规范我院基建工程档案管理工作的思考

2017-01-14王京

中日友好医院学报 2017年4期

关键词：中日友好医院我院资料

王京

（中日友好医院基建处，北京 100029）

规范我院基建工程档案管理工作的思考

王京

（中日友好医院基建处，北京 100029）

中日友好医院1984年建院发展到现在拥有3个院区（本部、西区、北区），院区规划规模不断壮大，医院基建工程的历史档案在医院的发展过程中发挥了重要的作用。何为基建工程档案？基建工程档案就是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的技术档案。正是因为档案体现在基建工程的每个环节里，从工程立项、开工到验收，整个施工过程的所有内容均能涵盖，与后期的使用、维修也都有着密切的联系。所以，在进行档案整理的时候要努力提高其完整性、规范性，但是在实际操作中，怎样落实完整性、规范性是我们当前面临的一个问题。鉴于此，本文对于规范基建工程档案进行了一些思考。

1 规范医院基建工程档案的意义

（1）我院自1984年建院至今已30多年，随着经济社会的快速发展，医院的门诊量、住院量等业务量不断攀升，原有的医疗、业务用房也显得日趋紧张，旧的规划有些不符合新的政策要求，在改建原有用房的同时，也新建了诸如北区、手术楼、国际医疗门诊楼等医疗用房。在这些工程建设中，基建工程档案涉及到工程规划、设计、施工、监理建设单位、主管机关和其他相关部门，不仅具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等特点，还具有它自己的特点：成套性、专业性、实用性。基建工程档案真实记录了医院工程建设的全过程，客观反映了各类建筑物、各种管线的规划、设计、施工、竣工验收、使用等方面的情况，完整详细记载了医院工程项目管理的全过程和工程实体的全貌，是医院基本建设中形成的第一手资料，也是医院建设与发展的真实写照。

（2）任何工程缺少了档案，就缺少了使用和改造的依据，规范、准确的基建工程档案是工程进行使用、管理、维修、改扩建的凭证和依据，也为今后的历史查找、产权查证、医院维权以及建筑科研等提供原始凭证[1]。例如2003年我院按照国家卫生部的要求，全部变成“SARS”专病医院，专门用于接收非典患者。但是，非典专病医院从规模、病房隔离等要求来说与综合医院完全不同，并且需要在时间紧、任务重的情况下完成施工改造。这时，基建处资料室的原始技术档案就发挥了重要作用，参照原有设计及施工图纸，知道了哪里可以快速下手改造，哪里需要避开，资料室分类整理的图纸让工程师们迅速找到了通风竖井、排污管道等位置，为改造节约了时间。有了这些基建工程档案作为参考，我院仅半个月就迅速完成了非典病房的改造，达到了北京市政府接收非典患者要求的标准。又例如2017年5月，朝阳区人民政府太阳宫地区办事处给我院来函，希望查阅1981年前后中日友好医院筹建时征地小黄庄大队的相关批复文件以及有关拆迁款的帐载档案，用于核实小黄庄撤队清查资产作参考依据。所以，基建工程档案不仅服务于昨天和今天，也将着眼于未来。

（3）医院的基建工程档案是一种特殊的、不可再生的信息资源，这些档案既为医院的建设、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的发展服务[1]。随着医院业务量需求的不断增大，近年来我院不断地进行工程建设，查阅基建工程档案不仅可以使工程少走弯路，提高工作效率，还可为工程图纸设计提供参考，避免重复建设与投资，降低、节约基建成本。因此，基建工程档案对推动医院经济发展具有重要意义。

2 基建工程档案容易存在的一些问题

2.1 基建工程档案的不完整性

由于有些基建工程是比较大的项目，建设时间长、政府审批手续复杂，延续时间比较长，建设过程中涉及的单位多，从项目立项、开工、竣工等等，每个环节都会影响基建资料的收集、整理以及归档的效果。另外建设单位、施工单位、监理单位的管理人员和工作人员如果不重视档案工作也会影响基建工程档案的质量。同时，施工单位、监理单位等档案管理人员技术及业务水平的差异，也会出现基建工程资料缺失、移交不及时、不完整等问题。

2.2 加强基建工程档案归档流程的系统性、规范性

严格遵守系统的基建档案管理制度以及归档流程，对哪些文件需要永久保存、哪些资料需要暂时保存，必须有具体明确的要求和标准。基建档案的管理人员凭自己的经验来确定哪些资料应该何如归档，缺乏系统性、规范性，以至于有些档案查找起来比较困难，影响了工作效率。

3 规范基建工程档案

3.1 完善基建工程档案管理制度

在不断完善《中日友好医院基建管理办法》的同时，要把强化基建工程档案管理工作纳入其中。在日常工作中不断地摸索方法，制定一套行之有效的管理制度，加强对基建工程档案的有效管理，强化流程管理。从开始的资料收集、分类、范围、归档要求、保存时间、借阅流程等方面考虑，通过制度来规范行动，明确工程档案的收集内容和范围，确保基建工程档案的完整性和真实性。例如立项批复文件、结构、土建、水电安装等工程设计文件、工程招投标文件、监理现场管理文件、竣工报告以及财务文件都应在第一时间收集到位，并妥善保存，土建、水电、消防、信息联网、医疗用气等应分类收集，整理入档[2]。

3.2 精准管理

从基建立项申报起，就应设立专门的人员对该工程项目的相关材料进行统一管理和整理。从立项、开工、竣工等各个环节专人负责，通过对基建工程档案的追踪管理，提高基建工程档案资料的完整性，避免档案的缺失、归档不及时等问题发生。因此，在工程项目进展的不同环节，要通过专门的档案归档人员对资料进行实时跟踪，及时整理档案材料，这样能保证档案的完整归档。

3.3 符合国家有关法律法规，使归档基建工程文件材料规范化

结合国家颁布的《建设工程文件整理规范》（GB/T50328—2001）及住建部颁布的《城镇基建工程施工及验收规范》（CJJ33—2005）、《城镇基建室内工程施工与质量验收规范》（CJJ94—2009）的标准要求，在工程竣工验收时，整理检查归档的基建工程文件内容真实、齐全、系统。只有归档的文件质量符合要求，才能为日后档案利用提供准确、完整的原始资料[3]。