采购成本内部控制关键点分析及缺陷防范

[摘要]采购成本管理是企业日常经营管理活动的重点和源头，本文从企业采购成本内部控制的角度，通过对采购成本管理的事前、事中内部控制关键点的分析，找出可能出现的影响采购成本内部控制的缺陷，并针对缺陷提出防范措施，为企业采购成本的事后控制提供有益的参考。

[关键词]采购成本；内部控制；关键点；缺陷防范

1.关于采购成本

企业的采购活动是指将企业所需要的存货从供给者的仓库（或货场）运回企业仓库的物流活动。其成本主要由购买价格、相关税费和采购费用三大块构成，其中购买价格是发票账单上列明的价格，但不包括按照規定可以抵扣的增值税额；相关税费是购买存货的消费税和不能从增值税销项税额中抵扣的进项税；采购费用是指将企业所需要的存货从供给者的仓库（或货场）运回企业仓库的物流活动过程中所发生的运输费、仓储费、包装费、运输途中的合理损耗、入库前的挑选清理费等物流费用。由于企业的采购活动是企业生产经营活动的开始，而采购阶段的成本控制的好坏直接影响企业整体的效益，所以企业采购成本控制就成为企业内部控制的关键所在。

2.采购成本的内部控制方法

企业的内部控制是促进企业实现发展战略的管理活动，而采购成本控制则是保证企业资产安全、提高经营效率和效果的源头。所谓的采购成本的内部控制，是企业根据一定时期预先建立的采购成本管理目标，由采购成本控制责任中心在其职权范围内，于采购成本的发生之前和采购成本的形成过程中，对各种影响采购成本的因素和条件采取的一系列预防和调节措施，以保证采购成本管理目标实现的管理行为。由于采购成本的高低直接影响着企业的经营目标能否实现，这就要求企业建立严格的采购成本内控体系，并对采购成本实现事前、事中和事后的全方位的控制管理。

采购成本的事前控制，是一种预防性控制，作为采购成本的控制者事先应深入实际，对市场的采购价格进行深入的调查研究，预测出发生差错的问题与概率，并设想出预防措施、关键控制点与保护性措施。日常的采购成本管理中常用的事前控制方法有：制定采购采购计划、供应商管理等。

采购成本的事中控制是指在采购成本的实际形成过程中，通过采取一系列行动来执行有关控制目标或标准的过程中。通过现场控制和监督，及时获得实际状况的信息反馈，以供控制者及时发现问题，解决问题，采取措施，预防纠偏。日常的采购成本管理中常用的事中控制方法有：存货采购的甄选、存货验收管理等。

采购成本的事后控制是指在采购实际行动发生以后，通过分析、比较实际成本与控制目标或标准之间的差异，找出差异的原因，并采取相应的措施来防错纠偏的管理活动。日常的采购成本管理中常用的事后控制方法主要有：制定缺陷防范措施。

3.采购成本内部控制关键点及缺陷

企业存货的采购成本的形成过程通常与企业的内部控制相关。采购成本中的购买价格的高低主要取决于供应商的报价及企业的采购计划，而采购费用的高低除了运输费外（运输通常由第三方物流提供，属于委托物流成本，本文暂不分析），主要与存货的验收管理相关。其中供应商的报价及企业的采购计划，属于采购成本管理的事前控制活动；而存货的验收管理则属于采购成本管理的事中控制活动。为了确保采购成本目标的实现，本文主要从采购成本计划管理、供应商管理、存货验收管理三个环节，来分析采购成本管理中的事前、事中的一些关键控制点及可能产生的控制缺陷，为采购成本的事后控制提供参考。

3.1关键控制点一：采购成本计划管理

企业的采购成本计划管理是企业内部管理的关键所在，是指导选择供应商的采购价格的参照标准和规范。由于采购成本计划是在实际的采购活动之前制定的，属于内部控制的事前控制，带有很大的不可确定性。因此在实际工作中，可能因为采购市场的各种不可预测因素的影响，常常也会导致一些采购成本计划管理缺陷的存在，常见的缺陷包括：

（1）采购计划未经审批就被执行，导致采购决策失误；

（2）采购成本计划灵活性不够，因计划的反复审批而延误其有效执行；

（3）市场价格变化趋势预测不准确，造成价格偏高；

（4）计划安排与生产配合不当，造成到货积压或到货不及时。

3.2关键控制点二：供应商管理

供应商管理是一般内部控制容易忽视的环节，事实上供应商的选择与日常管理是采购成本管理的重要一环，属于采购活动发生之前事前控制。因为供应商直接影响着采购存货的买价，而买价是采购成本的主要构成部分，如果忽视采购之前与供应商沟通管理，在实际工作中可能会造成企业的采购成本过高，进而削弱企业产品的市场竞争力。供应商管理常见缺陷包括：

