医院招投标档案的规范化管理

储海军

摘 要：医院档案包括很多内容，招投标工作中形成的档案是非常重要的一部分，它记录了医院招投标过程中的真实情况，是预防风险事故的有力依据，利用招投标档案，可以将管理责任落实更加明确具体，能够有效推动医院党风廉政建设，是医院管理者与领导者必须要关注的重点工作内容。

关键词：招投标；医院；档案

在档案廉政建设的过程中，招投标档案管理成为了不可忽视的一部分，充分利用招投标档案，使招投标工作更加规范化、标准化。本文以医院招投标档案为内容，对其规范化管理进行几点研究。

1 医院招投标档案的特点

1.档案内容系统性强

医院招投标档案具有很强的系统性，完整的招投标档案包括很多内容，比如招投标人、代理公司以及负责监管等部门，它们具有不同的职能，在整个招投标过程中所产生的信息、数据，都被记录在招投标档案中，一同构成了招投标档案的全部。从招投标申请开始、到领导小组开展会议的纪要、招投标公告、投标邀请书等等，最后是投标书、采购合同以及验收报告，这其中任何一项内容都不可缺失。

2.档案的来源多

整个招投标的过程中，包括各种项目、物资的管理，比如办公耗材、高值耗材等；后勤管理，比如车辆维修、食堂承包、改造装修等；设备采购。比如彩超、X光机等。这些信息来自不同的部门，内容丰富、来源广泛，都是医院未来建设、采购的重要依据，因此需要做好搜集和管理工作。

3.档案分散

从目前医院招投标采购的情况来看，一部分医院已经建立了采购委员会以及招投标采购机制。但是还有一部分医院，仅仅针对重大项目的采购落实这些内容。在一些日常的采购招投标中，依旧通过设备、总务、基建等不同的部门，分别负责项目的相关管理内容，归档工作也是各自进行的，这种分散的档案管理模式，很容易造成档案资料丢失，不利于统一管理，规范管理。

4.招投标档案具有原始性

资料的原始性是档案信息核心属性，也是体现档案价值的关键属性。实际招投标的过程中，原始记录表、签字表、盖章文件等等，都必须要完整的保存下来，尤其是一些手写的原始文件，必须要保存好红色印章的部分，凸显资料的公正性、客观性。

2 医院招投标档案在管理现状

从目前医院招投标档案管理的情况来看，其中还存在很多不可忽视的问题，具体分析如下：

1.招投标档案管理存在随意性

一些医院项目没有建立专门的招投标档案管理制度和规范，也没有专门的管理人员，比如档案整理、归档、节约、复印等相关工作，工作人员随意性大，操作不规范。另外，还有一部分的档案管理人员管理水平不高，对档案管理业务不熟悉，由于招投标档案的内容多而丰富，简单的整理和记录，是不能满足档案管理要求的，这种相对随意的管理方式，非常不利于规范管理、统一管理。

2.招投标档案管理意识不强

医院管理者在招投标档案方面缺乏管理意识，对招投标档案资料搜集不全面、不完整。归档混乱，档案资料信息不完整等，都严重阻碍了医院招投标档案管理工作的进行，很多重要的档案信息丢失，档案完整性无法保障。

3.招投标档案管理制度缺失

制度能够规范人们的思想和行为，一部分医院由于缺少完善的招投标档案制度以及管理标准，管理人员缺乏工作责任心，没有正确认识招投标档案管理的重要性。从而导致招投标档案管理工作效率和质量低下，各类资料搜集不及时、不完整。

3 医院招投标档案的规范化管理对策

在分析了医院招投标档案特点、现状之后，下面提出招投标档案管理规划对策：

1.培养建立专业的档案人员队伍

档案管理质量依赖于高素质的管理人才，因此医院应该培养专业化的档案管理队伍。通过完善相关制度和体系，明确工作人员的任务和责任。定期开展档案管理培新活动，将先进的管理理念、管理方法传授给档案管理人员，帮助他们建立档案规范化管理意识，提升管理专业技能。开展法律、法规知识讲座培训班，分期、分批对档案管理者进行专业培训，最终达到全面提升医院招投标档案管理水平的目的，充分调动起档案管理人员的工作积极性和责任心。

2.建立招投标档案专用库房

档案本身就具备专业性与保密性，很多文件信息是不能随意公开、随便使用的。需要专门的人员以及部门进行管理，随着档案信息资料数量不断增多，档案储存场所的防火、防潮、防虫措施必须要完善，如果是电子信息资料，要建立专门信息库，建立网络安全防护体统，确保机密档案资料不外泄、不流失。作为市场监督、规范的第一手资料，招投标档案信息必须要被完整的保存下来，才能够真正发挥其凭证作用，更好的为相关部门和工作人员服务。

3.配备现代化管理设施

招投标档案管理工作除了必备的计算机、打印机、扫描仪、装订机、照相摄像等设备，还必须建立专门的电子档案管理系统，提升招投标档案的管理效率和管理质量。招投标档案的整理主要是将招投标资料进行分类、排列、整理、编号、装订的过程，按完成时间及项目情况，建立电子数据档案，然后根据电子数据档案的编号，整理建立文字档案。做到电子档案和文字档案一一对应，将电子管理系统与纸质文字档案资料有机结合，刁一能真正实现招投标档案的科学管理。

4.完善招投标档案管理制度

按照《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》切实做到按范围归档、按程序查阅、按规定借阅，严格按照档案管理制度和程序办事，以减少档案管理的随意性。由于招投标项目涉及范围广，有工程建设、进口医疗设备、医疗器械、药品采购等，应根据不同类型招投标项目特点分类，注意收集招投标过程中的原始资料，注重记录的原始性，保证档案内容完整、规范、清晰、查询和使用方便。

5.规范招投标档案归档内容

招投标档案收集齐全包括前期资料和过程中形成的文字、纸质、光盘等不同介质载体的材料，如招标文件、领取招标文件登记表、递交投标文件登记表、评委抽取登记表、开标、唱标记录、评委签到表、评标报告、详细评审表、投标文件、中标公示、中标通知书、合同、其他资料等，然后进行分类、排列、编号、编目录、装订，这样既规范了招投标工作，又便于事后查阅和接受上级各部门领导的检查。科学管理招投标档案在不同程度上可以降低招投标人的招投标活动成本，对于医院内部机构而言，大大提高了工作效率和工作质量。而工作质量的提高还有利于档案价值的全面实现，促进档案工作者主观能动性的发挥，有利于提升档案的服务质量和服务水平。

6.统一电子档案与纸质档案管理

随着计算机的不断普及，在医院招投标档案信息中存在大量的电子文件档案，主要包括文木文件、图形文件、影像文件等，针对这样的电子文件需要各个科室的档案管理员进行整理，形成电子文件之后上交到医院档案管理员手中，然后医院的档案管理员需要将这些文件进行集中处理，拷贝到性能良好的载体上，为了文件信息的安全性，需要拷贝三份，分别用于保管、查阅使用和异地保存，同时为了防止文件信息的丢失，还需要定期对文件信息进行复制。

3 结束语

完善招投标档案管理体制，提升档案管理者专业水平，是确保档案信息资料完整性的前提。作为重要的监督考核凭证，招投标档案是非常重要的信息资料。本文从医院招投标信息以及管理现状入手，分析了其中存在的问题，并提出了相关优化管理对策，希望能够医院招投标工作的可持续发展尽一份绵薄之力。

参考文献

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