电子政务环境下档案工作发展策略

宋媛

[摘要]电子政务建设虽然不是一个全新的事物，但毕竟没有一套完整的经验可以借鉴，随着电子政务建设和电子文件大量产生，档案馆可能有必要在立足本职工作的基础上，尽一切可能开创档案工作新领域、新局面。

[关键词]电子政务环境；档案；工作发展

1.明确职责，主动服务

已经实施电子政务的地方，档案馆有责任为当地电子政务服务，有责任完整地收集电子文件，即使是在没有一套完整的管理方法和技术条件保证的情况下，也要以暂行办法收集电子文件。国家档案局已经以文件形式发布了电子文件管理的暂行办法，国家档案局职能部门也制订了CAD电子文件光盘归档及档案管理办法国家标准，电子文件归档与管理规范国家标准，电子文件著录规则也已经完成了起草工作，另外，国家档案局也正在积极参与有关保管真实性电子文件国际研究项目。

2.统一规划，分步实施

按照中共中央办公厅关于加强党委办公厅系统信息化建设文件精神，各地档案部门应尽可能将档案馆（室）纳入当地电子政务建设总体规划。档案馆纳入电子政务系统总体现划方案，有利于和党委、政府机关文件生成、保管部门和档案馆平滑连接，使电子文件顺利归档，形成电子档案，也有利于安全地提供信息服务。

3.协调工作，理顺关系

积极协调党委、政府档案工作部门与档案馆的工作关系。积极主动地与党委、政府机关协调工作关系，共同研究解决电子文件在生成、流转阶段，如何保证电子文件方便、真实、完整归档，并且有利于长期保管，有效地提供利用问题。如果能够由此明确档案馆在电子政府中的工作职责与工作位置，持可以为档案馆创造一个全新的工作局面，也可以为数字档案馆建设提供一个坚实的基础。

4.更新观念，改革发展

与电子政务建设同步进行改革，为社会公众服务。电子政务建设不仅是政务的电子化，重要的还有促使政府职能的转革，其中重要的一点是为社会公众服务，档案馆同样也要随同政务改革进行职能改革。改革首先是观念的更新，改变先前的工作观念和思想观念，改变档案馆在社会公众心目中的形象，研究档案馆如何为社会公众服务，是目前档案馆的一项重要工作，例如，如何为民营企业提供档案管理服务，如何为社会公众服务并保障公民的隐私权。广泛地为社会服务，不仅是档案馆社会形象的变化，也可能是社会地位的变化，而社会的需求是一个事业或事物生存、发展最重要的因素，政务、党务工作进行改革.档案馆的工作也必然会随之改革，只有被动与主动的差别。

5.脚踏实地，夯实基础

为政务工作和社会公众服务是一项艰巨的工作，广泛收集社会档案信息，本身就十分繁重、繁琐。同时，一个优质的服务还需要对收集的档案信息进行加工处理，如同石油只能作为一种能源资源，而有效的利用则需要进一步的加工一样，信息资源的深加工是有效利用的先决条件，而不是由用户简单地通过分类和关键词检索利用，即便如此分类、著录已经是非常繁重的工作。另外，档案与图书资料在提供利用方面，一个本质上或原则上的差别是分密级提供利用，由此而来则需要对档案信息进行开放与保密的有效控制，特别是在通过电子技术提供利用时，更为严重和重要。如此种种，都需要一个繁重、繁琐、细致、规范、长期的基础工作支持，例如，电子信息密级与提供利用程序的划分与控制等等。

6.技术更新，改善基础条件

参加并服务于电子政务需要一定的前期工作和物质环境，因而有必要加紧进行信息系统建设和数字化档案馆建设。信息系统建设包括计算机网络系统建设和纸质档案的数字化工作，中央档案馆正在进行纸质档案数字化的标准化、规范化的研究、试点工作。数字档案馆建设则更为复杂，可能包括工作模式、流程、标准、规范，甚至包括责、权、运行机制和经费等问题。服务方式、方法、技术手段和技术设备的应用、研究与实践也是一项重要的基础工作，有效的服务工作可以引起社会的关注与支持。

7.继续教育，加快人才培养

电子政务工作的实施，需要大量的复合型技术人才，任何广义的系统中人才总是第一要素，档案馆有必要尽快引进或培养所需要的技术人员；鉴于全球性的分配制度问题，档案馆保有大量IT技术人员不太现实，况且纯IT技术人员并不能完全胜任档案工作，因此，通过继续教育培养人才，可能是切实可行的方法。引进并保有少量IT技术人才，跟踪IT技术发展，以便在新技术产生后不断地引入档案工作领域。

8.机构调整和经费支持

随着电子政务体系建设的发展，档案馆有可能需要调整内部组织机构，以对应党委、政府有关部门的工作，也可能需要根据档案馆工作内容的重新整合，调整内部组织机构。同时，由于电子档案管理需要电子系统环境支持，而且随着科学技术发展而不断更新，电子政务系统往往会追求新技术的应用，这有可能逼迫档案馆更新设备，理清渠道，取得稳定的经费支持。

9.科研工作为档案馆工作服务

由于电子政务工作是新事物，没有经验可循。因此，有必要依托大专院校、科研单位和档案馆，有计划、分步骤、系统地开展研究工作。特別是针对电子政务工作引发的一系列改革和变化，研究电子文件的完整、真实的收集、整理、研究长期或永久性地保管电子文件，研究安全、有效地提供利用服务等等。总之，进行较为广泛的科学技术研究工作，将有助于科学决策，正确应对电子政务所遇到的具体工作问题，拿出科学合理、切实可行的办法，

参考文献

[1]郝艳秋.电子政务环境下档案信息资源管理的策略[J].黑龙江档案，2012（01）.

[2]张红霞.基于电子政务的档案信息网络建设思考[J].档案管理；2010（06）.

[3]宋恩梅.电子政务环境下政府信息资源管理结构及发展趋势[J].图书情报知识，2010（03）.