高校档案管理现状及其优化策略

王林娜 刘静一

摘要：本文基于对高校档案管理现状的认识，分析其存在的问题，探索富有针对性的优化策略，从而创新档案管理模式，切实提高档案管理质量，充分发挥档案在高校各项事业发展中的保障和促进作用。

关键词：高校档案管理；现状与问题；优化策略

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）39-0071-02

长期以来，我国各高校都把档案管理作为一项管理性工作、服务性工作和政治性工作，档案管理水平也自然成为衡量高校总体管理水平的重要指标之一。在高等教育快速发展，信息技术日新月异的大环境下，高校档案管理工作面临着重要的机遇和挑战。高校档案管理工作者应全面认识档案管理现状，关注存在的问题，以满足高校教学、科研和管理需要为出发点，积极探索行之有效的档案管理优化策略。

一、高校档案管理现状

从本质上讲，高校档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者。经过多年的努力，大多数高校都积累了包括教学档案、科研档案、学籍档案、人事档案及财务档案和基建档案在内的类别齐全、内涵丰富的档案资料，这些资料客观地反映了学校在不同历史时期的工作和活动情况，体现了学校的办学宗旨、办学理念和办学特色。为了有效管理和利用档案资源，各高校都在档案资料征集、档案馆（室）建设、档案管理人员配置等方面做出了很大的努力，使得高校档案管理有了明显的进步和发展。然而，由于种种原因，高校档案管理还存在着诸多不容忽视的问题，这必然在一定程度上阻碍了高校档案资源的开发与利用，影响了高校科学发展和整体实力的提升。

1.档案意识淡薄，对档案管理的重要性认识不足。《高等学校档案管理办法》从一个侧面规定了高校档案馆（室）在收集、整理、保管和提供利用高校教学、科研、管理等方面成果资料的功能，确定了高校档案馆（室）在高校整体构架中的价值和地位。然而，由于传统管理意识和信息思维的影响，部分高校决策层档案意识淡薄，对档案管理的重要性认识不足，片面地认为高校可保存的成果资料有限，管理起来很容易，相应地忽视了档案管理科学体系和顺畅机制的建立，弱化了高校档案的内容价值和服务利用价值。

2.档案管理制度不健全，档案管理工作不规范。规章制度是管理的基础，任何管理与规章制度都是密不可分的。然而，目前很多高校缺乏档案建设的系统规划和完备的档案管理制度，导致档案管理工作在统一标准和操作规范方面疏漏频出。主要表现在：档案管理体制存在缺陷，档案馆（室）与各学院和系的业务对接不畅；教职工对档案资料的保存要求不明确，在文件创制、签发等环节用纸、用墨、用笔随意；一些基层单位不了解哪些资料需要作为档案收藏，档案资料归档整理不及时，档案资料收集不齐全。

3.档案管理中重收集保存、轻开发利用的现象突出。一些高校的档案馆（室）将主要精力放在学校各种档案资料的归档、整理、建档、存档等收集保存环节，忽视了开发和利用档案信息资源，特别是与档案信息化管理相适应的电子档案的开发利用。许多档案资料一旦归档便长期处于睡眠状态，客观上形成了“以藏为主，重藏轻用，保守封闭，被动服務”的管理状况。这既与现代档案管理把档案开发利用放在管理突出位置的理念背道而驰，也阻碍了档案馆（室）管理水平的提高、管理效能的发挥和对高校发展的服务价值的体现。

4.档案管理手段相对落后，信息化水平较低。社会已经进入了信息化时代，高校的办学层次和办学水平也得到了显著的提高，但这些变化在档案管理上却没有得到同步的体现。很多高校档案管理人员管理观念陈旧，档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等都处于手工操作的状态，耗时费力。尽管大多数高校都为档案馆（室）配备了计算机、扫描仪、复印机等硬件，但由于受技术、资金、软件支持等多种因素影响，其应有的功能难以得到有效的发挥，严重制约了档案信息的快速传播、流通和利用。

