论技工院校学生创业培训档案管理

吴兰华

摘 要：技工院校学生创业培训档案工作有举足轻重的作用，它是研究、改进、提高技工院校教学工作不可多得的宝贵资料，是技工院校管理中不可缺少的工作环节。本文对学生创业培训档案的收集、整理、鉴别、归档等进行了分析，并对加强学生创业培训档案管理提出了建议。

关键词：技工院校 创业培训 档案管理

技工院校是为社会培养各类技术技能人才的摇篮。在创业征途上，技工院校注重从学生的兴趣、爱好出发，挖掘其潜能，学生们则用自己的智慧、行动，与本科、大专毕业生赛跑，同时在社会大学提升学历，为自己赢得一份满意的工作，改变人们对技工院校学生的固有印象。学生创业培训档案在就业工作从中有举足轻重的作用，它是研究、改进、提高技工院校教学工作不可多得的宝贵资料，是技工院校管理中不可缺少的工作环节。

一、做好技工院校学生创业培训档案工作的意义

从院校角度来看，学生就业培训档案真实记录了教育教学的全过程及其成效，体现了院校的办学水平。如果说学生是院校的“产品”，那么学生就业培训档案就是“产品说明书”，是院校展示校风学风、综合实力乃至办学特色的窗口，记载着长期以来，院校与学生共同为创业做出的努力、在创业过程中的经验和教训，是今后院校改进教学可借鉴的重要依据。真实、丰富、特点鲜明的学生就业培训档案和严格、规范、高效的档案管理，能够为院校赢得良好的社会声誉。

从学生角度来看，就业培训档案是学生未来事业和人生发展道路上的第一份履历，记载着他们努力拼搏的人生轨迹，证明了学生在正式进入社会之前的学习经历、综合能力、实践技能等，是学生人生履历的坚实支撑，具有原始性、唯一性特征。

从社会角度来看，学生就业培训档案是学生步入社会的重要“通行证”。查阅档案是用人单位除面对面考查学生之外的又一种重要的考察方式。无论是何种性质的用人单位，都希望尽量节约成本，以最高的效率选拔出最合适的人才。

二、如何加强学生创业培训档案管理工作

1.建立健全档案管理制度

规范学生创业培训档案管理工作，要建立健全档案管理制度，例如档案收集归档制度、档案鉴别归档制度、档案保管制度、保密制度、档案查阅制度、借阅制度以及档案管理人员岗位管理制度等；把档案管理工作纳入院校年度经营目标；档案收集、保管等要由专人负责，明确其工作职责范围，做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、档案利用有效率高；每年定期对档案管理工作进行对标自查，将档案管理工作与经济考核指标挂钩；充分发挥规章制度的作用，用制度促进档案管理水平的提升。

2.抓好档案管理四个环节，强化档案管理

（1）收集环节，注重“勤”。收集工作是档案管理的第一个环节，是档案管理的基础。学生在创业过程中的计划、方案、文字、图片、录音、录像等，具有极其重要的保存价值。收集工作具有一定的周期性，一般在每学期开学初及学期末时进行。培训计划等资料由院校相关部门掌握，技能鉴定证书等资料由学生本人保存。严格档案管理，就要从收集资料开始把关建档关口。档案管理人员：一要做到主动收集，要主动联系院校相关部门、学生本人，积极收集相关档案，不能坐等档案上门。二要做到随时收集。有些资料不是一次就能收集齐全的，需要随时积累，要随时掌握信息，集中收集，提前通知相关部门及人员，统一报送。收集档案要求做到全面、及时、准确、真实，由于学生创业培训档案具有学年性的特点，档案归档易产生漏档的情况，如果没有及时收集，一旦学生离校，再去找其索要相关档案资料就为时已晚，从而给档案管理工作造成相当大的困难。因此，档案的收集要不分巨细，要悉数保存。这是在收集环节中应注意的问题。

（2）整理环节，注重“细”。收集到的档案材料，先用简易袋子装好保管，按照学生姓名、所选专业分类进行整理，可按材料属性、材料形成的时间排序或内容主次关系分类。整理工作要求档案管理人员要耐心、细致，在大量收集材料的基础上，去粗取精，做到不错失、不残缺。每年九月份定期进行核查，发现缺少材料或材料不符合要求，要逐一登记，集中进行补缺工作。

（3）鉴别环节，注重“准”。鉴别的原则是取之有据、舍之有理，判断材料是否在归档范围，审查归档材料是否齐全、完整、真实、手续完备，去伪存真，去杂存整，去劣存优，确保档案材料的准确性和有序性。对不在归档范围的资料，要果断从材料中剔除，另行造册登记，存入相关档案，或退还相关部门或本人。

