实验室预约管理系统设计与运行

马晓丽，曹力军，吴云剑，李　澍，陈秋龙，周伟敏，李晓玲

(上海交通大学　材料科学与工程学院，上海　200240)



实验室预约管理系统设计与运行

马晓丽，曹力军，吴云剑，李澍，陈秋龙，周伟敏，李晓玲

(上海交通大学材料科学与工程学院，上海200240)

摘要为了提高实验室管理和服务水平，解决师生排队预约实验困难的问题，实验管理中心自行开发了实验室预约管理系统。该系统在校园内外部运行，实现了从排队预约、提交纸质预约单的传统预约方式到网上开通账户、预约、审核、实验、确认以及统计实验工作量的全过程实验网络管理模式。该文介绍了系统的各功能模块，并提出了系统今后改进的方向。

关键词实验管理；预约系统；信息化建设；设计与运行

高校的实验室设备使用率越来越高，给对外开放服务和实验室管理带来了巨大的挑战[1-3]。如果将多媒体计算机技术和网络通信技术运用到实验室管理中，不仅能够提高设备的利用率，协调使用者的预约时间，而且能够方便设备管理员对设备的维护和管理[4-8]。上海交通大学材料学院实验管理中心针对因设备紧张师生需要预约排队的困境，自主研发了实验室网上预约管理系统，该系统解决了设备预约矛盾冲突，实现了设备资源共享，改善了实验室服务质量，提高了实验室管理效率。

1实验室预约管理系统功能模块分析

实验管理预约系统采用以Oracle网络数据库为核心的网上预约开放模式，各功能模块独立设计、互相关联，这样可提高预约系统的可扩充性和重构性[9-12]。从使用过程的用户组群出发，预约管理系统功能模块主要分为预约模块、设备管理模块、综合管理模块，如图1所示。

1.1预约模块

预约系统主要实现网上开放实验设备服务，用户需要申请账户，由系统管理员审核确认开通后方可进行预约实验。实验预约流程如图2所示，流程主要包括申请账户、账号审核和开通、登录实验预约系统、选择预约模块、确定实验时间、进行实验和生成实验记录。在预约流程中出现的问题可以在网上即时解决。

在预约用户系统中包括预约实验(提交申请和预约实验)、预约记录(申请记录和实验记录)、账号信息(导师信息和个人信息)和实验信息(动态发布和实验统计)。预约模块中，分为定时预约实验和即时预约实验两类：对于使用率较高、预约时间固定的实验设备实行定时预约；对于开放时间灵活、使用率相对较低的设备进行即时预约。两种预约实验方式均需学生网上提交申请，设备管理员进行审核，其中定时预约实验由系统自动分配实验时间，即时预约实验由设备管理员根据设备使用情况进行时间安排。

图1　实验室预约管理系统功能模块

图2　实验预约流程图

1.2设备管理模块

设备管理员可以对设备类别、检测项目、设备状态、培训资格操作证发放等进行维护和管理。设备管理员可以增加新购设备、删减报废设备以及实现负责实验设备的信息管理。设备状态可以根据实际的设备运行情况设定“可用”、“停用”和“预留”，其中设备发生故障需要对设备进行“停用”，而实验教学等需要将设备状态设定为“预留”，此种方法方便设备管理员对设备的灵活管理和合理分配实验时间。另外，设备管理员可以通过对操作人员进行相关技术培训，为具有操作资质人员发放操作证号，使用者可以利用晚上或者周末时间对设备自主操作，以提高设备的使用效率。

1.3综合管理模块

综合管理模块主要包括账户管理、查询统计、信息发布、设备管理、培训管理。系统管理员需要对申请用户进行审核录入开通账户，账户类别主要包括实验室建设与管理委员会成员、系统管理员、设备管理员、实验助教、校(院)内用户、校外用户。目前的系统用户组统计如图3所示。实验室建设与管理委员会用户可以对实验量进行监督和管理；设备管理员可以实现对负责设备的实验量进行统计查询和明细导出；系统管理员除了和设备管理员具有同等设备管理权限之外，还可以即时发布实验设备信息和通知公告。此外，系统管理员可以按照设备种类、实验时间范围等逐层对实验工作总量进行分类查询和实验统计；助教用户的主要作用是协助设备管理员分配实验时间，审核实验，但最终的实验审核结果由设备管理员确认。校内外用户主要需要对于个人信息、样品信息和实验预约需求信息进行完善。

图3　预约系统的用户组统计图

2实验室预约管理系统运行及改进

实验室预约管理系统自2014年正式运行以来，主要创新设计了有针对性的实验预约模式，灵活运用了实验设备管理和高效的后台综合管理模式。该系统改变了以往师生需要排队预约实验的繁琐流程，减轻了需要人工统计实验工作量的负担，网上预约取消了传统的纸质预约单，实现了无纸化办公和网络信息化管理。随着该系统的持续运行，预约系统将继续改进和完善，主要包括新增实验报告管理和实验技术交流论坛。新增实验报告管理内容，主要包括电子生成实验原始记录、自动打印检测报告等内容，以规范化本中心的实验室资质认定工作。另外，将关联已有的网络通信工具，为大家提供实验技术和培训沟通交流的平台，建立实验技术交流论坛。相信通过日后的实践与改进，将建立更为完善健全的实验预约管理系统。

3结束语

上海交通大学材料学院实验管理中心针对本校实验设备预约的现状，自主开发建立了实验预约管理系统，实现了从纸质化预约管理到网上开通账户、预约、审核、实验、确认以及统计实验工作量的全过程实验网络管理模式。实验预约管理系统的运行是一项长期复杂的系统工程，在今后的运行中将不断持续改进，以适应实验室资源共享与高效实验室管理的要求。

参 考 文 献

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Design and Operation of Experimental Reservation Management System

MA Xiaoli，CAO Lijun, WU Yunjian, LI Shu, CHEN Qiulong, ZHOU Weimin, LI Xiaoling

(SchoolofMaterialsScienceandEngineering,ShanghaiJiaoTongUniversity,Shanghai200240,China)

AbstractIn order to improve the quality of management and service, and solve the problem of reservation contradiction，laboratory management center designed and established innovatively experimental reservation management system.The system was operated in and outside the campus from papyraceous reservation to establish the accounts on the internet, reservation, reviewing, testing, confirming, and counting the experimental work. This paper introduces each function module of the system and puts forward the improving direction in future.

Key wordslaboratory management；reservation system；information technology；design and operation

收稿日期:2015-07-27

作者简介：马晓丽(1981-)，女，工程师，现主要从事材料检测分析、实验室管理、焊接工艺及相关机理研究等工作。

中图分类号C931.9；G482

文献标志码A

doi:10.3969/j.issn.1672-4550.2016.02.065