关于做好财政档案管理工作的思考

焦娜

摘 要：档案管理工作对我国社会健康发展起着至关重要的作用，而财政档案管理是财政局管理的重要内容之一，其内容可反映出我国或者地区一段时期经济社会发展的状况，高质量、及时、完全的财政档案成为决策者制定相关措施的客观依据。因此，做好财政档案管理工作，不断地更新管理观念，勇敢探索和尝试新的管理手段，对于促进经济社会的全面发展和财政档案管理效率具有深远的影响。而当前我国财政管理档案工作当中存在着管理观念、方式、 人员素质、管理制度等不足之处。本文将认真分析其不足之处， 提出做好财政档案管理工作的相关措施。

关键词：财政档案管理；现代化管理；管理措施

随着信息技术和互联网的不断深入发展，财政档案管理本身也发生着变化。财政档案管理是财政局管理的重要工作，其内容可反映出我国整个或者部分地区一段时期经济社会发展效益，高标准的财政档案成为决策者制定相关措施的客观依据。因此，做好财政档案管理工作，不断地更新管理观念，勇敢探索和尝试新的管理手段，对于促进经济社会的全面发展和财政档案管理效率具有深远的影响。如今，针对信息化档案管理特点，需要对以前手工管理档案的流程进行相对应的调整。运用数字化的现代财政档案管理方式，不断提高财政档案管理方式和手段，加快对财政档案管理人员的素质培养，从而做好现代财政档案管理工作。

一、财政档案目前存在的弊端

1.财政档案管理技术落后。科技的进步促使档案向网络化发展，但是目前一般档案的管理还是采用一台微机一套软件的管理方法，甚至部分的档案还不能信息化管理，仍然使用手工编制，给档案的工作带来不良影响。技术落后的主要原因：一是人力、物力、财力投入少，档案管理系统不先进；二是档案管理人员科学素质低，导致即使引进先进的档案管理软件也不能熟练操作，使之发挥应有的效果。

2.财政档案信息管理制度不完善。财政档案信息的采集、加工、存储、利用需要一个完善的流程进行分工管理，所以一个完善的财政档案管理制度就显得十分必要。

财政档案工作缺乏制度化会导致档案管理的不规范：一是采集不规范。采集过程中，没有明确的采集目标和采集范围，内容达不到要求再加上制度形同虚设，交不交无所谓的态度，使得采集质量不高，档案收集考核不明确；二是加工不规范。财政档案信息的加工包括鉴别、筛选、排序、初步激活和编写五部分组成。而财政档案所涉及的业务档案、会计档案非常多，除档案部门负责接收的档案外，其他业务档案均分散在相应的业务部门，而且业务科室事务繁杂，档案人员的专业素质层次不同，在整理过程中有没有按标准分类鉴别筛选，在立卷过程中有没有按照卷内的文件目录顺序进行排序组卷，在排序后有没有进行开发分析和转换，实现信息活化，卷内目录的编写有没有和实际整理文件一致，卷内资料有没有遗漏，这些也都不能百分百确定。此外，在立卷时间上，有时会积累起来一次立卷，既不符合事毕立卷的要求，又不利于查找。三是存储不规范。财政档案信息的存储工作由归档、登录、编目、编码和排架等环节组成。由于管理疏忽，很多档案在管理过程中，部分信息没有按标准归类，在储存期间部分档案遗失或者损坏，检索查不出档案，使用不方便，更新速度慢的弊端。四是利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。另外还存在信息孤岛和信息过载的现象，有些信息不能被共享，造成档案信息资源的浪费，也是组织肌体不健康的表征；而有些档案信息过于冗杂，被信息困扰。

3.财政档案管理人员素质水平层次不同。档案本身在数字化的冲击下，其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。由于电子文件必须借助计算机编目归档，这对不熟悉电脑操作技术的档案工作者来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟， 容易产生烦躁情绪。 尤其是专业素质低的财政档案工作者来说，是一个极大的挑战。人员的素质决定了财政档案管理的各个环节，甚至最终会影响到决策者的判断。

二、做好财政档案管理工作的要点

1.财政档案管理技术现代化

升级档案管理基础设施（如计算机硬件、 软件、 互联网与局域网等）并采用相应的现代化技术对财政档案进行管理是财政档案管理实现现代化首要内容。

财政档案管理技术现代化要求在档案工作过程中引进先进的科技设备和专业科技维护人员。一是计算机系统的智能化设计。财政档案管理人员将相关资料输入计算机中，通过计算机的智能化系统进行资料整理，如可通过计算机自动化实现档案分类和编制目录，并且可通过计算机软件平台对馆藏档案进行检索和跟踪管理 。二是网络技术的引入。通过建立网络服务器 ，使人们随时随地通过互联网完成对对档案的查询，方便人们对档案的利用；通过网络技术建立的财政档案信息网站，实现各部门之间的档案共享，节约档案信息利用的时间成本；利用网络技术增加档案的保密性。根据档案的密级程度分别采取不同的加密技术，以此保障档案信息的安全性 。计算机的运用不仅增强数据的真实有效性， 还能够节约人力资源。

2.健全财政档案管理监督体制。没有监督体系，就无法保证制度的正常规范运行。所以做好财政档案管理工作，必须要健全财政档案管理监督体制。

建立健全财政档案管理监督体制：首先，要建立一个高素质的财政档案管理监督者队伍。监察人员需要不仅具备优秀的科学文化素质，而且具有良好的精神文明素质。这样，监察人员内部才能防止腐败的发生，使体制可以行之有效。其次，要对财政档案信息进行监督。不仅要从财政档案信息的源头实行监管，而且在加工、整理、储存、利用等方面都要监督，防止信息被涂改、篡改、遗漏、编造，以确保信息的完整性和真实性，避免出现数据无效的情况。再次，要对财政档案管理人员进行监督。 一要监督财政档案管理人员的执业行为，确保财政档案管理工作的稳定性和全局性；二要监管财政档案管理人员所设计的工作方案，要有可行性与有效性。最后，监管人员还要结合财政档案信息，编制相应的网络监管内容，通过多维度监管，提高财政档案管理质量。

3.加快高素质的财政档案管理者队伍建设。档案管理人员科学素质低，直接影响到财政档案信息的采集、加工、存储、利用，所以要求财政档案管理者必须同时具备优秀的科学文化素质和良好的思想道德素质，使财政档案管理工作能够准确及时高效的完成。

4.提高领导对财政档案管理工作的重视程度

提高领导对财政档案管理工作的重视程度，首先要增强领导的档案意识。财政档案管理工作者要经常向领导宣传档案工作、勤向领导汇报档案工作情况、做好档案服务工作为领导提供档案利用信息，使领导逐步重视财政档案管理工作，以便更好的开展财政档案管理工作。

三、结语

财政档案管理的现代化，对于促进经济社会的全面发展和财政档案管理效率具有深远的影响。做好财政档案管理工作离不开管理技术现代化，健全财政档案管理监督体制，加快高素质的财政档案管理者队伍建设这几项措施，当然领导对财政档案管理工作的重视程度，一定程度对做好财政档案管理工作起决定性作用。

参考文献：

[1]周三多.管理学（第四版），高等教育出版社.

[2]王艳萍.浅议财政档案的现代化管理[J]. 黑河市财政局 .