（4）归档环节，注重“齐”。归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须经过认真的鉴别，材料要完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位盖章或个人署名，有形成材料的日期。一旦发现材料不符合归档要求，或归档材料不实、不全、有疑问的，应及时落实、认定，补齐后再进行归档。材料必须按照严格的标准和要求进行归档，档案装订必须规范，档案中不得出现多孔乱孔、装订压字、锈钉未取等情况。档案必须有详细的档案材料目录，纸张按标准裁切、裱糊、折叠，使档案整齐如刀切。

3.建立电子档案，创新档案管理模式

（1）电子档案与纸制档案的关系。学生创业培训档案属于长期保管档案，随着时间的推移，学生创业培训档案越积越多，因为存储量大，档案管理人员如果不能对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加工处理，那么档案信息资源将在很大程度上被闲置甚至浪费，因此建立学生创业培训电子档案势在必行。电子档案是纸制档案的补充，与纸制档案相辅相成，建立电子档案是提高档案管理水平的一个重要评价依据。

（2）电子档案具有的独特优势。电子档案更有利于快捷、方便地查找档案资料。电子档案的查全率、查准率远胜于纸制档案，而且还可以快速调用和进行统计分析，有利于院校领导、教师掌握学生们创业培训的情况。特别是数码技术与计算机的应用，对学生创业培训过程中的照片、图片等资料可以有效进行技术处理，有利于影像资料长期保存和准确复制，使档案图文并茂，声像俱全。电子档案资源可重复、多平台的利用，真正实现了档案信息资源的价值和使用价值，它能提供更全面、更高效、更快捷的服务，创造出最佳的社会效益和经济效益。电子档案管理促进了院校档案管理的科学化进程。

（3）电子档案具有的“致命”弱点。在电子档案的使用过程中，档案的安全性问题日益突出。目前，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截重要的数据信息，病毒的入侵可以使电脑瘫痪、信息丢失等，这些对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

（4）加强电子档案的安全性。积极制定电子档案安全风险防范办法，使电子档案的管理水平得以提高，有效规避风险，降低损失。一是做好电子档案备份工作，防患于未然。一旦原文件被损坏，相同的备份文件可取而代之，避免因文件被毁而带来的风险。二是运用“防火墙”技术。“防火墙”是电子档案网络与安全不可缺少的“保护神”，它可以杜绝外来非法访问和内部机要信息非法输出。三是防止病毒入侵。杜绝使用非法软件，不随意从网络上下载软件。在计算机系统中安装正版的杀毒软件，还要不断升级并更新杀毒软件，预防病毒入侵。四是采用身份验证和文档加密手段，只有具有管理权限人员才能进入操作系统，杜绝非法访问者。

4.提高档案管理人员的素质

（1）提高档案管理人员的政治素质。良好的政治素质是对档案管理人员的内在要求。院校必须配置专职档案管理人员，要选择政治可靠、作风正派、责任心强、工作细心的干部从事档案管理工作。档案管理人员要有高度的组织性和纪律性，遵守规章制度，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。

（2）提高档案管理人员的业务技能。一是“走出去”。学校领导要重视档案管理人员的送培工作，派送其参加上级组织的档案管理培训。二是“请进来”。学校要举办档案管理人员的专业培训，邀请档案管理专家来学校为档案管理人員授课。培训内容要因需设计，与实际工作相结合，具有一定的针对性；要把信息化建设作为档案专业培训和继续教育的重点内容，纳入培训课程基础科目；把掌握和应用档案信息技术技能水平作为衡量档案管理人员专业技能的一个重要指标，纳入档案管理人员考核范畴。三是自我学习。档案管理人员要把自学作为提高自身素质的一个重要途径，注重学习过程中的积累与探索，把理论学习与实际工作有机结合起来。同时，注意与同事、兄弟单位的同行之间进行业务交流，通过交流，了解别人的好经验，及时查找自身的不足，不断改进工作。

档案管理工作是一项政策性、专业性、连续性和保密性很强的工作。提高学生创业培训档案管理水平，是树立院校整体形象、谋求持续发展的必然要求。只有档案管理人员不懈努力，院校学生创业培训档案管理工作才能更加科学化、规范化。

参考文献：

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]王德欣.高校学生档案管理的新思路[J].兰台世界， 2005（2）.

[3]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯， 2005（3）.

（作者单位：肇庆市技师学院）