5.档案管理人员素质参差不齐，队伍结构亟待调整。档案管理是一项专业性、技术性很强的工作，档案管理人员的素质决定着档案管理的水平和效能。目前，在很多高校档案管理队伍人员混杂、素质参差不齐，具有较高学历和专业技术能力的专职档案管理人员严重不足。一方面，档案管理被错误地当作技术含量较低的工作，学校往往将一些学历层次较低、素质不高、教学和科研能力较弱的人员安排到档案管理岗位，造成档案管理队伍先天不足；另一方面，高校档案管理人员缺乏必要的业务培训和继续教育，知识结构老化，档案管理的思维理念和专业技能得不到及时更新，难以实施高水平的档案管理，提供高效能的档案服务。

二、优化高校档案管理的有效策略

1.提高思想意识，摆正档案管理在高校管理中的位置。高校要认真学习《高等学校档案管理办法》，充分认识档案资源对学校建设和发展的重要信息支持作用。主要领导要亲自领导和协调档案管理工作，在全校形成重视档案管理、参与档案工作的氛围，紧紧围绕学校中心工作开展档案管理工作。高校档案管理人员要明确自身肩负的责任和使命，投入更大的热情，加大档案管理中的质量把控力度，保证档案信息的完整性与真实性，提高档案服务的意识和水平，以良好的工作成效争取到领导对档案管理工作更多的关注和重视。

2.完善档案管理制度，实现高校档案管理工作的规范化。没有规矩不成方圆，高校档案管理工作能否有序、健康开展，关键是要有一套与新时期档案管理需要相适应的规章制度。首先，要理顺学校各院系、处室与档案馆（室）的业务对接关系，明确各院系、处室在档案制作、收集、移交等方面的权利和义务，保证档案资料的真实全面和归档过程的平稳顺畅。其次，要规范档案资料的生成细则和标准，以制度的形式规定哪些资料需要上交存档，上交存档的资料在用纸、用墨、用笔等方面有哪些要求，提交的电子档案要采用什么格式，需要归档资料的上交时间期限。第三，结合档案管理制度，对档案收集、整理、装订、归档与借阅等程序进行严格的监督，真正形成有章可循、依章执行、违章可究的高校档案管理运行机制。

3.加强高校档案编研工作，做到档案收集保存与开发利用并重。高校档案记载了学校在教学、科研、基建、管理和服务等方面的历史和发展，是回顾既往、厘清事实、总结经验教训不可缺少的宝贵财富。高校档案管理工作者应加强档案编研工作，全面掌握档案资料的征集、归档状态，做到应收尽收，避免遗漏，并对收集的档案资料进行整理、甄别，形成真实、完整的档案体系。在此基础上，开发不同载体档案资源，以目录表、汇总表和网上专属页的形式，公示馆藏资料的名称、要点，帮助和指导档案利用者获取需要的档案信息，更好地发挥高校档案的凭证、依据、借鉴、参考、史料和认知作用。

4.创新档案管理方式，推进高校档案管理信息化建设。档案管理方式是影响档案管理水平的关键性要素。在国家大力提倡全民创新的大背景下，创新档案管理方式至关重要。①要建立档案管理校园局域网，利用先进技术手段挖掘档案资源，收集和整理学校各类档案材料，满足办公自动化的要求。②通过录入、扫描等方式实现馆藏纸质档案向数字档案的转化，将格式不同的数字档案材料转化为统一格式，以利于网络传输和查阅。③建设高校档案数据库，完善档案接收、档案管理、查阅利用等功能模块，促进档案资源的远程检索、调阅和网上共享。④采取数据加密、设置防火墻及建立电子身份认证系统等方式，抵御不法网络侵袭，维护档案网络服务安全。

5.强化队伍建设，提高档案管理人员整体素质。建设一支高素质、懂专业、强技能的档案管理队伍，是提高档案管理效率与管理水平的基础。首先，要通过学习《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关档案管理理论知识和专业技术，提升档案管理人员的思想素质与业务素质。其次，建立档案管理人员的定期培训和继续教育制度，把对先进管理意识和管理技术手段的探索研究作为经常性的馆内业务学习内容。第三，遴选有培养前途的档案管理人员到高校档案专业或上级档案机构进修，带回新的档案管理理念、方式和手段，促使高校档案馆（室）的档案管理跃上一个新台阶。

参考文献：

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[2]陈婷.高校档案管理现状及对策研究[J].中国管理信息化，2015，（06）.

[3]李穗宁.高校档案管理工作现状分析及其对策[J].黑龙江史志，2015，（11）.