新形势下高校会计档案管理问题探讨

2016-11-02王万海丁卫萍

财会研究 2016年7期

■//王万海　丁卫萍

新形势下高校会计档案管理问题探讨

■//王万海丁卫萍

近年来，随着信息化水平的不断提高，信息技术广泛应用于社会各个领域。信息化水平的提高使会计档案的内容、范围、形式以及管理方式都发生了很大的变化。2015年12月，财政部、国家档案局修订并公布了新的《会计档案管理办法》，自2016年1月1日起施行。为加强高校会计档案管理，文章就新形势下高校会计档案管理提出一些建议。

高校会计档案管理

高校会计档案是指高校在进行会计核算等过程中接受或形成的，记录和反映高校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。近年来，随着高校教育事业的不断发展，财政对高等学校的投入逐步加大，这对高等学校的财务管理提出了更高的要求。同时，财政、审计等有关政府部门加强对高校财务的检查和审计力度，这些都要求高校要加强会计档案的管理，更好地为学校决策层和政府相关部门提供准确、可靠的会计原始档案。无论外部的会计检查还是内部的财务分析，都要以会计数据为主要依据，而会计数据的来源主要来自会计档案。由于高校会计档案存在多样性、易破坏性及与学校决策和外部利用的相关性较强等特点，这对高校如何管理好会计档案提出更高的要求。

一、现阶段高校会计档案管理存在的问题

（一）管理意识薄弱，软硬件配置不足

高校会计档案作为学校档案的重要组成部分，是学校各项经济活动的历史记录和证据，是领导决策的重要依据。目前，高校财务工作普遍存在更多关注预算编制、预算执行、账务处理等具体经济业务的开展和核算，而忽视对在此过程中形成的高校会计档案的管理。首先，在人员的配备方面，会计档案管理员多由部门会计人员兼任或者为非专业人员，既没有管理的意识，又缺乏档案管理的专业知识。其次，在存储的硬件设施方面，部分学校没有专门的档案存放库房，将会计档案存放在办公室内，不能满足会计档案防水、防火、防光、防潮、防蛀等保存要求。再者，在人员培训方面，学校少有对会计档案管理员进行专业知识培训。会计档案管理意识的薄弱，档案管理配置不足，将直接影响档案保管质量。

（二）管理体制不顺，部门责任分工不清

高校会计档案的管理主要分散在两个部门，一个是财务部门，另一个是学校的档案管理部门。目前由于许多高校没有建立完善的档案管理制度，没有对相应部门的管理人员在会计档案管理方面提出明确的的责任，部门和人员之间存在职责不清的情况，因此导致档案管理比较混乱，存在档案可以随时借阅、不及时归还，甚至存在损毁的现象，以致威胁到会计档案的保密性、完整性和安全性。

（三）管理方式落后，会计档案质量不高

随着各高校精细化管理程度的提高以及信息技术的广泛应用，越来越多的会计资料的产生、传递和保管以电子数据形式进行，从而逐渐形成了大量的电子会计资料。但是很多高校会计档案管理还处在前信息时代，没有专业的档案管理软件，没有系统的档案管理电子数据库。没有充分利用信息技术的优势，主要保存纸质档案，对档案归档、编制清册、检索等主要依靠EXCEL、WORD等基础办公软件。随着时代的不断发展，高校的经济业务也趋向复杂，传统打印装订纸质凭证的流程不仅影响了财务工作效率，而且会占用大量的档案管理空间。此外，由于工作的繁忙，甚至会存在凭证装订不及时导致档案归档不及时的情况，不利于保证会计资料的完整性。传统的档案管理方式，不仅增加学校能耗支出、增加办公成本、占用大量资源，而且不能保证会计档案质量。

（四）档案数字化管理水平较低，存在安全隐患

随着电子会计档案的实施和推广，部分学校采用网上报账系统，部分档案以电子数据的形式保存。然而，计算机网络技术的利用在带来便利的同时，也存在一定的安全隐患。网络病毒以及黑客可能会威胁到会计档案的真实性、完整性和保密性。正由于电子会计档案的使用刚刚起步，很多学校还没有建立一个健全的电子档案的安全保障系统，电子档案在传输和保存的过程中容易遭到篡改和盗用。方便快捷与安全隐患并存，档案数字化为档案管理提供了方便，也带来了不容忽视的安全隐患问题。

（五）档案销毁不及时，造成资源浪费

会计档案的销毁是会计档案管理的重要环节，根据原会计档案管理办法的规定，销毁会计档案时需要单位负责人在销毁清册上签署意见，并且没有明确规定会计档案销毁前的鉴定工作的程序和鉴定工作的相关责任人，这在一定程度上意味着单位负责人将对会计档案的销毁负主要责任。很多高校负责人为了规避可能需要承担责任的风险，对远超过保管期限并且满足销毁条件的会计档案也不愿意予以销毁，以致很多已无保存价值的会计档案得不到销毁，占用了大量的档案库房空间，同时也耗费了更多的人力物力，造成资源浪费。

