完善科研经费管理内部控制，推进科研项目（课题）顺利实施

文/王　敏



完善科研经费管理内部控制，推进科研项目（课题）顺利实施

文/王敏

摘要：项目（课题）承担单位是科研经费管理和使用的责任主体，对实际管理中普遍存在内控措施不到位的科研经费预算管理、外拨经费管理、采购管理、财务报销管理、会计核算管理、间接费用管理和绩效管理，应完善相关内部控制，避免科研经费使用过程中出现各种违规、舞弊、违法行为，为科研项目（课题）顺利实施提供有力保障。

关键词：科研经费管理；法人责任；内部控制

2014年以来，国家先后出台了一系列科研项目和资金管理改革的重要文件和措施。新的科技体制改革在改进科研项目资金管理方面，政府简政放权，减少对科技项目微观管理、提高资金使用自主权，把更多的管理权赋予项目（课题）承担单位，强化了项目（课题）承担单位的法人责任。

项目（课题）承担单位是科研经费管理和使用的责任主体，建立健全项目（课题）经费管理制度，完善内部控制和监督制约机制，是承担单位行使经费管理、审核和监督权的有力抓手。

科研经费管理内部控制是承担单位内控体系的组成部分，相关部门或岗位应职责明确、权限清晰。与科研经费管理相关的内控制度，内容主要包括：预算管理、外拨经费管理、资金管理、经费支出授权审批管理、采购管理、财务报销管理、会计核算管理、资产管理、合同管理、间接费用管理、绩效管理、内部审计等，同时须考虑相关制度与国家及地方相关法规的衔接。因科研活动自身规律和特点、科研经费来源多样性，科研经费管理具体措施又有别于单位日常经济业务活动管理，承担单位应完善相关内部控制，避免因内控缺失导致科研经费使用发生国家和地方相关法规明令禁止的行为。以下就承担单位在实际管理中普遍存在内控措施不到位的科研经费预算管理、外拨经费管理、采购管理、财务报销管理、会计核算管理、间接费用管理和绩效管理针对性地一一详述。

一、科研经费预算管理

科研经费预算管理是科研经费管理的重要组成部分，已获批复的项目（课题）经费预算是后续预算执行、监督检查和财务验收的重要依据。

承担单位根据科研经费管理办法、国家和地方相关财经法规及科研活动预期需要，按照政策相符性、目标相关性和经济合理性的原则，合理编制科研经费预算。科研经费预算应由课题组会同科研管理部门、财会部门共同编制。虽然相关科研经费管理办法对科研经费预算如何编制作了明确规定，但大部分科研人员对相关科研经费管理办法、国家和地方相关财经法规了解较少，缺少财务管理知识，如果没有科研管理人员和财会人员的参与，可能导致支出预算明细不合理、盲目承诺配套资金等。承担单位应加强对拟申报的科研经费预算进行审核，提高预算编制的科学性、合理性。

科研经费使用原则上应按批复的预算执行。随着科研活动的开展，因其不确定性，存在对原立项时的经费预算进行调整是正常的。近年来，国家和地方科技行政管理部门已进一步下放了财政专项资金预算调整权限。为能有效实施预算控制，承担单位应对科研经费预算调整的条件和程序作出具体规定，科研经费预算调整审批权限应相对集中。对于应报国家和地方科技行政管理部门审批或备案的预算调整事项，应在履行单位内部预算调整审批程序后，向国家和地方科技行政管理部门申请科研经费预算调整。预算调整应由课题组以书面报告形式提出申请，预算调整申请应说明预算调整内容、理由和调整金额；科研管理部门和财会部门依据各自职责权限进行审核，必要时，可外聘专家论证预算调整事项的必要性、合理性和相关性；承担单位法定代表人或其授权的相关负责人负责单位内部预算调整事项的审批。课题组按审批后的预算安排科研经费支出。单位内部履行预算调整审批程序相关材料是财务验收必备材料。

承担单位应贯彻先有预算、后有支出原则，定期对项目（课题）任务实施进展情况和科研经费预算执行情况进行自查，及时纠偏或调整，并落实相关责任。如不能严格按预算（含调整后预算）执行，科研经费支出随意性大，预算管理流于形式，科研经费预算会丧失其应有的约束力。

科研经费预算管理缺失或失控，可能导致虚假预算、虚假承诺配套资金、预算编制不合理、擅自设立子任务转拨经费、擅自变更承担单位、擅自增减合作单位、列支预算外设备、内部预算调整不规范、列支不相关支出、自筹资金不到位、结题前突击花钱等问题产生。

