试论事业单位档案管理存在的问题及对策

刘原圆

【摘 要】事业单位的档案具有重要价值，而当前事业单位的档案管理工作存在不重视档案管理；档案管理模式和方法落后从而无法满足使用者需求；档案管理人员素质无法胜任档案管理工作等问题。本文对此提出相关解决对策，即事业单位重视提升档案管理理念，加大投入，充分利用互联网数字化技术，加大人员培训等。

【关键词】事业单位；档案；管理；问题；对策

一、档案管理概述

（一）档案管理概念

档案管理，又称档案工作，是指档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。事业单位档案管理是事业单位的档案部门对工作职责范围内产生的档案文献资料进行收集、整理等管理性活动，通过科学管理为事业单位内外档案使用者提供便捷的档案服务的活动总称。档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，一般认为档案管理分为：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。

（二）事业单位档案管理的特性

1.管理性

事业单位的档案管理的一个特性是管理性。所谓管理性是指事业单位的档案资料交由档案管理部门后，由档案管理部门按照国家法律和行政法规规定，以一定的标准进行归类。事业单位业务部门在处理具体业务时，应当按照档案归档的要求严格依照一定的格式和体例进行资料的汇编，档案管理部门对此具有一定的管理性职责。对现有的档案资料，事业单位档案管理部门具有直接管理的责任，对档案的收集、整理、保持和使用具有法定的职权。

2.服务性

事业单位的档案管理除了法定的管理性外，主要是为事业单位内部或外部的人员使用，因此具有服务的特性。档案是对过往的信息的记载，事业单位的档案绝大部分与人民群众的生产经营活动和日常生活相联系，人民群众和相关单位需要查询相关档案时，档案管理部门须及时按照相关要求合法合规提供给使用者。

3.技术性

事业单位的档案管理具有技术性的特性。事业单位的档案信息随着经济生活的不断发展，日积月累，档案信息将是一个海量的信息。将海量的档案信息妥善保存，并且让使用者方便、快速地查找是一个技术含量较高的活动。

二、事业单位档案管理存在的问题

（一）事业单位不重视档案管理工作

事业单位的档案管理工作多不受单位重视。档案管理工作给外界的印象是收存档案，所以普遍认为档案管理是对档案的保管，只是一种保存工作，对档案管理的作用和意义视而不见。在事业单位内部认为档案管理工作简单，对档案管理工作轻视的思想严重，认为只要不出现档案丢失的情况，档案管理工作就足够到位了，在事业单位经费有限的前提下档案管理往往得不到有力的支持和保障。并且档案管理部门相比较事业单位的窗口或业务部门不能产生直接的效益，在各种绩效考核和评比中难以获得上级单位的青睐，反而档案管理工作需要投入人力和物力，工作业绩一时难以直接体现。这些都造成了事业单位对档案管理工作重视不够。正是因为事业单位不够重视，进而造成档案从业人员工作上的懈怠和得过且过，这会造成档案工作的停滞不前，进而又造成了事业单位对档案管理工作的不重视，恶性循环。

（二）档案管理模式和方法落后无法满足使用者要求

当前事业单位档案管理的模式仍然是以纸质档案管理为主，仍然采用手工查阅的方法，已经无法满足事业单位内外使用者的要求。当前仍然有相当多的事业单位的档案管理是纸质管理的模式，纸质档案一个最大的问题的就是繁重杂乱，容易出现丢失的现象。尤其是一些事业单位是窗口服务行业，除了本单位的人事档案外，还涉及到大量的业务部门的档案材料，这部分档案材料绝大部分需要在事业单位内的多个部门传递流动，甚至是跨单位传递，而这些档案材料大部分是纸质的，非常容易被遗漏丢失及损坏。另外，事业单位内外的使用者在查阅档案时，仍然采用手工查阅的方式，效率低下，并且不利于档案的保存和管理。事业单位的档案管理模式和方法以及无法满足使用者的要求等情况，亟需改变。

（三）档案管理人员素质无法胜任档案管理工作

在事业单位人事制度改革和单位改制的大背景下，事业单位的组织结构和人事制度经历了巨大的变动。相当一部分事业单位在改制后，事业单位档案管理部门成为人员分流的重点部门，有的档案管理部门成为事业单位业务岗位精简人员后的人员安置地方，更有的事业单位为了压缩编制将档案管理部门的工作人员改为劳务外派或者临时工，这些做法无疑使得档案管理部门的人员素质下降不少。档案管理是一个极具技术性和专业性的工作，首先需要一定的文化素养，档案工作初看起来较为琐碎，无非是归档存档，实际上需要档案管理人员具有极大的耐心和一定的修养，能够理解相关业务、人事的基本逻辑和基本知识。其次，档案管理中的管理性工作中蕴含了研究性规则，尤其是面对社会大众服务的事业单位，其业务工作中的大量数据和政策法律，需要档案管理部门分类归档并对档案进行数据分析，为社会公众提供便捷的服务。这些都需要事业档案管理部门的工作人员具有一定的素质，而目前事业单位的档案管理人员的素质难以满足档案管理工作的要求。

三、事业单位档案管理问题的对策

（一）强化事业单位的档案管理意识

档案管理对任何一个事业单位来说都具有重要的意义。加强事业单位档案管理工作首要的是强化事业单位档案管理意识。首先，根据《档案法》的规定，事业单位对档案管理具有法定义务，事业单位加强档案管理是国家法律赋予的神圣义务，事业单位应当履行。其次，事业单位的人事档案管理工作在整个事业单位档案管理中具有重要意义。事业单位的档案一般可以分为人事档案和业务档案。人事档案是事业单位日常行政管理工作和人事调动的重要依据。最后，事业单位档案管理部门应当在单位内部组织宣传档案管理的重要性，让单位内部上上下下强化档案管理的重要性。强化事业单位的档案管理意识另外一个重要的措施就是制定完善的档案管理制度。事业单位根据国家法律规定行使职权，事业单位内部都有较为成熟的制度体系来规范事业单位日常运行，档案管理工作受到忽视一个很重要的原因就是在制度设计上较为落后，致使在事业单位的日常管理和运行中没有依据。加强档案管理工作的制度设计和完善能够极大地提升档案管理工作的水平。

（二）加大投入充分利用互联网数字化技术

互联网数字技术已经渗透到社会生活工作的每一个角落，事业单位的档案管理工作应当顺应时代的潮流，加大投入实现档案管理和档案利用的互联网化和数字化。绝大多数的事业单位已经推行了档案的数字化管理，但是档案的数字化管理更多的是单位内部的联网，没有形成与社会的联网，而事业单位大量的业务档案互联网化和数字化工作较为落后。因此，应当加大投入充分利用互联网数字技术，将事业单位的档案数字化建立电子档案库，将不涉密、能够公开的档案通过互联网数据库向社会公众开放，方便社会公众查阅调取档案材料，提升档案的利用效率。

（三）加大事业单位档案管理人员的培训培养力度

限于目前事业单位改革的大背景，予以事业单位档案管理部门较多的人员编制短期内是难以实现的，可以加大事业单位档案管理人员的培训培养力度，内部挖潜。档案管理是一个专业性和技术性极强的工作，档案管理部门应当定期组织工作人员开展业务学习，对骨干分子应当重点培养，加大对青年人的培养力度，加强与其他档案部门的合作，充分学习其他单位的优秀经验，实现档案管理部门人才结构的梯队合理化和年轻化。（作者单位：贵阳市土地矿产资源储备中心）

参考文献：

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