浅谈做好工程档案管理工作的重要性

汪晶

摘 要：随着工程项目在各地以不同的形式展开建设，工程档案管理工作的重要性就日益凸显出来。工程档案管理全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，做好建筑工程档案管理工作非常必要。

关键词：工程；档案；管理；重要性

在工程建设过程中会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等。这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，认真做好工程档案管理工作是非常重要的。

一、在建项目档案管理存在的突出问题

1.工程档案不能及时归档

工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交按工程项目管理要求，档案应随工程项目竣工而及时归档，但在实际工作中，由于档案管理人员不能及时整理，领导对工程档案的不够重视往往造成工程档案迟迟不能及时归档。

2.档案资料经常缺失

在建工程项目档案涉及专业面广、数量巨大，从前期到最后的竣工备案移交。任何一个环节疏忽都有可能造成资料丢失，且经过多层环节传递移交，最终到达档案人员手上就已缺乏，特别是对于工程中的一些细节资料，普遍不被人们重视，或因人员的变动所以在实际工作中的遗失几率较高。造成最后工程竣工时档案归档率偏低，档案的严重缺失。

3.归档信息与实际不相符

该类问题主要体现在设计与实际产品的不一致或替代性信息资料方面。一些设计单位不了解设备厂家产品信息，而设备厂家定型产品没能按典型设计生产产品，一些集成厂商只提供设备总装资料，而没能提供单元设备资料或提供的是通用替代性资料。

二、工程档案在工程建设施工阶段的重要性

1.工程档案是建设工程的重要组成部分

在一个工程项目开工前就已有大量的资料形成，这部分与工程建设是不可分的，所以这部分文件材料作为工程档案的一部分而进行归档管理。在前期的工程资料都是十分重要的，比如在前期建筑工程所需要的材料方面，对这些材料的质量把好关是至关重要的，对工程中所需要的材料在进场除了有出厂合格证以外，还要进行相关的检验，通过对材料的各种能进行检测，从而保证材料的质量，这部分检测文件对工程是十分重要的依据。

2.工程档案是建设工程质量的直接反映

工程档案不仅可以直接反映工程的质量，还可以间接的反映隐蔽工程的质量。在工程建设中，有些工程的前一道工序后被后一道工序所掩盖，所以在工程完成后对这部分隐蔽工程的质量我们是无法直观看到的，所以只有通过照片、录像及现场记录等内容即工程档案的记录来对工程质量进行评价，针对这部分隐蔽工程，工程档案的作用是无可替代的。

3.工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节

影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看，建设工程资料员是工程建设中不可缺少的技术人员。要经过专门培训后持证上岗，而且要保证资料员的稳定。从“材料”的因素来看，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体从“机械”的因素来看，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容：从“方法”的因素来看，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志；从“环境”的因素来看，我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像，反映场地环境的变化；上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内，所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。

4.工程档案管理是促进建设工程质量的重要手段

首先，由项目管理单位把关，在建设工程取得《施工许可证》之前，项目管理单位一定要与施工单位签订《工程竣工档案责任书》，并填写《工程竣工档案责任人登记表》，从一开始就把工程档案的要求、责任告知施工单位，要求他们明确分管领导和专门资料人员，对工程资料终身负责，提高对档案责任意识；其次，对工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导，发现问题及时整改；第三，是工程竣工前对建设工程档案预验收，预验收合格后方能举行竣工验收会，由质量监督站查验资料备案后，再完整向档案部门移交工程竣工档案，办理移交签证手续。

三、工程档案在工程建设完成后的重要性

1.工程档案是城市建设和管理的重要依据

现代化城市是一个综合的、整体的概念，它包括的内容很广泛很复杂。随着城市现代化进程的加快，各种矛盾也将呈现出来，为了解决诸多的矛盾，城市立体化程度越来越高，地下、地上空间利用率越来越高，除现有的管线外，地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多，而对这些工程的维护、管理、改建、扩建单靠人的记忆是不行的。只有以城市建设重点工程档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。

2.工程档案是城市防灾、挽灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据

工程档案在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力。通过对它的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。

四、结语

建筑工程的档案管理对于城市的建设和城市后续的维护工作有着重要的作用，因此，认真做好建筑工程档案管理工作非常必要。我们应增强各级人员对工程档案重要性的认识，增强专职档案管理员的管理水平和业务水平，将工程档案管理工作纳入到现场质量管理范围中去，保证工程档案的原始性；实行严格的审查监督体制，保证工程档案管理工作的顺利开展；加强档案工作人员的档案业务技能培训，提高档案管理意识。

参考文献：

[1]徐英浩.浅谈施工档案在施工管理中的作用[J].上海煤气，2004，（5）87-88.

[2]张晶.浅谈建设工程档案管理[J].黑龙江科技信息，2012，（1）.