保密问题在档案保管程序中的重要意义及对策探析

纪宝辉

【摘要】随着社会经济的发展，档案事业也在缓慢发展中，档案是用语言文字，图片影像声音等记录事情的发展过程以及变化规律，档案的服务范围也渗透到各个领域，随着档案事业的发展，加强档案管理，如何保护档案中的秘密是档案工作者需要重视的问题，本篇文章从档案利用和档案监督的角度出发，浅析档案利用过程中的保密工作。

【关键词】档案；保密；利用和监督

档案在社会主义政治、经济发展过程中的作用不可或缺。人类有文字记载的历史就是档案发展的历史，其融合了政治，经济、文化等人类社会元素与一身，其独有的记录功能也使它成为了人类社会发展的缩影。对档案的管保工作中，一项重要的内容就是做好保密工作，这是确保档案在使用过程中安全、完整的前提。档案保密工作在档案工作中的重要性要得到充分重视，加强对档案工作的保密工作，对于档案管理人员做好保密工作具有一定帮助，本篇文章主要探讨了档案保管过程中的保密问题所涉及到的相关问题，在对档案管保方面提出一些建议认识。

一、切实做好档案保管过程中的保密工作

1、档案库房管理中的保密工作。档案具有现实价值，档案是一种记录，记载社会的发展过程，人们根据档案中记载的内容，归纳历史的发展规律，总结经验。档案是社会财富，是国家历史文化的积累，我们一定要正确保管好档案，保存档案的完整性，使档案发挥更大的价值，而最合适保管档案的场所就是档案库房，档案库房是根据档案的而建设起来的，具有保存价值，也是按照机关单位的档案管理实际要求而设立的，具有现实作用。在保管档案的时候，首先，一定要清楚档案的内容、价值、和保存期限，我国现在存在的一些档案馆并不符合国家档案馆的标准，部分单位在保管档案的时候，随意的把档案库房设立在单位楼内，办公楼里的最底层就不应该设立档案馆，底层气候潮湿不利于保护档案；其次，还要注意档案库房合理规划，要与阅览室、办公室等非存放档案的地方分开，档案馆的建设要符合国家相关法律规定；然后，要设立防盗系统和报警机制，以防止档案被盗；最后，档案库房管理者制度要严格，各个岗位的管理人员要有一定的经验和相关知识，最好是经过具体的培训，在培训合格后才能上岗，档案管理人员更要清楚自己的工作性质以及工作的重要性，工作态度要严肃，管理档案库房的时候要科学合理，做好档案保密工作，维护档案的安全。

2、正确区分档案保密期限和档案保管期限。根据国家相关规定，档案保密和档案保管是两个不同的概念，在档案工作中，经常会遇到保管期限和保密期限相矛盾的情况，在两者相矛盾的情况下要明确区分档案保密期限和档案管理期限的原则，保密期限和保管期限的原则不同。保管期限的原则是区别档案内容的作用，档案内容是具有现实作用还是历史作用，档案是记载历史的发展进程，是国家的文化财富，具有历史作用，档案保存工作也是是本单位的实际需要，具有现实意义，因此，要根据档案的内容确定档案的保存价值和保管期限。档案保密原则是国家秘密的重点，国家秘密在确定的期限内，是受国家法律保护，是具有法律效力的，国家有关规定，档案馆要按照相关规定来制定，有相应的保护技术以及保密标准，但是，在我国，在当前环境下，我国现有的法律法规有时限，产生的法律效力也有限，因此，我国会遇到档案保密日期和档案馆建设不符合的情况，所以，针对这种情况，同时具备档案文件保管与文件保密期的资质的相关单位，要对档案馆規划设计。

3、绝密档案的保管与分类。档案要有分类，根据档案的保密程度可以分为，不重要，中等重要，重要。绝密档案是党和国家的秘密，是国家的核心档案，关系到整个国家的利益，影响着国家的经济发展，甚至影响着国家的政治军事行动，因此，对于绝密文件要慎重管理。1、高素质人员。绝密档案是特殊的档案，涉及范围广，内容机密，因此，保管绝密档案的工作人员要有很高的职业道德素质，要有很强的责任心，工作态度认真，工作作风严谨。2、确保档案安全。绝密档案关系到国家的政治、经济、军事活动，因此，要保证绝密档案的安全，绝密档案要和一般档案分开保管，在保管绝密档案时要设立保险柜，保险锁，防盗设备等，在外在条件上确保绝密档案安全。3、做好日常管理。绝密档案在查阅、移出、销毁等程序中，要严格按照有关规定，要由具体的制定人审核签字后才能进行相关的办理工作，在没有批准的情况下任何人不得擅自查阅，确保绝密档案的安全。

二、加强档案保密管理

档案的保管是为了利用，保管而不利用会使保护失去意义，也使档案失去价值，保管为了档案利用提供了人力物力，利用保管的目的和延伸，加强利用保密监督工作为档案保管提供了便捷的途径，更好的维护了保密的目的。如何做好利用保密监督工作要有以下几个措施：1、档案规章制度建设。档案利用规章制度一般与偶阅览制度、外界制度、复制制度，档案管理人员应根据实际情况，对不同的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的手续。2、管理人员的队伍建设。从事档案工作的管理人员，不仅是利用档案的直接贯彻者，更是对档案的安全负有责任，要提高档案管理人员的素质。

三、充分做好档案保密监督

档案在借阅利用中，管理人员要根据不同的利用对象的不同目的，善于推测其心理和思想动机，加强重点监护。对于某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷、撕或管理、涂改档案；对一些平时养成看书划线、翻书沾口水、折叠书等不良习惯的利用者，要及时提醒，建立法制的新秩序。对于涉密档案的变化调整。

四、总结

综上所述，档案工作是利国利民的一个重要工作，也是一项繁琐的工作，保密是档案工作的重头戏，做好保管和利用监督工作，也是为了更好保密，档案保管，利用监督和保密工作相辅相成的，档案管理人员必须以认真严谨的态度，做好每一项工作，为档案事业发展贡献自己的一份力量。

参考文献

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[2]葛成霞.刍议档案管理中的保密问题与优化对策[J].办公室业务，2013年01期.

[3]梁娇.档案管理中的保密问题[J].才智，2013年07期.