教学秘书队伍培养与建设路径的创新

韩玫丽

摘要：在高校教学管理队伍中，教秘是学校教学管理队伍中不可忽视的重要组成部分，在高校教育管理中发挥着不可替代的作用。但现实中基层单位教秘队伍的不稳定性和教秘队伍培养规划的欠缺与不足，在一定程度上直接影响到教学管理工作的质量和成效。本文以北京Z学院为例，结合该学院教秘队伍的现状，提出了教秘队伍培养与创新的路径与相关建议。

关键词：教学秘书 教学管理 创新路径

教秘是连接学生、教师和相关职能部门之间的桥梁和纽带，在教学管理活动中发挥着上传下达、承上启下的枢纽作用。但在教秘队伍培养和建设上，长期缺乏配套的计划和政策，相比学生和教师队伍培养所拥有的各种资源的集合和配套政策而言，专门针对教秘队伍的培养计划基本处于空白，在岗教秘多处于现问现学现用的状态，教秘队伍的管理也基本处于松散和相互间自我磨合、自我修复状态，极大的影响了教秘队伍的稳定性和教学管理工作效率的提升与工作质量的稳定。

一、基层培养单位教秘队伍现状

1.队伍不稳定，人员流失频繁

以北京Z学院三年为一期的聘岗为例，从2011年和2014年连续两轮的聘岗统计看，教秘队伍出现调离、辞职、转岗不在少数，甚至岗位空缺，或无人参与竞聘，包括拒聘也时有发生。根据“2011年—2014年北京Z学院教秘岗位需求与申报人数统计表”（表1）可以看出，教秘岗位的数量2014年比2011年新增加了9个，教秘数量的缺口从2011年的15.38%，增加到2014年的18.2%，教秘转岗比例也从2011年的18.18%，增加到2014年的22.2%

表1 2011年—2014年北京Z学院教秘岗位需求与申报人数统计

年份 岗位设置数量 申报人数 缺岗人数 申请转岗人数

2014 22 18 4 4

2011 13 11 2 2

从教秘流失的原因看，一是学校难以满足教秘的职业期望，现实中重使用轻培养现状的长期存在，忽视了教秘渴望发展提高的心理需求和现实愿望。二是现有政策让教秘普遍感到工作上的投入与回报不成比例，业务种类日益增多但却加量不加价，导致了教秘对自身职业的满意度逐步降低。

2.工作琐碎繁杂，责任重压力大

教秘长期处于快节奏、超负荷被动工作的状态，由于需要面对多个部门或同一部门不同科室的各种工作，经常会出现被要求同时完成各部门各种不同工作任务的窘境。另一方面随着改革创新的推行，教秘承担的工作内容和工作维度被不断扩展延伸。从实际情况看，在北京Z学院有72.2%的教秘同时担任着本科生教秘兼研究生教秘及科研秘书的工作，培养单位学生人数较少的教秘，还要兼任办公室主任或行政秘书、学生辅导员工作，教秘一人身兼数职，一人多岗的情况很普遍。

表2 2014年北京Z学院部分二级院系教秘服务对象数量统计

学生数量 基层教学单位A

教秘编制为1人 基层教学单位B

教秘编制为1人 基层教学单位C

教秘编制为1人

本科生 600 480 240

研究生 66 37 24

专职教师 22 19 8

服务对象合计 688 536 272

备注：本科生以每班30人为平均值进行统计，实际数量会略高于平均值。

从统计表2不难看出，在Z学院，基层教秘所面对的服务对象在岗位编制只有1人的前提下，其工作压力既来自于工作本身的责任强度、时间紧迫、种类多样、同步叠加性外，更多的还来自于服务对象数量上的众多和不可控制性及服务内容上的区别和差异性。

3.岗位晋级空间有限，前途不被看好

从岗位竞聘升职空间看，教秘竞聘到高级岗位几乎不可能。在高校岗位设置中，各级别岗位投放的总体结构比例受到严格控制，教师是主体放在第一位，教秘等岗位都是辅助性岗位，属于二、三线人员，因此不可能有高级别岗位投放其中；其二教秘晋升高级别岗位，将与从事图书资料、出版、新闻、档案、会计、审计、工程技术、卫生技术、教育管理等岗位进行竞争，即便是有高级别指标的投放，将多偏向于其他部门。

表3 2014年北京Z学院教秘岗位级别统计

岗位级别 教秘人数 各级别所占比例

6级（副高级） 1 5.5

9-10级（中级） 12 66.7

11-12级（初级） 5 27.8

合计 18 100%

根据统计表3可以看出，教秘队伍中高级别比例占5.5%，中级比例占67%，初级比例28%。其中高级别比例的形成是由教师岗位转岗形成的，属非正相关因素，不具代表性，中级职务是主力，初级是入职年限3年及以下级别的年轻人，参加工作年头不长。

二、培养与建设中的难点

1.在思想根源和主观意识上，对教秘队伍的培养与建设缺乏关注和重视

很多人认为教秘工作技术含量低，无非是些接电话，调课，排课，安排考试，递送教学材料，发发通知等简单易行之琐事，教秘作为服务的提供者，为师生搭建好桥梁保证各项工作通畅完成就行了，因此，针对基层教秘的培养计划几乎看不到听不到，至于如何培养一名合格的教秘，教秘拥有的职责、权利和义务，教秘工作量与业绩的考核、教秘职业发展规划等等则少有人问津和关心，对教秘队伍业务能力培养、专业化水准提升、教秘队伍承重、承载、抗压能力的调节，就更缺乏决策层面的调研和探究了。

