新时期档案管理模式的建构

2016-11-25江苏省扬州市食品药品检验检测中心杨玲

办公室业务 2016年16期

关键词：双轨制纸质档案馆

文/江苏省扬州市食品药品检验检测中心　杨玲

新时期档案管理模式的建构

文/江苏省扬州市食品药品检验检测中心杨玲

新时期对档案管理模式提出了较高要求，本文对单位档案信息化管理问题进行了分析，并提出新时期档案管理模式的建构策略。

单位；档案信息化；管理模式

新时期对单位档案信息化管理提出了较高要求。新时期下的单位档案信息化要能够实现对单位的合理管理，确保单位档案信息的准确性。通过完善单位档案管理机制，有效避免传统单位管理模式下存在的问题，提升单位档案管理质量。新时期下的单位档案信息化管理将纸质档案录入系统，实现了信息电子化管理，有效避免了纸质档案易毁损、易丢失问题，便于数据的统计与查询，提高了档案管理效率。

一、新时期档案管理的问题分析

(一)单位信息化管理人员素质欠缺。很多单位建馆时间较长，一些管理人员年龄偏大，知识结构较为陈旧，缺乏档案管理的专业知识，因此这些管理人员的专业水平较低，对信息化技术的了解较少。一些管理人员的思维仍停留在纸质化档案管理工作理念上，不具备新时期单位档案管理的综合素质。在单位档案信息化管理工作中，易让单位信息管理系统出现混乱，不利于新时期单位档案信息化管理水平的提升。

(二)单位档案信息化资源利用率低。单位档案信息化建设的基本要求是档案信息要简单有效，以大大缩短用户阅读时间，方便用户阅读，当前很多单位资料还未得到充分开发和利用，很多单位管理落后，借阅手续复杂，不利于用户借阅使用，很多单位资源未得到广泛应用。一些单位档案信息化建设取得了一定成效，虽在管理模式上有一定创新，但还未脱离传统档案管理窠臼，未实现管理模式创新的飞跃。很多单位资源未充分利用，影响了单位信息资源的利用效率。

(三)单位信息化平台二次开发不足。单位档案信息化建设的目的是更好地为公众提供档案信息的管理与服务，以真正实现信息共享。很多单位构建了档案信息化系统，在应用中发现很多定制功能与实际需要有较大差距，需要结合单位实际情况进行“二次开发”，但很多单位对功能需求预见性较差，未在项目实施前和软件供应服务商做深入沟通，很多供应商不能提供“二次开发”服务，导致单位档案信息管理系统的应用性不足，不能有效应用档案管理信息。

二、新时期档案管理模式的建构

(一)推行单位档案双轨制管理模式。单位档案管理信息化进程中，为确保信息档案安全性，可推行单位档案管理双轨制，实现纸质档案和电子档案的交互管理，在双轨制管理中以电子档案模式为主导，以纸质档案作为备份，实现双轨制管理。双轨制管理能在单位档案管理信息化进程中发挥重要作用，能够推进单位档案管理信息系统的完善。一些具有法律效力的文件和凭证采用纸质形式保存下来，作为重要的凭证双轨制保存。单位档案管理信息化让各类纸质文件均以数字档案的形式备存，但由于电子文件载体的不稳定性及电子文件的易修改性，采用双轨制管理模式，对重要文档以纸质形式备存，是较为完备的模式。双轨制运行模式对电子文件的安全性也提出了较高要求，以解决电子文档归档时的介质文件管理问题，本着安全可靠原则对单位档案加以管理。

(二)推行基于云计算的数字单位档案管理模式。单位档案管理信息化过程中要不断推进新技术发展，云计算技术虽处于发展阶段，但近年来运用云计算技术推进单位档案管理信息化进程是一项重要工作，在单位档案管理信息化发展过程中，云计算技术应用越来越广泛，基于云计算数字档案馆建设可为用户提供更优质服务。某一区域的数字档案馆推进中要基于云计算做好数字档案馆的构建，在基于云计算的基础上做好统一的数字档案云服务平台建设，推进单位数字化发展，为用户提供完善的服务，促进区域信息资源整合，实现档案管理资源共享，形成统一平台。例如，在北京城区建设起区域数字档案馆，基于云计算构建起区域数字档案馆。基于云计算技术，通过档案规划和建设，使用国家级综合性国家档案馆。以解决建设、运营和档案信息基础设施和应用软件的维护问题。其次基于云计算建设多区域数字档案馆，选择一些区域作为试点单位，通过区域共享平台涵盖基层档案。例如建立起覆盖江苏、浙江、上海的数字档案云服务平台，实现多区域公共档案信息资源共享。基于云计算的数字档案馆建设，最终目标是实现国家档案信息资源共享。

(三)推行单位档案信息化管理模式。单位档案管理信息化进程的推进目的在于提高单位档案管理信息化管理水平，促进单位档案管理的科学化、规范化发展，改善原有标准，基于此须努力提高单位信息服务水平，促进单位档案管理的科学化、规范化发展，单位档案管理信息化的目标是从档案材料审查角度入手，通过信息技术的推进提升单位档案工作管理效率，优化档案管理流程，提升服务水平，在单位档案信息化管理中运用现代信息技术，建立和完善档案服务系统用户，建立有效的沟通平台，为用户提供稳定可靠的信息服务。