试论公司合同管理中存在的问题及对策

叶 青

（300381 天津津瑞律师事务所 天津）

试论公司合同管理中存在的问题及对策

叶 青

（300381 天津津瑞律师事务所 天津）

本文是作者总结了常年法律事务工作中的实践经验，通过公司在日常合同管理中出现的常见问题进行梳理分析。课题的亮点在于文章中结合了大量的真实案例，对公司合同管理中易遇到的风险点及防范措施进行了全面剖析，深入浅出的进行阐述，内容通俗易懂。

公司；合同管理；问题；对策

合同，是平等主体之间订立、变更、终止民事权利、民事义务关系的协议。合同是一种民事法律行为，是签约主体通过谈判等方式，促使社会经济资源从较低价值向更高价值转移的重要手段。

通常来讲，在公司的经济往来中，大部分是以签订合同的形式来完成的。一个公司的成败兴衰与合同管理水平的高低有着密不可分的关系。在日常经营中，公司可以通过不断加强对重大经营决策与重大经济合同的法律审核力度，定期对合同的订立、履行情况进行调研和抽查，同时，狠抓合同签订、履行等各个环节的源头管理，从而有效地提高公司合同管理的水平，依法维护公司的各项权益，使公司合法利益最大化，最终实现利润最大化的终极目标。

一、公司在合同管理中存在的主要问题

（1）应当签订书面合同而没有签订。例如，新员工入职后，在一个月内没有与其签订劳动合同。这便违反了《劳动合同法》第82条的相关规定，用人单位应当自用工之日起一个月内与劳动者订立书面劳动合同，否则必须向劳动者支付两倍的工资。由此可见，对于用工量较大的公司，不签订书面合同的法律风险还是相当大的，会给公司带来不必要的损失。

（2）合同主体不当。一是合同主体缺乏相应的民事权利能力，如年龄太小或智力上有所欠缺，属于限制民事行为能力人。二是出现主体错位，虽然具有上述能力，但不是合同当事人，即签约主体错位。以上两种情形下所签订的合同，均存在问题，效力有待确认。

（3）合同条款用语不规范、不合理、逻辑关系不清晰。在此种情形下，往往会加重公司在合同签订、履行过程中的法律风险，因此，为降低产生法律纠纷的机率，合同审核时都应当仔细审核把关，避免出现上述问题。此外，还可能出现合同中遗漏必要条款的情形，实践中，最常遗漏的条款内容便是违约责任、合同签订时间等。在与长期合作的公司签订合同时，合同内容中往往只讲好话，对于责任等敏感问题甚少提及，如果发生违约的情况，便会产生极大的法律风险。

（4）合同变更不及时。在履约过程中，可能会出现一些在合同签订时无法预料的情况。此时，就需要变更合同内容。一般情况下，有两种变更形式，即合同主体变更和合同内容的变更。例如，公司在合并或分立后，就需要对合同的主体进行变更。而公司的经营范围变化后，就需要对合同的内容进行更替。通过对原合同的修改，确保各方主体可以更好的履行合同内容，从而使合同目的得到完全实现。

（5）合同条款约定不合理，不具有可操作性。某些合同留给公司的付款期限较短，如果按照这个期限计算，公司根本无法完成请款审批手续，更不用说按时付款了，这样约定必将给公司带来极大的风险，容易造成违约的情况，因此，必须防微杜渐。

（6）不能及时行使相关权利。这种情况经常出现在房地产、建设工程等行业中，施工方被拖欠工程款的情况相当普遍，法律只保护及时拿起法律武器维护自己利益的人，诉讼时效一旦经过，当事人便丧失了胜诉权，造成的损失无法弥补。

二、解决公司合同管理问题的主要对策

1.完善合同管理机制

在公司的各项日常管理工作中，合同管理是其中一项重要工作，因为，它可以将公司法律风险从“事后补救”向“事中控制”甚至“事前防范”转变。事前采取周密的防范措施，事中采取有效的管理方式，事后有妥善的补救方案。此外，公司员工还需要不断加强自我保护意识，充分运用法律法规及规章制度来规范管理合同。个人认为，完备的合同管理机制还应包括以下内容：

