物资集中采购模式浅析

2016-07-14中石油煤层气有限责任公司孔祥璐华刚矿业股份有限公司俞乐

中国商论 2016年3期

中石油煤层气有限责任公司孔祥璐华刚矿业股份有限公司俞乐

物资集中采购模式浅析

中石油煤层气有限责任公司孔祥璐
华刚矿业股份有限公司俞乐

摘要：物资集中采购逐渐成为大型集团企业的主要采购模式，与传统化分散采购相比，集中采购在降低生产成本、规范采购过程、加强供应商长期合作等方面具有很大的优势，充分研究集中采购模式对于企业的发展起着举足轻重的作用。在物资集中采购具体实施过程中，目前还存在着不足，为企业采购的发展带来了一些困难。因此，本文重点对物资集中采购模式的优点进行了汇总分析，并提出了其存在的问题，给出了更好的建议，为今后各企业集中采购的开展提供了一定的参考意见。

关键词：物资集中采购

随着市场经济的快速发展，越来越多的企业都向集团化方向发展，在整体实力不断增强的同时，各个集团企业对于物资采购模式也在进行调整。传统的采购模式为分散采购，即集团公司下属各分公司对各自的需求物资独立进行采购。为有效降低采购总成本，提高企业的整体经济效益，许多大型集团企业对于物资的采购模式逐渐趋向于集中采购模式。

1 集中采购的含义

集中采购是企业采购的一种组织实施形式，由企业将具有批量规模的采购项目纳入集中采购目录，统一由集中采购机构开展采购活动，从而获得企业采购的规模效益。总的来说集中采购大概包括两层含义：第一，为了降低分散采购的选择风险和时间成本；第二，集中时间，集中人力，集中组织[1]。集中采购将一定时间、地域内的一种或几种相同产品需求，进行整合归并后进行规模采购。

2 物资集中采购模式优越性分析

2.1 有利于降本增效

对于大多数企业而言，采购成本的略微降低能对公司的利润产生重大影响，一般来讲，采购成本每降低1%，企业利润率将可以提高10%～30%，甚至更高[2]。例如，2003年中国石油集团对西气东输工程所需的13万吨直缝埋弧管进行了集中采购，前次采用分散采购中标的三家国际顶尖的钢铁企业日本新日铁、住友金属和欧洲钢管都参与了此次采购，三家在前次中标价格的基础上分别降价20%、17%、8.3%，相比前次采购节约资金1.2亿元[3]。另外一个例子是2009年，海螺水泥因新增9条5000t/d熟料生产线和12台水泥磨扩建投产，使得成本降低难度增大，但由于靠着海螺水泥集中采购的优势，煤炭成本下降明显，企业综合销售毛利率最终提升了3.6个百分点，成为业绩增长的主动力[4]。

由于集中采购汇总了各下属分公司统一需求量物资，在采购数量与规模上具有明显的采购优势，能吸引更多实力强劲的供应商参与采购项目，在有效提高对供应市场议价能力的同时也对物资质量提供了有效保障。集中采购对于供应商也具有买方优势，规模性的生产可以最大限度的降低生产成本，从而使买卖双方共同受益。

同时由于采购项目的集中统一，将下属各分公司分散采购的项目一次性完成，避免了重复采购，使采购效率得到了提升，同时采购人员的数量减少，可以有效降低人力成本。

2.2 形成稳定的供应商体系

长期推行集中采购能有效避免分散采购一单一采、仅为价格短期博弈的现象。集中采购将供需双方推到一个更大的平台进行交易，在供需双方都相对稳定的情况下，自然会形成一种相互依托、互利共赢的长期合作关系。在遇到市场紧缺、临时需求等突发情况时，可以确保物资的正常供应，规避了资源风险。许多大型集团企业目前已经建立起一套完整的供应商资源库，通过历年的集中采购和对供应商的动态考核评价，筛选出优秀的供应商与其制定战略合作关系，双方仅根据市场价格变动趋势进行价格谈判调整，有效保障了物资的供应与质量。

2.3 有利于库存降低

每个企业都会建立相应的库存储备，库存量过多则会导致资金被占用，无法进行更好的资金周转，库存量过少则不能保证现场生产的正常运行，紧急物资需求采购项目增多。通过集中采购，可以在采购源头将各下属分公司物资规格型号进行统一化，在后期的库存管理中可以相互间进行紧急调剂，避免了各自为政导致的大库存积压。以小型发电机为例，分散采购的小型发电机虽然在功能上可以相互调剂使用，但是由于各个发电机厂家机型不一致，配件通用性差，使得发电机配件需每个品牌单独进行储备，集中采购发电机使得配件储备大大降低。

2.4 有效规范采购行为

集中采购将采购过程提升到更高的平台上进行，在采购方式上由于金额较大，基本采用公开招标的方式进行，有效控制了各下属公司利用金额界限规避招标情况，评标专家库也相对庞大，参与招标的评委均在公司评委库中随机抽取，保证了招标评审的公平性。使公开招标方式最大限度的遵循公开、公平、公正原则，有效规范了采购行为，真正实现了“阳光采购”。

