住房公积金档案的特点及管理措施

李竹滢

摘 要：住房公积金业务档案是缴存单位和职工住房公积金账户设立缴存、提取、使用、变更、注销等活动中形成的，具有参考利用价值的原始记录。住房公积金业务档案在档案类别中属于专门档案范畴，其档案来源具有广泛、内容丰富、保存长期、随时整理、开发利用等诸多特点。

关键词：住房公积金；业务档案； 特点； 对策

住房公积金制度从无到有，从小到大，经历了资金量和业务量的飞速发展。住房公积金档案作为记载其发展历程的原始记录，体现出越发重要的历史作用。住房公积金档案的管理规范与否直接关系到业务的发展和资金的安全。作为住房公积金档案的管理者，要学会分析其特点，不断加强档案管理工作，促进住房公积金事业的发展和进步。

一、住房公积金档案的特点

住房公积金档案是住房公积金管理机构在办理归集、提取、贷款等业务过程中形成的，具有参考利用价值的原始记录。随着住房公积金业务的发展、延伸和完善，其内容更加丰富，数量不断增长。它具有如下几个特点：

（一）档案形成者众多

住房公积金的管理机构、经办部门、缴存单位和缴存职工，都是住房公积金档案的形成者。住房公积金的管理机构包括住房公积金管理中心、分中心、管理部和派出机构，经办部门包括委托银行、公证处和担保公司等。住房公积金的缴存单位和职工则为办理贷款、提取、归集等业务的单位和个人。

（二）种类和内容丰富

住房公积金档案目前主要有归集、提取、贷款三大类，每类业务档案之下具体还有很多层次的细分。如贷款档案包括楼盘档案、贷款档案和抵押档案三类，其中的贷款档案又分为新房贷款档案、二手房贷款档案、组合贷款档案及以贷还贷档案等类型。因业务类型的不同，其内容有很大不同，具有种类和内容丰富的特点。

（三）留存材料基本相同

住房公积金的业务档案，是缴存单位或职工提供的与业务办理相关的各种材料，经住房公积金管理机构审批合格后留存的纸质或数字载体资料。因住房公积金的政策具有相对的稳定性，同一业务的留存材料和审批材料基本相同。

（四）保存期限长且存在变化

住房公积金档案的保存期限全部在15年以上，其中贷款档案的保存期限更长。一个借款人的档案，从贷前审查、贷款审批、签订合同、发放到全部还清，需要最长三十年的时间，期间还会遇到贷款变更或提前结清的情况，其档案保存的期限很长且存在变化。

（五）整理立卷具有时效性

住房公积金档案是前台窗口留存的业务资料，因每个业务办理环节紧密相连，环环相扣，每种业务的办理数量又具有不确定性，必须随时进行整理、立卷、复核，材料不能积压，以免影响下一步的业务工作。因此，其档案整理具有时效性。

（六）查阅和使用具有针对性

住房公积金的业务档案，因其职能性质，一般为上级监管部门和本单位业务部门查阅和使用，同时也为缴存职工本人提供档案查阅服务。住房公积金档案有严格的保密制度，除上述使用者之外的任何单位和个人均不得随意查阅档案。

二、加强住房公积金档案管理

住房公积金档案管理起步较晚却发展迅速，特别是近年来，随着住房公积金制度的日趋完善和住房公积金资金量、业务量的快速增长，其档案数量呈现出飞速增加的趋势。如何建立安全、规范、高效的住房公积金档案管理体系，逐步实现档案管理的规范化、科学化和系统化，成为住房公积金事业发展的一个重要课题。

首先，要加强制度建设。结合《档案法》及《住房公积金管理条例》的有关规定制定住房公积金档案管理实施细则，使档案的整理、分类、归档、立卷、保管、借阅和利用等管理明细化、规范化和制度化，建立健全档案管理人员的岗位责任制和档案保密制度，档案管理做到有章可循，保证档案管理工作安全有效地开展，确保档案的准确、完整和安全。

其次，要加强对管理人员的业务培训。由于人员编制的限制，住房公积金的档案管理缺乏专业的工作人员，多数单位都是兼职管理，达不到档案管理专业、系统、高效的目标。面对这种实际情况，一要加强档案管理人员专业知识的培训，积极学习《档案法》以及近年来档案管理的新理论、新方法、新观念，增强档案管理知识，提高档案管理水平；二要加强住房公积金各项业务的学习，提高住房公积金档案管理的业务水平和工作技能。

第三，要加强档案的信息化建设。数字化是档案管理的未来趋势。一方面，对纸质档案进行扫描，实现文书档案向电子档案转换，有利于保管和查询。另外，充分利用现有的住房公积金管理系统，把档案管理工作前移，在住房公积金业务前台把归集、提取、贷款的原始档案扫描入电脑，避免重复输入信息，对档案资料可以实现快速、高效的管理。

三、结束语

住房公积金是老百姓的血汗钱，“取之于民，用之于民”是住房公积金事业的根本宗旨。加强住房公积金的档案管理，是住房公积金规范管理的需要，更是防范和化解住房公积金风险的需要。住房公积金的档案管理不是单纯的档案模式管理，更是具有现实意义的、可操作的、可利用的动态管理，在加强档案管理的同时，一定要遵循住房公积金档案的特点，使其档案管理向更高的层次迈进。

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