一是明确的职能分工。现代社会，各职能部门间的专业化分工越来越精细。想要做好合同管理工作，需要把合同管理的各项职责分解给公司相应的职能部门。例如：公司市场及业务部门负责论证项目的可行性；财务部门负责审查资金，固定资产的可支配性以及结算价款的合理性；法律事务部门负责审查合同的合法合规性。二是合理的工作流程，完善的经营管理。为加强公司法律风险防范机制，提高工作效率，公司需要规范合同的审批流程，提倡进行网上审批。因为，网上审批既可以为员工提升工作效率，同时也便于领导审批。

2.健全公司合同管理机构

伴随着法律法规的日益更新，人们的学法用法意识也普遍增强，公司合同管理部门的作用也越来越突出。它是公司日常经营活动的大脑中枢，是建立合同管理机制的最为重要的一环。通常来说，比较大的集团公司在总部要设合同管理的专职部门，如合同管理部、法律事务部等。在合同管理机构的建设方面，一些大型国有公司的步伐较快，它们有完善的总法律顾问制度，总法律顾问负责公司的日常法律事务管理，主要包括合同审查、处理纠纷案件、员工的日常法律问题解答、法律培训等事宜。这样，通过建立内部法务管理人员的风险防控机制，充分保障公司依法依规经营管理。实践证明，健全法律事务机构，可以增强公司员工的法制意识，推动公司日常经营管理，抵御公司的日常经营风险。

3.制订示范文本合同

示范文本合同是指当事人一方预先拟定的合同条款，签约对方只能全部同意或不同意。所以，对于示范文本合同的非拟定一方当事人而言，要订立示范文本合同，就必须全部接受合同中所列条款，否则就不能订立合同，更无法进行下一步的合作。日常生活中，比较常见的车船票、保险单、存单，这些都是示范文本合同。需要特别注意的一点是：采用示范文本订立合同时，提供示范文本的一方必须采取必要的、合理的方式提示签约的另一方主体注意免除、限制其责任的条款，否则，提供示范文本合同一方将承担不利影响。

示范文本合同之所以被广泛使用，是因为其具有准确、严谨的特点，并且有很强的可操作性，它可以堵塞由于签约主体法律水平和语言文字水平存在局限性而产生的漏洞，有利于明晰合同签约主体的责任。同时，文本质量高低关系到合同能否顺利履行，质量较高的文本有利于合同的顺利履行，有利于避免争议的产生。此外，订立统一的合同示范文本可以大大减轻合同管理部门的工作强度，最大限度提升合同审查的工作效率。

4.选拔优秀的合同管理人才

对于中等以上规模的公司，应当配备合同审查岗或法律事务岗的编制，此岗位的员工应当具有法律专业本科及以上学历并且取得法律执业资格证书，最好有律师执业资格。只有具备了上述资格，才能更好的为公司保驾护航。

5.充分发挥外聘律师的作用

凡涉及重要合同的签约工作，在要求内部法务管理人员对合同进行审核并提出修改意见的基础上，还需要外聘律师参与审核把关。若双方意见不统一，由公司领导组织双方召开协调会，听取并综合各方意见后，才能确定最终审核意见。标的额较大的合同经以上修改完善后方可签订，力求做到万无一失。

三、小结

随着当今世界经济飞速发展，人们的法律意识逐渐提高，合同管理在公司日常经营中的作用也逐渐体现出来。通过以上的一些案例，我们不难看出，合同管理贯穿于公司日常经营的全过程，合同管理人员需要参与到每个环节当中去，这就对合同管理人员提出了更高的要求。同时，还要注意履约的各个过程中易产生的问题，特别要及时掌握对我方不利的情势变更，及时对合同进行补充和修正，签订书面的补充协议。最后，还需要不断加强法律法规在公司日常工作中的宣传力度，使员工深刻领悟到合同管理的重要性，做到人人懂法，从而切实保障公司各项事业的健康发展。

[1]王利明.《合同法研究》第1卷.中国人民大学出版社,2003年版.

[2]罗培新.《公司法的合同解释》.北京大学出版社,2004年版.

叶青（1986.10.21～ ），男，天津市人，天津津瑞律师事务所工作，南开大学民商法专业在职研究生，在职研究生学历，中级经济师。