二、外拨经费管理

外拨经费管理是科研经费管理的重点之一，承担单位应明确科研经费外拨条件、程序、审批权限及资金支付方式；向课题单位或合作单位转拨科研经费应严格按任务书和合同约定金额和进度支付；委外测试、化验、加工、软件开发等，应按国家和地方相关法规及单位采购管理规定确定供应商，按单位合同管理规定签订相关合同或协议；课题组应主动申报是否与对方单位或人员存在利益关系。单位相关职能部门应审核委外业务真实性、必要性、合规性、对方单位资质、履约能力、价格合理性及支付方式的适当性。科研经费外拨应通过银行转账方式进行。承担单位应明确相关职能部门加强对委外业务的成果验收。

外拨经费管理缺失或失控，可能导致擅自调整外拨经费、虚构业务套取财政专项资金、挪用科研经费、设立“小金库”等问题产生。

三、采购管理

承担单位对于科研项目（课题）中涉及采购的，应按照国家、地方相关法规及单位内部采购管理规定办理。承担单位应明确采购业务流程，对供应商选择、采购方式、采购定价、审批授权、验收及付款各关键环节加强管理。验收应由独立于采购部门和财会部门的人员担任，根据采购项目的品种、规格、数量、质量、规定的验收标准、约定条款以及应达到的效果等进行验收，并填制验收证明。

对科研项目（课题）采购管理缺失或失控，可能导致购置/试制设备账实不符、采购价格与市场价格差异较大、以购代耗、违规采购、形成账外资产、虚构业务转移财政专项资金等问题产生。

四、财务报销管理

承担单位应明确科研经费各预算科目支出内容范围和支出金额标准、支出报销应送交财会部门必要原始凭证的类别和名称、报销程序和审批权限，对于财政专项资金支出，应严格控制在科研经费管理办法、国家和地方对财政性资金使用相关法规规定的开支范围和开支标准内。科研管理部门对经费支出事项真实性、必要性、合理性及与预算是否相符进行审核，财会部门对经费支出报销相关原始凭证的真实性、完整性、合法性、合规性、及时性及是否在预算限额内进行审核。对于未经审核、审批的支出报销，财会部门应不予办理。

财务报销管理缺失或失控，可能导致虚假列支、虚假票据、违规支出、挤占挪用财政专项资金、超预算超标准超范围支出、支出依据不足等问题产生。

五、会计核算管理

科研经费管理办法对科研经费的会计核算有明确要求：对获得的专项经费应纳入单位会计核算系统统一核算；通过设单独的会计明细科目或设辅助明细账对科研经费区分项目（课题）和资金来源分别进行单独核算，确保专款专用；按预算科目进行费用归集。

会计核算管理不规范，可能导致财务验收时出现以表代账（指在会计核算系统外以备查账形式归集经费支出，与会计凭证记录内容或金额不一致）、未区分项目（课题）单独核算、未区分资金来源单独核算、大量大额调账、随意修改会计凭证、未按预算科目合理进行分类核算、会计科目使用不规范、串项目（课题）列支等问题产生。

六、间接费用管理和绩效管理

承担单位应明确间接费用支出方式、支出内容和限额；对于绩效支出，应根据国家有关规定制定绩效考核和发放办法，在对科研工作进行绩效考核的基础上，结合科研人员实绩，公开、公正安排绩效支出。

间接费用管理和绩效管理不规范，可能导致违规支出、费用分摊无依据、不能有效激发科研人员积极性等事项发生。

科研经费管理相关措施的有效实施还必须建立在课题组及相关职能部门间良好沟通和积极配合基础上。很多项目（课题）在立项前已有预研、且与单位日常经济和业务活动相关，在项目（课题）实施过程中，如课题组与相关职能部门不能有效沟通，在单位内部各流转环节不能按项目（课题）单独管理，财会部门在核算经费支出时，无法做到真正意义上的单独核算，科研经费专款专用也就无从谈起。

承担单位科研经费管理内控制度规范，相关职能部门职责明确、内控流程清晰，项目（课题）在单位内部有独立管理的唯一标识（如编号、课题卡号等），在会计核算系统内对科研经费区分项目（课题）和资金来源单独核算，经费支出原始凭证完整、规范，预算执行良好，是完善科研经费内控管理的基本要求，也是推进科研项目（课题）顺利实施的有力保障。

参考文献：

［1］关于改进和加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见（国发〔2014〕11号）［S］.2014.

［2］科技部财政部有关负责人就《关于改进和加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》答记者问［S］.2014.

［3］国家科技计划项目（课题）预算管理问答［S］.2012.

［4］关于进一步加强国家科技计划项目（课题）承担单位法人责任的若干意见（国科发计〔2012〕86号）［S］.2012.

［5］上海市科研计划专项经费管理办法（沪财教〔2015〕95号）［S］.2015.

［6］上海市科研计划项目（课题）财务验收管理暂行办法（沪科合〔2014〕25号）［S］.2014.

（作者单位：上海科技开发实业有限公司）