5S在企业行政管理中的应用研究

王佳佳

[摘要]现场改善理论旨在降低成本、减少浪费，提高生产效率和产品质量，多用于生产制造领域，在企业行政管理中应用较少。基于5s理论，进行相应的定性分析，对行政管理中的现场进行改善，以提升行政管理形象，提高工作效率和服务质量。

[关键词]5S；现场改善；行政管理

全球经济一体化的加速，使得人类社会已从工业经济时代进入了信息经济时代，这一背景下，传统的行政管理模式已不能适应新的外部环境。现场改善理论是对现场环境进行整顿和改善，从而提高工作效率的一种管理方法，其在生产领域已得到广泛推广和应用，一些国家也将这一方法应用到行政管理中，并为管理者带来了可观收益。本文运用现场管理中的5S理论，进行相应的定性分析，对行政管理中的现场进行改善。

1.5S现场改善理论

现场改善就是运用科学的管理思想、方法和手段，对现场的各种生产要素5M1E（Man，Measurement，Machine，Method，Material，Environment）进行合理配置和优化组合的动态过程，通过对生产工序和过程的优化不断消除各种浪费，实现优质、高效、低耗、均衡、安全、文明的生产作业翻。现场改善为企业带来的好处可以总结为以下几点：一是减少浪费，降低成本；二是优化环境与工作流程，提高生产效率；三是提升员工素质，推动管理水平的上升；四是形成相应的企业文化，提高企业的核心竞争能力。总之，现场改善的运用，可以使企业获得更多的经济利益并积累丰富的管理经验。

5s现场管理法是现场改善理论的一种，起源于日本，“5S'即日文的清扫（sEISO）、清洁（sEIKETSU）、素养（SHITSUKE）、整理（SEIRI）和整顿（SEITON）。5S过程从基础的整理和整顿开始，最终目的是获得干净、整洁且愉快、高效的工作环境，从而提高工作效率和产品质量，提升企业效益。

2.企业行政管理现场改善现状分析

我国的企业行政管理置于全球企业行政管理体系之中，与世界发达国家相比，我国先天不足。在国际化行政管理相关科技快速发展的时候，我国又由于同时期的政治经济因素而落后。因此，我们国家目前的行政管理水平非常的不容乐观。其问题主要体现在以下几个方面：一是缺乏科学的管理理论支撑，我国的行政管理在科学管理理论方面的应用非常少，因此，造成了行政管理缺乏科学性；二是缺乏先进的科学管理方法和科学管理技术，从结构设计、运作过程等方面都非常薄弱，缺乏相应的方法和技术，许多管理人员凭经验办事，根据个人理解开展工作；三是行政管理脱离实际，管理人员对个人业务不熟悉不了解，进行管理时脱离各部门实际，致使相应工作无法推行，引起部门工作人员的反感和排斥，从而进入恶性循环，越不了解越脱离实际，越脱离实际越遭到排斥，越不了解。上述问题严重制约了我国企业行政管理的发展，要想达到国际化水平，必须不断学习国外先进的管理经验，还要结合我国行政管理的实际情况，进行相应的应用研究，不断改善和提升行政管理水平。

3.5S在企业行政管理中的应用

以A企业为例，利用5s管理方法对其行政管理进行优化改善。

3.1A企业行政管理现状

在实际的调研活动中，通过与管理者和工作人员进行交谈，对A企业行政管理中存在的问题总结如下：一是缺乏行之有效的规章制度，在对员工的管理方面，没有任何针对惩罚和奖励的约束激励机制，缺乏对新进员工的培训，也缺乏对老员工的持续培训；二是员工的工作情绪低迷，由于工作效率不高，导致其整天疲于应付各类工作，使得员工和被服务人员都怨声载道，更加降低了员工的工作热情；三是工作环境混乱无序，多数办公室的卫生较差，地面不整洁，物品随意摆放，除了必要的工作文件外，存在大量非必需品；四是工作流程不合理，整个工作流程复杂冗余，分工不均，个别部门和岗位工作量大，也有一些部门空闲，导致整个工作流程不能高效的运作。综上，由于缺乏有效的规章制度，员工本身工作情绪低迷，工作环境混乱和工作流程极度不合理，导致整个管理工作效率低下，急需进行相应改善。

3.2 5S现场管理的实施

通过上述对该企业的调研，针对现场问题的描述和分析，本文基于5s理论对整个行政管理活动进行改善，预期要达到的目标如下：消除工作现场环境脏乱差的状况，做到物品摆放有序，环境整洁清新，完善各个职能岗位的职责，优化完整的工作流程，最终提高工作效率，促使5s管理制度化。

3.2.1成立5s负责小组。根据A企业的具体情况，分析其原有的行政结构和人力配备，选择了熟悉5s理论的精干人员，设置了负责小组，该小组为多层次组织结构，具体分工如图1所示。

