强化高职院校档案工作的做法与实践意义阐释

赵长莉

摘 要：随着高校教育改革的深入，高等职业院校在实施教学改革的同时，科研能力不断增强，档案管理工作倍显重要。档案管理是高等职业院校的重要管理内容，档案管理模式和档案管理效率直接关乎到院校管理质量。本论文针对强化高职院校档案工作的做法与实践意义进行研究。

关键词：高等职业院校 档案工作 档案管理做法 实践意义

引言

高等职业院校的档案管理属于是基础性工作，档案管理工作质量直接关乎到院校的未来发展。高等职业院校在教学、人才培养、校企合作中就会产生大量的资料，特别是近年来高等职业院校更为注重走科研道路，产生了更多有价值的资料。这些资料形式不止于文字，包括图片资料、音频资料和视频资料，都传达着与院校发展相关的有价值的信息。高等职业院校的校史、专业人才培养、办学特色、管理模式等等信息，都可以从档案资料中体现出来。高等职业院校发展存在着滞后性，与档案管理存在着必然联系。

一、高等职业院校档案管理工作中所存在的问题

档案，是真实的历史凭证。高等职业院校的档案管理工作，就是对院校活动中所产生的资料集中分类保存，这些资料可靠性高，具有一定真实性和历史价值。要收集与高等职业院校相关的历史资料，查找档案资料是重要的途径。二十一世纪是知识经济时代，高等职业院校为适应时代的发展，进入到进一步深化改革阶段，不断地向社会输送符合各国行业发展需要的各类专业的实用性技术人才[1]。由于中国高等职业院校起步较晚，档案管理工作尚存在诸多的问题，主要体现在以下几个方面。

其一，高等职业院校没有高度重视档案管理工作。高等职业院校是在中国市场经济环境中应运而生的，与普通的高校相比，在基础设施建设以及学科发展上都能够紧跟时代前沿，但是处于效仿阶段，没有自主创新。由于高等职业院校在自身的建设上独立性不足，对档案管理工作也就没有足够的重视。虽然高等职业院校在人才培养上注重学生的社会性和专业实践性，但是，管理模式上依然没有脱离普通高校的管理模式。没有独立就难以创新。档案管理工作能够充分认证院校的发展。从目前的高等职业院校档案管理工作情况来看，难以将其发展状况体现出来。

其二，高等职业院校缺乏专业档案管理人员。高等职业院校的领导没有对档案管理工作准确定位，认为所谓的档案管理工作就是搜集和整理资料，并不需要浪费人力资源实施专业化管理[2]。档案管理人员由于自身的工作没有得到重视，必然不会在管理工作中从科学的层面创新。特别是一些高等职业院校中，档案管理工作都是由兼职人员管理的，不仅管理效率不高，而且导致档案资源严重浪费。

二、强化高职院校档案工作的做法

1.档案管理服务化方向发展

档案管理服务化，是明确档案管理的目标，即为档案资料使用者提供服务。高等职业院校档案管理的传统观念是将学校发展进程中所产生的各种资料进行收集、分类整理，经过档案处理后归档。高等职业院校在近年来不断地规模化发展，产生的资料多而繁杂，档案管理工作变得更为繁琐。档案管理服务化，将原有的被动收集档案转变为主动地提供档案服务，使高等职业院校的档案管理科学化、动态化、多样化，并完善档案管理的各个环节，以促进高等职业院校档案管理服务高层次发展。

2.档案管理模式的调整

档案管理模式的调整，就是高等职业院校对档案管理模式要根据院校的发展实际不断创新，使档案管理从技术操作上升到管理学，从研究理论的层面开展档案管理工作，并将符合院校可持续发展的档案管理模式建立起来，提高档案管理的可操作性。档案是每一个历史发展时期，高等职业院校所呈现出来的不同面貌，其真实情况要从档案资料中全面获得[3]。高等职业院校市场化运行、产业化发展，在激烈的行业市场竞争环境中，就需要提高办学质量，提高院校的社会知名度，注重品牌的塑造。这就需要高等职业院校“以史为鉴”，从历史发展状况为着眼点，本着继承性、延续性和创新性的原则，借鉴院校的历史发展经验，参考所获得的发展成果，确保在继承院校基本档案管理模式的基础上，注意档案资料的衔接性，基于院校的未来发展定位对档案管理模式不断创新。这就需要高等职业院校改变“重视保管、轻视利用”的传统档案管理观念，将档案管理工作纳入到服务管理体系中，做到档案服务优质化，档案运行高效化。落实到具体工作中，就是档案管理要立足于馆藏，强化档案信息搜索力度，及时了解院校运行的动态，将所产生的资料进行收集，实时记录，以有效开展档案信息服务，满足使用者需求。

