机关档案收集工作的实践与思考

范庆华

摘 要：档案工作是一项印记历史、服务现实、着眼未来的崇高事业。档案收集是档案工作中极为重要的基础性工作，是贯彻落实机关档案集中统一管理原则的首要举措和重点环节，它为档案工作提供现实的管理服务对象，是整个档案工作的起点。因此，必须以科学发展观为指导，切实转变机关档案收集工作理念，忠实维护档案的完整与安全，强化档案管理工作，实现档案有效利用的目标，为档案工作的可持续发展奠定坚实的基础。结合实际工作，对档案收集管理工作现状、问题进行分析，并提出进一步改善机关档案收集管理工作的对策建议。

关键词：档案；收集；重要性；对策

中图分类号：G272 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2016）21-0191-02

一、档案收集工作的重要性

档案收集是机关单位管理的首要环节。档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可乘之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职或跳槽，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致机关机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。档案有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术或机密。占有这些资料就是占有机关的技术或机密。因此，机关单位做好档案资料的收集工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响机关单位的生存与发展。

二、档案收集工作中存在的问题

经过五十多年的全面建设，我国已初步构建起门类齐全、结构合理的档案资源体系。但据笔者了解，有许多单位甚至有些是历年的档案工作先进单位，都没有将本单位应归档的文件材料完整地收集到档案室进行立卷归档，使之处于到处分散状况，若干年以后这些材料便丢失不见了，要利用无处可寻，让各项工作变得被动。收集质量差、收集工作难，仍然是困绕机关档案工作人员的两个难题。具体表现为：一是许多应当归档的文件材料收集不齐全，达不到档案完整率的要求；二是一些应当归档的文件材料不能及时收集归档，直接影响着档案整理工作其他环节的正常运行；三是不少收集归档的文件材料、技术资料不符合要求，使档案收集质量大打折扣。究其原因，主要表现在以下三个方面：

第一，只重视上级发来的文件，而对本单位形成的各种文件材料，如会议记录、统计报表、各类名册、工作制度、与外单位签订的合同、协定、协议书、人民来信来访材料、财务预决算等不重视，不收集归档。从法制的角度讲，这是一种违反《档案法》的行为，必须坚决纠正；从如实反映本机关工作活动面貌的角度看，本机关形成的这些文件材料比上级机关发来的文件更重要，更能反映本机关的职能活动，更应收集齐全。

第二，只重视“红头”文件的正件、印件、转发件的收集归档，不重视同一文件的附件、定稿、被转发件（原件）、电报等收集归档。实际上有许多文件后者比前者更重要，两者应一同收集归档，不得分散保存。

第三，只重视经过收发登记的文件，而忽视未经收发登记的各种文件材料的收归档，如到上级机关开会带回的文件、本单位开会形成的文件、机关内部使用的文件，到基层的调查报告、访问记录、党团组织关系、职工调动介绍信等。只要是属于归档范围的经过收发登记或未经收发登记的文件材料，都应彻底收集，确保归档文件的齐全完整。

三、改善机关档案收集工作的对策

具体而言，档案的收集就是把分散保存在各个机关、部门、个人手中和散存在其他部门的档案，有组织、有计划地分别集中到综合档案室的活动。收集工作的质量，直接影响着其他业务的开展，决定着其他业务工作的优劣。因而，档案的收集工作在整个档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的基础工作环节。为此，我们必须采取必要的措施，保证机关档案的齐全完整。

第一，深化认识，强化领导，增强档案工作的责任心和使命感。各级机关要加强对档案管理工作的领导，按照相关规定要求专门成立机关档案管理工作领导小组，选拔讲政治、责任心强、素质高的同志担任档案管理工作人员，并根据实际情况对机关档案管理工作系统进行核查，发现问题及时处理，不断提高档案管理工作水平。

第二，利用现代技术，实行信息化管理，促进档案收集整理工作规范有序。加大档案工作信息化建设力度，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，实现机关档案网络化管理。利用计算机管理以减少档案的有效空间，方便简单保存信息，同时增加档案保密度。力争实现机关档案管理的自动化、网络化、现代化。更好地对信息资料进行妥善整理及保存；对收集的每份材料逐件进行审查，不合格的当即退回，整理合格后归档，保证每份档案的归档材料的质量。同时，建立规范的规章制度，确保档案技术安全，不得擅自转移、分散和销毁档案。按照《档案法》要求，自觉接受档案部门的业务指导与监督，严格遵守保密制度，在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源，查阅、借阅档案严格按照制度进行，确保档案在政治上的安全。

第三，提高档案管理人员素质。要加强宣传培训，增强管理人员的业务能力和档案意识。造成材料不齐全完整的一个重要原因就是机关少数档案人员业务不精，面对一部分文件资料不确定是否整理归档、集中保管，意识淡薄，弃之不用。而作为新时期的档案管理人员，不仅要懂得档案管理的相关知识，还要学会现代化网络的使用。通过形式多样、内容丰富的培训，提高档案管理人员的综合素质。

各级档案行政管理部门要采取有效措施，加大档案工作人员培训力度，提高档案管理工作效率。一是举办业务培训班。讲授档案工作的基本知识，提高档案管理人员业务素质；大力推广计算机技术，科学利用信息化手段，充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，开发运用计算机档案检索方法和存储模式。二是建立严格的管理制度。从技术和管理层面确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，采用“双轨制”整理方法，将归档纸质文件与归档电子文件编为一致的档号和著录信息，方便查阅和管理，并做好数据备份工作。三是严格执法检查。深入机关各单位，现场检查指导。把执法的时机变成主动服务的过程，帮助机关单位制定规范的档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，现场为各单位档案工作人员培训上课，促进机关单位档案工作步入标准化、规范化、科学化轨道。

档案是人类社会的原始记录。它在人们的现实生活中具有重要的凭证参考作用，对于维护人类社会的历史真实面貌具有重要意义。同时，档案是开展档案管理的物质基础，是档案信息资源开发的必要条件。有了档案，档案室的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用才具备物质对象；离开档案，档案工作就是“无米之炊”，平时收集机关档案的关键，是要充分发挥主观能动性，善于多想办法，才能做出成效。可以采取这样一些具体办法：一是抓住各种检查、内部机构调整、人员调动等机会，帮助机关领导和有关部门，对文件材料进行全面清理，发现和收集散失在个人手中的应当归档的文件材料。二是主动上门，收集整理机关领导人和有关人员外出开会或执行任务带回的文件材料。三是掌握各阶段中心工作，及时收集整理阶段性活动形成的完整文件材料。如全局性改革工作，及时收集整理相关实施方案、配套细则、措施，以及工作路径图及时间节点、活动图片等宝贵资料。四是为了使应归档的文件收集得完整，要严格把好登记关（建立收发文登记簿）、打印关、印章关、传阅关和借阅关。

机关档案收集工作办法很多，并不仅仅局限于上述几种，广大档案工作者要勇于创新，开拓思路，在工作中不断探索总结出更多更好更有效的办法，为档案事业的健康发展做出积极贡献。

[责任编辑 李晓群]