大的影响力。

（三）大档案的数字化理念

高校档案信息化建设要紧跟时代步伐，利用数字技术跨越部门、时空等边界。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出了档案信息化建设的六个重点。高校应改变档案信息服务方式，由档案管理部门牵头成立档案信息资源管理中心，把高校档、史、博、文等信息资源联系在一起，并拟定大档案理念的信息化数据管理技术标准和操作细则，规范档案目录数据库建设，通过标准和规程的订定完善档案元数据；运用行政和技术手段，统一组织，统一部署，推进档案数据规范有序的管理，建立有利于数据管理标准修正、推广、执行的长效管理机制；高效整合档案信息化所积累的数据，控制档案信息化成果的质量，保证高效使用档案数据，维护档案数据的可靠性，安全传输档案数据；通过实践大档案数字化理念，为档案信息化快捷、健康、稳步的发展奠定基础，为数据交换与共享创造条件，为最终实现跨部门、跨地域、零时耗的大范围档案数据共享目标扫除障碍。可以说，网络技术的快速发展为档案信息化建设提供了保障[4]。政府和社会对“互联网+”的重视，为档案信息化建设提供了有利的契机。因此，大档案视角下高校档案管理理念与信息服务方式都发生了变革[5]。

四、大档案视角下高校档案信息化建设的策略

在大档案视角下，高校档案信息化建设主要在管理、技术、服务、资金四个方面需采取相应的策略。

（一）构建大档案视角下高校档案信息化管理网络

在大档案视角下，我们应当将高校档案馆、校史馆、博物馆、文化产业创意馆融为一体，在信息网络格局布置时进行综合考虑，统一布局，编制高校档案信息化建设的总体规划，构建档案信息网络，扩大覆盖范围，形成广义的信息资源概念。大档案信息资源包括信息生产、处理、传播、交换的全过程，是人们直接或间接开发与利用信息集合的总称。这种大档案格局，使档案信息化在信息数据、计算机与通信技术及信息管理与服务人员等方面构成了信息系统，是具有统一功能的有机整体。构建过程可以针对计算机网络技术专业的馆际岗位需求，运用网络工程的理念和方法，精心设计具有可行性的工作方案，而人类对各类馆藏资源的有效获取、有效分配和有效使用，可以凭借广义信息资源的开发利用来实现。大档案视角下高校档案信息化管理网络在推动高校发展中显示出日益重要的作用。

（二）提高大档案视角下高校档案信息资源共享水平

大档案视角下的高校档案信息化建设强调社会化、共享和数字化，这要求强化档案馆、校史馆、博物馆、文化产业创意馆之间的功能整合。因为它们是高校的窗口单位，也是高校的一张名片。馆藏资源的开发利用，不但能让人们知晓学校的历史，还能展示学校的形象。它们都与学校的档案信息资源密切相关。大档案的信息资源整合，既可节省人力、物力、财力，也可提高效益，有利于逐步建成学校重要档案的保管基地、校史研究基地、博物展示基地、文化产业创意基地、爱国爱校教育基地，促进档案、校史、博物馆、文化产业创意等工作与学校其它工作同步发展。“互联网+”的快速发展为档案信息化建设提供了有利的契机。采取一站式服务，打破档案、校史、博物馆、文化产业创意之间的层层壁垒，加强馆际之间的协作与沟通，建立各地各档案部门之间高度匹配的管理标准，采取远程存取等手段，实现全国范围内的 “一体化”管理，能够为学校发展提供优质高效的信息服务。

（三）推广大档案视角下档案信息化自助服务方式

大档案视角下，高校档案信息化服务处处可见。有些高校还采用了档案信息远程自助查询服务。这不仅减少了档案部门提供档案查阅服务的工作压力，而且提高了工作效率，简单快捷，大大减少了档案的重复使用和磨损，有效延长了档案的使用寿命。随着人们生活方式的改变和精神生活需求的增加，人们对档案、校史、博物、文化产业创意、信息资源等与档案相关的文化产品使用率越来越高。激增的远程用户迫切要求建立跨越部门、时空边界的档案信息。这为档案的利用服务带来了新的发展机遇。伴随着“互联网+”的兴起，我们应推广大档案视角下档案信息化自助服务方式。高校档案工作人员在这场“互联网+”的大潮中，要抓住机遇，将大档案视角下的档案信息自助式服务作为未来一段时间的工作目标，重点开展大档案视角下档案信息的远程服务工作，推动高校档案信息化建设更快更好地发展。

（四）发挥大档案视角下档案信息化建设投资的作用

在大档案视角下，高校档案工作可以统筹使用高校在档案信息资源建设和购置设备上，实现一体化匹配，减少重复建设，高效使用投资资金。大档案视角下的高校档案信息化建设要以高校师生和社会的需求为导向，推动高校主动开发利用档案资源，站在可持续发展的高度，充分发挥档案信息化建设中资金投入的作用。目前，高校档案信息化建设总体发展不平衡，存在经费投入不足的现状，我们应最大限度地实现投入资金对档案资源的开发利用，利用“互联网+”技术和电子政务网络平台进行档案信息网上数据传输，实现档案信息资源社会化、共享化、数字化，为高校的进一步发展提供最大程度的服务。

[1]欧阳慧芳.高校档案馆校史馆博物馆一体化建设探讨——以华南理工大学为例[J].华南理工大学学报(社会科学版),2014(4).

[2]李国红.高校档案馆数字化服务存在的问题及对策[J].兰台世界,2009(8).

[3]原颖蓓,倪慧敏.从疏离到融合：高校各类资源馆的一体化发展研究[J].档案与建设,2012(6).

[4]戴中秋,赵宁燕.档案信息化建设中的数据管理[J].档案与建设,2012(3).

[5]胡继东.关于学科馆员制度的建立于完善问题[J].图书情报知识,2002(3).

2016年福建省教育科学规划项目“新常态下闽台高校联合办学模式实证研究（课题编号FJJKHX16-039）；2016年福建省教育规划重点项目福建省本科高校大学生创新创业参与度与优化策略研究（课题编号FJJKCGZ16-063）；2016年福建省教育科学规划项目（课题编号FJJKHX16-119）。

（责任编辑：虞志坚）

G270.7

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1005-9652（2017）05-0077-03

宫毅敏（1966-），女，山东文登人，硕士，厦门理工学院档案馆馆长，副研究员。