3.档案管理技术的创新

信息化时代，高等职业院校加大信息化网络建设，在档案管理工作中，就需要对档案管理系统化。高等职业院校领导对档案管理工作要给予高度的重视，在基础设施建设上加大投入，以通过档案管理信息化建设实现档案管理技术创新。高等职业院校都建立了網络管理系统，将这一系统充分利用起来，不但可以加快档案资料的传输速度，提高档案管理工作效率，而且还可以优化院校的档案管理结构、特别是利用网络实施档案管理工作，以网络强大的检索功能，不仅有助于收集更为全面的资料，而且便于档案资料用户查找自己所需要的档案信息[4]。高等职业院校将档案数据库建立起来，还可以采用云计算技术对档案信息实施管理。档案资料用户使用移动终端只要能够接入网络平台，就可以不受时间和空间的限制登录指定的档案管理平台，进入到档案管理系统中参阅档案信息。

三、强化高等职业院校档案工作的实践意义

1.高等职业院校档案工作关乎到院校管理质量

近年来中国的高校教育更为注重应用型人才的培养，高等职业院校作为培养实用性专业技术人才的院校越来越受到重视。高等职业院校档案工作是动态发展工作，随着院校的发展和管理模式的创新，就会产生各种新的档案资料，在档案管理模式上就要做出调整。高等职业院校市场化运行，更为注重人才培养质量和人才培养效率，以向社会输送高质量的专业技术人才，提高院校的社会信誉度，加速院校的运转，获得更高的经济效益，档案管理工作由于不能突出经济效益而被忽视，在一定程度上影响了高等职业院校的发展[5]。目前的一些高等职业院校虽然对档案管理工作的重要性有所认识，但是没有从院校自身发展的角度出发对档案管理工作模式进行调整，依然采用传播的档案管理模式，导致档案管理服务不到位。高等职业院校根据自身的发展需要对档案管理模式不断创新，对提高院校管理质量非常有利。

2.高等职业院校档案工作有助于改善院校教育环境

高等职业院校档案工作中，创新档案管理模式是重要的环节。现行的一些高等职业院校在档案管理工作中依然处于初级发展阶段，与高等职业院校的发展节奏不同步，明显体现出院校对档案管理认知上存在着不足。在这样的档案管理模式下，档案管理人员不仅工作效率低，而且档案质量难以保证，无法发挥高等职业院校发展的参考性作用。高等职业院校档案资料是院校发展的体现，其中不乏院校发展进程中的各种真实资料，将院校的文化底蕴呈现出来[6]。任何的发展都具有延续性和持续性，高等职业院校亦是如此。随着时代的发展，高等职业院校要不断地改善教育环境，以加快发展速度，提高人才培养质量。高度重视高等职业院校的档案管理工作，并提高档案服务效率，对高等职业院校的未来发展发挥着基础性的作用。

结束语

综上所述，高等职业院校是适应市场经济环境应运而生的。由于高等职业院校在人才培养上都有各自的专业倾向，因此在管理上也各有不同。一些高等职业院校在档案管理上存在着企业化的倾向，也有高等职业院校沿用了普通高校的档案管理模式，但是都会由于高等职业院校在管理模式上缺乏独立性和创新性，使档案管理工作存在着滞后性，这就必然会存在各种问题。高等职业院校的档案管理工作要进一步完善，就要针对档案管理工作的做法进行研究，并探索该项工作的实践意义，以提高档案管理工作质量。

参考文献

[1]项桂芳，计娜.加强高职院校档案管理队伍建设的几点思考[J].十堰职业技术学院学报，2013，26（04）：90—97.

[2]黄梦华.如何提升高职院校档案管理工作的服务能力和水平[J].漯河职业技术学院学报，2013（03）：186—188.

[3]于咏莉.高职院校档案管理工作中存在的问题及对策[J].太原城市职业技术学院学报，2011，120（07）：31—32.

[4]刘雪峰.卫生类高职院校档案管理工作创新与实践[J].教育档案管理论坛，2015（30）：84—85.

[5]王娜.高职院校档案管理工作中的问题及对策研究[J].办公室业务，2013，（10）：188—188.