2.5 避免企业系统内部竞争

在物资价格波动较大造成物资短缺的时候，各下属分公司为了保证公司的正常生产，会出现相互之间争夺资源而彼此竞争的现象，从而导致卖方借此机会虚抬物价。而通过采用集中采购模式，可以将紧缺需求物资进行整合，统一寻求市场资源，将采购价格有效控制在合理范围内。

3 物资集中采购存在的问题

现行的集中采购模式在降本增效、规范采购行为、保证物资质量、稳定供应商关系等方面具有很多优势，但仍存在一些不足，需要进一步分析研究使其更加完善。

3.1 集中采购物资范围不易确定

为保证集中采购能够达到规模效益，集团企业在年底会对次年物资需求计划进行统计分析，根据物资的需求数量及技术含量制定集中采购目录，目录中的物资由集团企业统一组织集中采购，不在目录范围内但金额超出规定范围的物资也需上报。因为年度需求计划的准确性较差，集中采购物资目录范围不容易确定。集中采购目录制定范围过小，目录范围外超金额物资会频繁上报，不仅在采购流程中增加了工作量，而且不利于物资的提前储备。集中采购目录范围过大，个别物资实际采购量不能达到预期估算量，中标供应商因数量因素给予的价格上的让步不能得到补偿，还可能会影响供应商供货质量或后期质保服务。

3.2 集中采购周期长

为避免集中采购物资需求的完整性，尽量对需求物资收集齐全，授权集中采购单位要求所有物资需求分公司将需求计划上报完成后才能制定集中采购计划，因个别分公司目标计划下达较晚，可能会导致整个物资采购延后进行其他计划下达较早的分公司则不能及时拿到需求物资。集中采购涉及所有分公司物资需求，从物资需求计划到合同签订中的各个环节，一旦发生突发情况，则会影响采购的整体进度。

3.3 采购计划不准确导致重复采购

集中采购计划是各下属分公司需求计划平库后上报汇总形成的，但由于计划不可能做到百分百的准确，因此需求计划的不准确性和不完整性往往使得集中采购计划不能完全覆盖分公司的全部实际需求，造成了同类物资不同型号产品在招标采购范围之外，同年内需反复进行采购，因而失去了集中采购规格效应的意义。

4 物资集中采购发展建议

4.1 推行动态化集中采购

集中采购的最终目的是降低采购的总成本，如果一味的为了集中而集中，则失去了集中采购的真正意义，因此在集中采购模式中面对各种突发情况应该加入动态化管理最大限度地降低采购成本。

如果需求计划提报时准确性较差不能完全覆盖同类物资的不同型号，可将该型号物资根据历年的需求量给予估算，并在招标前给予应标供应商以明示，将数量不确定因素综合考虑到报价中，实际采购量以双方订单为准。在生产过程中不可避免地会遇到紧急或特殊情况，物资需求型号不在集中采购范围内，如果再次进行招标则耗时时间长，不能迅速解决生产供应，这种情况可以邀请已经确定的集中采购中标供应商对该型号物资进行小规模谈判，价格参考中标物资型号中标价，第一时间解决现场生产需要。

集中采购目录也可进行动态调整和细化，根据物资的需求情况将物资划分为定商定价式采购和项目定量采购，定商定价式采购在年初进行，根据年度计划及历年需求量给予预估数量。定量采购项目需等待项目计划落实后启动，若定量采购项目只涉及一个分公司，也可将该物资临时调出集中采购目录或授权分公司进行集中采购。

4.2 推行电子信息集中采购

根据企业实际采购情况研发电子信息物资采购平台，从物资的需求计划至最终形成的采购结果全部在平台上进行操作，在关键环节设置审计及监督系统，招标采购过程也可在平台上进行公开博弈，这在很大程度上节约了时间、人力和物力。电子信息物资采购平台的操作需尽可能的操作简便，减少操作过程中造成的数据错误，在关键环节的设置必须考虑充分，防止系统漏洞被暗箱操作者非法利用。

4.3 推行代储代销模式集中采购

代储代销是指在经济领域里供需双方签订经济协议或合同，供应厂商为需方储存物资或将物资送达需方指定的存储地点，需方将这些物资代为储存并在一定周期内对消耗完的物资向供应厂商支付货款的物资采购方式。

物资采购中计划提报的准确性往往是采购的难点，因为计划只是一个大概的预计，因此想做到计划的完全准确是非常困难的，特别是生产方案的临时变更，更是加大了物资需求计划提报的困难性。代储代销在处理计划提报的时候具有绝对优势，年初采购时各分公司只需提报物资需求的型号，不需要统计数量，公司集中定商定价后，再与分公司签订框架合同，每次需求的物资根据生产的需求分批次的以订单的形式发送给供应商，等待物资使用后定期进行结算。这种模式很大程度上缓解了计划不准确性带来的物资滞后问题，有效解决了事后合同情况。

代储代销对于公司的仓储库存管理也起到了很大的推动作用，代储代销按照实际使用量进行结算，使用不完的物资可以全部退回给供应商，这样便不存在库存积压，既减少了储备资金的占用，也让企业实现了“零”库存管理。

代储代销物资必须以采购频率高、标准统一、质量性能和价格较稳定、通用性强的物资品种为主，从合作的供应商角度来考虑，如果确因计划的不准确性导致订单大于实际使用需求，该物资也可在市场上进行有效流通，既减轻了供应商的压力，又降低了采购成本。