2.就业市场求大于供，教秘人员流动频繁的不利影响被忽略或淡化

在就业市场供大于需求的现状下，尽管有些基层单位教秘岗位出现长期空缺，学校总能通过内部调剂、对外招聘或返聘等方式把缺口补上，这使得在岗教秘的呼声更显得微乎其微。教秘作为学生和教师之间、基层培养单位和上级主管部门之间的夹心层，基本没有话语权，只有责任和义务，只能被动式机械地进行工作，所以一旦有合适的机会，教秘们多会选择竞聘到其他岗位。

3.考核标准难以量化，付出与回报、责任与权益不对等

以北京Z学院为例，现有针对教秘岗在内的专业技术人员考核标准都很笼统，没有明确的量化和合理区分不同类别的细化指标，唯一有量化的指标就是科研分值，其余都缺乏细分，其结果是无论服务的学生数量是多是少、服务年头是长是短，业务范围是宽是窄，教秘基本都是一样的支付标准，等同于大锅饭的分配方式。这在一定程度上也会滋生教秘的不公平情绪，从而敷衍工作或另谋出路。2009年被评为北京Z学院的首届优秀研究生教学管理人员的5名研究生教学秘书，至今只有1人还在继续担任教秘工作，其余人员已全部转岗，究其主要原因还是权、责、利上的不均衡。

三、教秘队伍培养与建设路径的创新

新时期做好教秘工作，要求教秘掌握多方面知识和技能，除了自身要进行不断学习和努力，提高服务意识，加强自身修养外，还离不开外在环境及配套政策的引导、保障和支持。要提高教秘队伍的整体管理水平、优化队伍结构，提升管理人员的工作积极性，不妨可以从以下几方面着手。

1.扶持性政策路径创新

教秘队伍的业务素质、服务能力，直接关系到管理的效能，因此，教秘队伍的培养及建设工作的创新，需要以精细化管理、精准化服务、科学化的考核、人性化的政策框架为出发点，需要建立有利于教秘队伍稳定发展的支持保障性体系。

创新路径：第一，在制度设计层面上提高教秘获得高级职称职务晋级的比例；第二，参照国家对辅导员队伍系列的配套政策，按照学生和教师人数比例发放教秘专项岗位津贴；第三，对长期坚守教秘岗位的优秀教秘，给予专项奖励政策；第四，对积极参与科研立项的教秘，给予调研经费的专项支持；第五，在拟定考核标准时，把工作尽可能量化，使之更具科学性，并能成为一种激励机制。

2.培养体系路径创新

为吸引教秘能长期坚守这份工作，需要建立健全针对教秘职业特点的专项发展规划，通过完善培养机制，建立有效畅通的沟通平台，让他们看到未来有前途。

相关路径：第一，制定符合教秘队伍职业特征的发展规划，允许在岗期间教秘读博或进修学习，并适当给予配套资金的支持；第二，定期组织教秘有针对性的参加国内外教学管理工作的培训、考察调研和继续教育学习；第三，开辟交流平台，畅通沟通与反馈渠道；第四，有意识的培养和选拔管理能力强、精通业务的教秘充实到基层教学管理领导干部队伍中来。

3.管理环节上路径创新

教秘在管理过程中对学生和教师二元素有着强烈的依附指向性，因此，有必要通过改进和优化现有管理中的相关环节，理顺教秘与学生、教师之间，包括各级主管部门在内的角色依存关系。

相关路径：第一，要根据师生比例，合理配置基层单位教秘的数量，如果因人员编制受限，教秘需要同时兼任多个岗位的工作，则给教秘配备较为长期和固定的助管，辅助教秘开展工作；第二，制定新入职教师参与教秘工作的相关政策；第三，扩充以基础教研室为单位，教师和学生共同参与基层教学管理工作的相关职责，提高学生和教师的自我管理能力；第四，主管部门提前做好与有关部门的内部协调和沟通，使教秘能缓解或避开不同工作叠加所造成的重复、时间被压缩等窘境。

4.简化服务路径创新

精简工作提升效率是解决教秘负荷超载的重要环节，对此，要提高教秘的工作效率，在服务内容上需要进行调整和简化，并借助现代各类技术创新手段，给教秘“减负”和松绑。

相关路径：第一，开发和健全基于信息技术的相关管理软件的应用，整合现有管理平台，简化工作程序，缩短中间环节，实现无缝对接；第二，拓展现有教学管理系统的使用功能和升级改造，力争实现现有平台一站式多功能自助服务能力的打造；第三，开辟和建立绿色通道，减少重复性工作，避免时间、精力上的浪费。

总之，教秘队伍的培养与建设工作的创新，需要改变原有的思维定式和处事方法，要提倡和建立起教秘队伍建设逐步走向职业化和专门化的路径，在政策导向上要有意识的引导教秘从低层次经验式管理向研究和提升管理水平的高层次科学化转化。观念上的改变，政策上的推进，管理手法上的创新，无疑会使教秘队伍更具凝聚力和吸引力。借助无线互联网技术的发展，将信息及通讯技术发展的成果运用到教学管理工作中来，不断开拓管理思想、管理手段和管理方法的创新路径，是推进教秘队伍不断走向成熟和可持续发展的重要基点。

参考文献

[1]徐文花.高校研究生管理队伍的现状与队伍建设探讨——基于Z高校的调查与思考[J].文教资料，2008（8）：175-176

[2]逄索，马桂敏，姜尔林.研究生教育管理队伍建设的影响因素及其对策[J].学位与研究生教育，2008（增刊）：34-37

[3]曹阳.高职院校教学管理人员在教学质量管理中的作用机制研究[J].北京劳动保障职业学院学报，2011（2）：54-63

[4]郑园.对于高校研究生管理工作创新的思考[J].学园，2012（9）：60-61

[5]曲志丽.高校研究生管理工作构建的实践性研究[J].文教研究，2010（11）：169-171