二、加强和改善高校会计档案管理的措施

（一）提高档案管理意识，加大软硬件设施建设

高校财务应当重视会计档案管理工作，提高档案管理的软硬件设施，保证档案管理人力物力需求。会计档案的形成和管理涉及到高校内部多个不同部门，高校财务部门是会计档案的形成部门，主要负责档案的装订以及前期的保管工作，而档案馆主要负责会计档案的收集、保管、利用及销毁等工作，信息化部门要参与配合档案馆进行电子会计档案的收集、保管、利用和销毁等工作，同时高校审计、纪检监察等机构或人员需参与会计档案的鉴定工作。单位内部各相关部门应密切配合、相互协调，制定和采取可靠的安全和防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用和安全。在存储硬件设施方面，高校应当设置专门的库房及档案柜架用于存放纸质档案，配备空调，使库房内温度保持在规定的范围内，要注重防水、防火、防光、防潮、防蛀等工作，确保档案的安全完整。高校财务部门和档案馆要建立电子信息存储界质及相关电子档案管理软件系统。电子档案系统通过与会计核算系统及相关系统连接，直接获取有关电子信息并予以保存。电子档案的归档与管理要按照《电子文件归档与管理规范（GB/ T18894-2002）》的要求进行。

（二）完善档案管理制度，加强制度化建设

完善的管理制度是进行高校会计档案管理的基础。高校应当建立健全会计档案的各项管理制度，包括会计档案的归档、保管、使用以及销毁等环节，确定会计档案的归档范围和归档要求，梳理档案管理的流程，明确相关责任人的责任。

严格执行会计档案管理制度是高校对会计档案进行有序管理的保障。高校会计档案管理人员应当严格按照档案管理工作要求，及时装订会计凭证、及时归档、定期检查档案的存放情况，严禁篡改、损坏档案，当会计档案查阅、复制、借出时严格履行登记手续。对随意丢放、篡改、损坏以及泄露会计档案的行为实行责任追究制。切实做好会计档案的保管和利用工作，加强会计档案管理的制度化建设。

（三）普及电子会计档案，加强信息化建设

随着互联网的飞速发展，云计算时代的来临，社会信息化水平不断提高，会计电子资料也随之越来越多，电子会计资料在会计核算和财务管理工作中正逐步代替纸质会计资料，扮演着越来越重要的角色。2015年12月11日财政部和国家档案局出台了新的会计档案管理办法，新的会计档案管理办法提出了电子会计档案的概念，并指出符合一定条件会计档案可以仅以电子形式保存。

高校要不断加强电子档案的管理工作，加快会计档案信息化建设。为了更好地管理会计档案，提高档案的利用效率，高校财务工作应当重视电子会计档案的普及和会计档案信息化建设，充分利用网络平台和会计档案管理软件，使得从会计资料的产生到会计档案的归档以及保管均能够通过信息化平台实现。电子档案的管理要依托高校现有的会计核算系统，建立电子会计档案管理系统，使电子会计档案从接受、核算到归档查询实现一体化管理。例如，采用网上报账系统，会计凭证以电子化方式保存，通过会计凭证条形码建立外部原始凭证与记账凭证之间的关联，利用信息化手段进行检索调阅，最终实现会计档案的网络共享。对于属于永久保存或有其他重要保存价值的会计资料，在保存电子档案的同时，还需保存纸质会计档案。

（四）提高会计人员素质，加强规范化管理

会计档案从形成归档到保管查阅等都离不开会计人员，因此会计人员素质的高低直接影响会计档案管理的质量。为了保证会计档案的质量，必须提高会计人员的综合素质。在人员配备方面，应当培养具有会计、档案管理知识的专业人员进行档案管理，在工作过程中不断加强培训，增强管理人员的管理意识、提高专业素养、增强职业道德，调动管理人员工作的积极性，给档案管理提供一个具有专业素养的高素质管理队伍。第一，要有专业的会计知识，因为做好基础的会计工作，对原始凭证的保存，及时装订会计凭证，是提高档案管理水平的前提。第二，要有专业的档案管理知识和相应的计算机知识，能够采用科学的方法分类整理会计档案，掌握相应的软件运用方法、数据管理方法，能够适应档案管理信息化的需求。第三，要有较高的职业道德，具有强烈的责任感和使命感，做到爱岗敬业、坚持原则。

（五）规范会计档案销毁程序，对保管期满、确无保存价值的会计档案及时销毁

针对原会计档案管理办法要求单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，造成高校普遍存在大量可以销毁的会计档案不能及时销毁的情况，新会计档案管理办法增加了销毁鉴定环节。根据新规定，高校应由内部档案管理部门牵头，定期组织会计、审计、纪检监察等部门或人员对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定仍需继续保存的会计档案应当重新划定保管期限，对保管期满确无保存价值的会计档案应及时销毁。

电子会计档案的销毁还应参照国家关于电子档案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后由高校档案管理部门、会计部门和信息系统管理部门共同派员监销。对于存储在不可擦除载体上的保密电子文件，应连同存储载体一同销毁，并在网络中彻底删除。

高校会计档案是高校经济活动的历史证据，是领导决策的重要依据。高校会计档案管理是高校管理的重要组成部分，因此，充分利用会计档案、高效有序地管理会计档案对高校发展有着极为重要的意义。在信息技术飞速发展的今天，高校应当提高会计人员的管理意识、完善会计档案管理制度、加强信息化建设、提高会计人员素质、规范档案销毁程序，从而确保高校会计档案的安全性、完整性和保密性，提高会计档案的管理水平，提高会计档案的利用效率，更好地发挥会计档案的作用。

［1］中华人民共和国财政部，国家档案局.会计档案管理办法〔S〕.2015-12-11.

［2］孔繁杰.创新档案管理打造绿色账本——中国电信会计档案电子化管理试点实践〔J〕.中国档案，2015（2）.

［3］杨茜雅.电子会计档案实现机制研究——以中国联通为例〔J〕.档案学研究，2015（2）.

◇作者信息：巢湖学院

◇责任编辑：罗敏

◇责任校对：罗敏