在5s负责小组的基础上，制定了更为详尽的职责说明，如表1所示。

3.2.2制定5s活动计划。首先，制定企业5s活动的总体目标，该企业行政管理部门结合本企业的实际情况和发展理念，制定了“重塑A企业行政管理新形象”的方针目标；其次，根据目标，制定切实可行的活动计划，确定5s实施的各个阶段所要完成的工作，并确定相关负责人，同时对各个阶段的时间进度做出安排。

3.2.3员工5s理论培训。对全体员工进行培训，使其首先从理论上了解5s的相关理念，再分析本企业存在的问题，使员工认识到实施这一活动的重要性和紧迫性，从而实现企业上下合心，领导和全体员工共同努力，推进5s活动的实施。培训的方式可以多种，讲座、考试和座谈等等，使员工真正参与到这一活动中来。

3.2.4 5s理念宣传。完成相应培训工作，后续的宣传活动可以使5s理念更加深入企业，主要的宣传手段有：一是征集活动口号和制作相应标语，在制定这些口号和标语时，5s负责小组采取了广泛搜集的方式，使得员工真正参与其中；二是制作板报和宣传栏，这些日常的宣传领域，是员工最熟悉也是最容易接触到的，各个部门要组建专门的宣传小组负责本部门的板报和宣传栏，定期对5s的内容进行更新，同时还可以设置一些讨论板块，使员工畅所欲言，使之成为真正有效的宣传阵地。

3.2.5 5s活动推进。A企业5s负责小组借鉴其他企业在行政方面进行5s管理的成功经验，结合本企业的实际情况，根据自身对这一理论和方法的理解，制定了以下5s活动的推进步骤，如表2，这些步骤的确定和前期制定的5s活动计划是相一致的。

3.2.6 5s活动全面实施。第一，确定责任区和相应责任人：根据办公区整体的设施布局，按照办公功能进行区域划分，同时对划分好的各个区域进行标识，确定每个责任区的相应责任人，做到“任务到区，责任到人”。第二，整理和整顿：在该阶段，所有行政员工必须对所属办公室的所有物品进行彻底地整理和整顿。在整理阶段，首先对工作场所进行全面性检查，接着区分必需品和非必需品，去掉不经常使用的物品，再根据使用频率来决定其具体的管理办法。在整顿阶段，对通过整理后留在工作现场的物品，按照便于使用的原则分门别类放置，定点、定位摆放，明确数量，有效地进行相应标识。第三，清扫和清洁：在前一阶段完成整理和整顿的基础上，使整个办公环境处于整洁且随时可用的状态，主要活动包含扫除一切垃圾灰尘，这里一定要工作人员亲力亲为，对清扫中发现的问题，要及时进行整修，同时查明污垢的发生源。清洁表现的是一种状态和结果，是前期所有活动的外在呈现，清洁就是认真做好前面的3s，并进行保持，所以清洁的核心就是将3s做到制度化和规范化，并贯彻执行。第四，素养形成：这一阶段是5s的最后一个阶段，也是要求最高的阶段。素养要求员工自觉遵守各类规章制度，以创造舒适有序的工作环境，更重要的是在遵守规则的过程中，不断发现不足加以完善，这样才能避免惰性，持之以恒，坚持到底。第五，制定检查和考核标准：5s负责小组综合征求各个部门主管的意见，制定出对5s活动的检查标准，同时根据检查标准中的各项内容，再制定出对各个部门的考核标准，这些标准都要形成书面的检查表。第六，全面检查和考核：5s负责小组根据前期制定的检查标准对整个活动结果进行全面检查，检查过程要求深入了解实际情况，对于问题严重的，认真督促其进行及时改善，每次检查后的检查结果要告知区域负责人，同时利用考核标准在不同区域形成竞争机制。第七，员工信息反馈：在做好日常检查工作的同时，通过调查问卷、座谈会等方式，搜集员工的合理化建议和意见，促使整个5s活动能得到进一步的改善。第八，活动深化：推进5s完成“形式化一行事化一习惯化”的转变，通过强制规范员工的行为，改变员工的工作态度，使之习惯化。同时开展一系列的活动来增强员工的荣誉感，例如5s先进个人的评选，5s征文活动等等。

3.2.7 5s活动总结。针对5s活动中取得的成果进行汇总，同时及时解决新问题，在活动中不断检查、不断改进。将5s活动的经验积累成文档文件，以便5s工作的继续开展。

4.结语

A企业开展5s管理6个月后，存在的问题得以明显改善：工作设计合理、流程通畅，滞留现象减少，环境清洁卫生，员工精神面貌好、热情高，增强了对企业的认同度，工作效率大幅提高。

当前，国内企业对于5s的应用大多局限于企业生产制造领域，在企业行政管理领域的运用还有待进一步的推广。本文运用5S理论对企业行政管理进行了相应的理论分析和实证研究，把5s有机地与企业行政管理结合，使5s在企业行政管理的实际工作中发挥积极的作用，提高了企业行政管理的工作效率和服务质量，提升了员工的工作满意度，进一步证实5s在企业行政管理中的重要作用和进一步推广的必要性。