新常态下档案日活动长效机制的构建

文 / 孙艳

新常态下档案日活动长效机制的构建

文 / 孙艳

“档案日”是我国档案部门开展档案宣传活动的重要节日，如何在新常态下构建档案日活动的长效机制，成为当前档案领域的一个重大课题。新常态下档案日活动长效机制的构建思路是：充分发挥档案馆的优势效应；展示依法治档水平，提高档案管控能力；努力提高档案的服务水平；提升档案安全、保密管理水平。

新常态；档案日；长效机制

每年的6月9日是“国际档案日”。它的设立旨在通过一系列宣传活动，让社会大众全方位了解并时刻关注档案事业，提升档案事业的发展水平。2014年5月5日，国务院办公厅颁布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称意见）对档案工作的目标、任务、要求等提出了新要求。这是面对档案工作的对象、发展条件以及环境等新变化做出的重大调整。国际档案日这一档案工作的重大节日，需要适应《意见》的新要求，将这一天所开展的一系列活动作为日常性的活动，并长期坚持下来，全面发挥档案日的重要作用，实现档案事业提质增效[1]。

一、新常态下档案日活动长效机制构建的重要性

国际档案日是由国际档案理事会在2007年设立的。我国从2013年开始在全国范围内集中开展档案日活动。各级档案部门围绕同一主题，实施一系列档案活动计划。档案日活动主要是以档案部门为主体，以机关、企事业单位、档案工作人员、社会大众为活动对象，全面开展档案知识宣传活动。通过档案日活动可以提高人们对档案知识、档案工作的认知水平，更好地促进档案工作人员之间的交流，充分发挥档案教育功能，提升社会对档案事业的关注度，改善档案管理部门的行业形象[2]。同时我们也应该看到，加强档案日活动的长效机制建设，本质是将“国际档案日”这一天所开展的一系列活动放到日常的档案工作中，让档案日活动成为一种常态化的活动，从原来的走形式到见实效，确保档案日活动长效机制建设有利于档案事业的健康发展。

二、新常态下构建档案日活动长效机制的新要求

对于档案管理部门来说，档案日需要承载更多的内容，打破旧思维、旧理念、旧视角，全面提升档案日活动的水平。新常态下档案日活动长效机制的新要求，主要表现在以下几个方面。

（一）体现法治档案的理念

为了推动档案工作适应新常态，我们在法治档案建设中不能缺位，要通过档案全面展示法治中国的历程，积极适应新常态下的新要求，全面推动档案工作的法治化进程。在新时期，依法建档、依法治档应成为新常态下档案日活动的关键步骤，时刻体现法治档案的理念，促进档案工作法治理念的成熟和发展。

（二）展示完备的档案工作体制机制

档案工作需要一定的体制机制支撑。这是确保档案管理正常进行的关键。新常态下的档案管理部门要进一步完善档案工作的体制机制，向社会大众展示强大的档案行政管理能力与履职能力，改善档案部门的服务形象，全面提升档案工作的整体质量与效益，为实现档案工作的和谐发展奠定良好的基础。

（三）彰显更为主动的档案服务能力，推动档案信息化进程

新常态下的档案服务能力，就是要充分挖掘档案尤其是能展现社会主义核心价值观的档案精品的历史与文化双重价值，让社会大众更深入地了解精品档案的魅力，从而主动去关注和支持我国档案事业的发展。同时，我们还要从服务与保障民生的视角出发，全面做好事关百姓生活的民生档案工作，全面提升档案服务能力。其次，主动服务能够推动档案信息化进程。根据新常态下档案信息化建设的要求，我们必须构建机关、企事业单位档案工作管理的信息服务化平台，加强档案管理与治理的现代化，不断提高档案服务效率。

（四）展现新常态下档案安全管理水平

档案工作有一定的安全要求，对于一些涉密档案必须要做好安全管理。做好新常态下的档案工作需要创建人、物、技“三位一体”档案防范体系。例如，要选择合适的数据存储载体，做好载体保护工作，避免数据遗失；要做好数据备份工作，不断完善电子档案的建设工作，确保档案实体以及信息安全。此外，档案解密工作一定要规范，按照规定的流程进行解密，防止越权解密的现象发生。

三、新常态下档案日活动长效机制的构建思路

（一）充分发挥档案馆的优势效应

为了健全新常态下档案日活动的长效机制，档案馆要充分发挥资源、宣传等方面的优势，使档案日服务活动形成新发展、新突破，凸显出档案馆的优势效应。首先，我们要发挥档案馆的资源优势。档案馆内不仅有名人档案、地方史志、企事业单位档案、个人信息档案等文字档案，还有照片档案、录音录像档案、微缩档案、光盘档案、印章档案等其它载体形式的档案。我们通过开展相关的讲座或者是主题展览，全方位展示档案馆的档案文化及所收藏的档案，能让人们全面了解档案的丰富内涵。例如，通过地方史志方面的档案、名人档案等，人们不仅能了解当地富有特色的文化，还能了解当地的一些重大历史事件、名人轶事等，从而提高档案对社会大众的感染力[3]。其次，我们要充分发挥档案馆的宣传优势。例如，在开展档案日活动中，借助传统媒体、网络新媒体等平台的宣传，向社会开放某一时间段内的档案，并提前告知读者查询档案的时间、流程以及需要办理的手续等，这样可以在更大范围内宣传档案馆的资源，进一步丰富档案工作的内涵与深度。一是设置展板，采用卡通漫画等形式，引用生动的例子全方位介绍档案馆，并让受众知道档案可以解决哪些问题、档案馆藏的分类情况。二是向受众发放宣传纪念品，进一步扩大档案的影响，特别是要将和档案馆活动主题相关的档案，制作成海报等纪念品，作为礼物赠送给读者。三是要结合宣传的需要，开展知识竞赛。我们通过发放宣传画册，举办现场知识竞赛，吸引不同年龄段的人都参与进来，采用问答的形式进行，提升档案在广大群众中的影响力，让档案工作赢得更多人的支持。