（1）供应商之间进行串标、围标，故意让其中一家中标，抬高存货的购买价格；

（2）供应商数量不足，导致出现独家供应，致使采购存货价高、质次；

（3）供应商信息更新不够及时，导致不合格供应商没有及时被清理。

3.3关键控制点三：验收管理

验收管理是采购成本内部控制的事中控制，也是决定采购成本中的采购费用高低的重要环节，属于企业的第三利润源。为了充分确保验收环节不增加额外的采购费用，企业应当建立严格的采购验收机制，及时发现采购过程中出现的问题。如果没有一套完善的存货验收管理制度，或者验收管理存在缺陷，都会增加企业存货的采购费用。存货验收管理常见缺陷包括：

（1）验收程序执行不严格，导致采购存货的价格与质量不匹配；

（2）未能发现供应商的欺诈行为，造成价高、质次；

（3）与供应商勾结，出现以次充好，损害企业利益；

（4）未完成验收程序而收货甚至付款，导致企业钱货两空。

4.采购成本内部控制缺陷防范的具体措施

采购成本的内部控制缺陷是在日常采购活动中，采购成本管理的事前、事中监督控制过程中存在的缺点或不足，这种缺点或不足如果得到不有效遏制，将会使得采购成本内部控制无法为控制目标的实现提供合理保证。因此，如何发现和完善采购成本的内部控制缺陷，建立采购成本内部控制缺陷的修复机制，就成为所有企业面临的事后控制问题。

4.1采购成本计划管理缺陷的防范

针对采购成本计划管理中存在的缺陷，规避因计划管理缺陷给企业所带来的损失，现制定如下防范控制措施：

（1）在审批程序中，必须由生产部门、计划部门及成本核算部门主管共同审核，只有通过严格审核合格的计划才能执行。同时为了减少计划的审批次数，计划在制订过程中就要充分考慮计划执行过程中的一些不可控因素的变化，并针对可能的突发事件制定合理的对应措施，保证计划执行的可行性。

（2）一般来说计划价格都是按市场的平均价格及供应商的报价来制定的，为了避免临时采购的高成本，企业应尽可能减少非计划性采购发生。

（3）采购计划必须服从生产安排，并配合生产进度来确定合理的采购数量和订货点，这样既可以保证生产的连续供应不缺货，又能控制存货的积压，减少资金的占用，降低储存成本。

4.2供应商管理缺陷防范

针对供应商价格管理中存在的缺陷，规避因供应商价格管理缺陷给企业所带来的损失，现制定如下防范控制措施：

（1）完善供应商的认定程序和认定标准，只有经过认定的供应商才能纳入日常供应商备选范围。为了确保供应商的质量，企业应当建立科学的供应商评估与准入制度。

（2）供应商信息应当定期更新，即使是长期合作的供应商，对其供应价格也应当进行定期的调查比较，确保采购成本的合理性。

（3）为了有效遏制供应商价高质次现象的发生，对同一款货物，企业应当引进多个可供选择的供应商，以便进行比较，形成供应商的价格竞争机制。

（4）选择供应商时要综合进行比较，既要考虑产品本身的价格和质量、也要考虑产品供应的物流成本。

4.3验收管理缺陷防范

针对验收管理中存在的缺陷，规避因验收管理缺陷给企业所带来的损失，现制定如下防范控制措施：

（1）将验收作为付款的前置条件，对于验收不合格的存货要么退货，要么降级降价处理，确保所采购存货的质量。

（2）建立严格的存货验收制度，针对本企业的存货特性来确定合理规范的验收标准和检验方式，并严格执行到位。对有争议的存货，则应该由专门的验收机构或验收人员对采购存货的品种、规格、数量、质量等相关内容进行复验，并出具验收证明；涉及大宗和新、特存货采购的，还应进行专业测试；对特殊商品，要有专业验收标准和规范。

（3）重要验收活动要纳入监控范围进行必要的监督，防止供应商和企业验收管理人员勾结危害企业利益的行为发生。

（4）验收人员有必要的存货验收管理经验和专业知识，企业要定期对验收人员进行培训和考核，减少存货验收差错所造成的损失。

总之，采购成本内部监督控制是防范日常管理活动中出现的缺陷的有效措施。由于采购成本的日常控制活动纷繁复杂，管理的难度大，所以应该抓住采购成本内部控制的关键点，并针对可能出现的缺陷进行重点防范，并提出有效地改进措施，保障采购成本的内部控制的经济性和有效性。

参考文献

[1]财政部会同审计署、保监会、银监会、证监会等五部委，2010年4月15日《关于印发企业内部控制配套指引的通知》（财会[2010]11号）

[2]COSO-内部控制整合框架（中文版2013）

[3]鲍新中.电子工业出版社.物流成本管理与控制，2006

[4]何海军.中国传媒大学出版社.物流成本管理，2011

[5]周俊霞.中国建材工业出版社.基础会计，2012

作者简介

邓传红，女，1968年生，湖北京山人。武汉交通职业学院，副教授。研究方向：物流成本管理。