（二）展示依法治档水平，提高档案管控能力

首先，我们要展示依法治档水平。档案工作是政府落实依法行政的有机组成部分，不仅要融入国家工作的大局，而且要依法转变档案部门的工作职能，规范执法，更好开展社会服务，提高档案法制方面的宣传。法治对档案宣传能起到较大的影响，为此，我们需要加快档案方面的法律法规建设，落实档案的多元化管理，理顺保密与开放的关系，明确档案服务边界、档案服务信息量等。我们可以充分利用档案馆日，全面展示我国档案法治建设的历程，向社会大众展示《档案法》贯彻实施情况，体现档案依法管理的水平，明确档案执法模式，提高社会的法治档案意识[4]。

其次，我们要提高档案工作管控能力。档案工作要适应新常态下社会专业分工较细这一新常态，提升档案馆的馆藏与管控能力，档案工作的特殊性使档案部门具有管档案与办档案的双重责任，其中档案管理在史料研究、资源共享、档案管理等方面呈现出独特的作用，需要肩负一定的社会责任。

（三）最大限度提高档案的服务水平

一是探索创新档案的服务模式，构建完善的规章制度。我们通过设立服务承诺制、限时办结制等，构建层层抓、相互监督的档案工作新局面，实现责任到位、监督到位，为确保档案服务水平打下坚实基础。同时，我们还要积极推进服务方式的改革，在档案领域全面践行党的群众路线教育实践活动，精简程序，减免查询费，提供优质服务。

二是建立高效信息化档案。信息化是档案未来发展的新路，档案部门需要对档案进行数字化处理，编订详实的查询目录，便于高效使用，减少查阅时间。同时，我们还可以探索在互联网公开档案工作的具体事项，让广大群众了解办理程序，解决人们在档案方面存在的疑惑，通过互联网应用，规范档案办理流程，降低行政成本，全面提升档案服务效果[5]。

三是提高档案员业务素质，展示人性化服务。我们要不断提高档案员的业务素质，使档案服务水平达到一个新的层次。业务素质指的是档案管理人员能全面履行技术的实践能力、知识水平，是档案管理人员从事档案管理的重要素质，是完成档案工作的基本保证。档案工作人员需要全面了解与档案工作相关的法律法规、方针政策等，熟悉与档案相关的业务规定，深入了解从事的具体业务，提高对档案基础知识的认知，掌握档案理论与方法，如档案管理技术、档案管理理论、档案资源开发和使用等。档案工作人员需要掌握社会学、文史知识、统计学等方面的知识，这需要加强对档案人员业务方面的培训，提升基本业务素质。为了适应档案信息化建设的需要，档案工作人员要加强计算机学习能力，积极开展网络知识学习，适应档案工作的实际需要。此外，我们要展示人性化的服务，从档案工作的实际特点出发，充分展现档案的服务性。坚持以群众的实际需要作为出发点，便民优先，向特殊困难群体提供帮办、代办等服务，满足群众调档的实际需要，通过履行档案服务的一系列制度，进一步规范档案服务，建立起主动服务模式；通过电话、现场、信件等查阅手段，实现人性化服务，解决群众查档的实际困难。

（四）提升档案安全、保密管理水平

一是加强档案安全方面的制度建设，进一步落实档案安全管理的主体责任，尤其是档案馆信息管理平台中所存储的数据。二是创建更为完善的档案安全管理应急处置机制，建立相关的档案应急预案，对档案工作人员开展全面的培训与演练[6]。三是定期对档案安全工作开展专项检查与重点检查，从制度、基础设施、人员配置以及技术支撑等方面，确定档案安全防范的重点，建立档案安全保障系统，避免出现档案泄密、损毁等事件，确保档案安全。

总之，档案日活动长效机制的构建有利于档案事业的健康发展。在新常态下，档案日活动长效机制的构建既要体现法治档案的理念，展示完备的档案工作体制机制，又要彰显更为主动的档案服务能力，不断推动档案信息化进程，展现新常态下档案安全管理水平。因此，新常态下档案日活动长效机制的构建，不仅要充分发挥档案馆的各项优势效应，展示依法治档水平，提高档案管控能力，最大程度提升档案的服务水平，而且要提升档案安全保密管理水平和社会服务水平，实现档案事业又好又快发展。

[1]张晓芳.档案馆公众开放日活动带来的思考[J].四川档案,2013(3).

[2]张宝玲,姚明淑.档案信息化构建新常态[J].中国档案,2015(4).

[3]刘立.对档案馆日活动的思考[J].北京档案,2013(4).

[4]杨萍.浅谈新常态下如何加强档案管理工作[J].清江论坛,2015(2).

[5]孙伟良.认清新形势,适应新常态[N].中国档案报,2015-01-08.

[6]安芳.我国档案日活动品牌建设研究[J].浙江档案,2015(6).

（责任编辑：虞志坚）

G279.2

A

1005-9652（2017）05-0062-03

孙艳（1982-），女，安徽淮北人，安徽省淮北市传染病医院办公室主任，档案馆员，研究方向：档案管理。