论传统档案信息资源开发手段的限制

摘 要：传统的档案信息资源开发手段主要体现在编纂研究及提供利用两方面，但在电子时代，它们都不同程度上的影响了档案信息资源开发的进程。原有的编研及提供利用的理念及手段都有待提升改进，只有认识到了原有的不足，才能吸取其中精华，更好地做好档案信息资源开发工作。

关键词：档案；信息资源开发；限制

随着电子文件的广泛使用和信息公开思想为社会所认可接受，档案馆作为一个贮藏有大量信息的科学文化机构，就面临着如何使所藏档案转化为可提供给人们利用的档案信息，更好地服务群众。笔者认为做好传统档案信息资源的开发，不仅仅是采用新的技术辅助实现的问题，更多的应该是从原有的传统的档案信息资源开发的诸多手段中吸收有益精华，在充分利用原有手段的同时做好档案信息资源开发。

在我国，纸质档案仍是目前档案馆藏的主体，同时也形成了以纸质档案为主的信息资源开发手段体系，主要包括检索编目、编纂研究及提供利用等，毋庸置疑，在这种体系下，我国传统的信息资源开发取得了诸多成就。但随着电子技术的广泛应用和普及，电子文件在档案大家族中的地位越来越重要，传统的信息资源开发手段的诸多弊端也开始暴露出来，开始影响档案信息资源开发的进程和质量。但这些问题并没有完全引起相关部门的重视，甚至仍有人认为“开发档案资源不过是档案部门应付形势的权宜之计，是档案工作之外的附加物[1]”。鉴于这种消极错误的认识，我们更应该明确传统信息资源开发手段的不足，以为今后档案信息资源建设提供帮助。笔者拟从以下两方面予以论述：

1 在档案编纂研究方面

档案编研成果是传统档案机构向社会提供服务、扩大档案的社会影响的重要依据，因而档案编研也是档案信息资源开发的重要一环。而传统档案编研因为各档案部门相对封闭，各自在一个相对狭隘的空间，以自己部门的人马为主力，对本馆所收藏的档案进行编纂研究，加之我国档案部门的编研队伍建设参差不齐，文化素质比较低，编研成果一般以汇编档案材料为主，研究不能深入，且视角比较单一，影响比较大的成果少之又少。在今天社会呼吁信息资源开放，及民生档案建设的大背景下，很显然，传统的档案信息资源编研就很难满足人们的需求。

（1）传统的档案编研理论有待提升

档案编研作为档案馆等档案保藏机构对外提供利用的一个重要视窗，不能仅仅将其视为衡量机构业务水平的一个指标，或有利保管档案原件的一个途径，而应该把提供利用放在第一位。如何编纂出能为社会认可、为社会所需的档案编纂成果，提高档案编研的整体水平和质量，而应该拒绝为了完成指标而编研，为了编研而编研这样的盲目性、跟风型编研。而今已进入档案信息管理和档案信息服务的新阶段，档案编研理论要有新的发展，新的思路，对编研工作要有新的认识，必须引起足够的重视，无论是档案学理论的研究，还是档案工作的实践，都必须把注意力转移到档案信息资源的大力开发上，为整个社会更广泛地利用档案的服务上来。这是档案工作的根本宗旨在新时期的集中体现，也是档案学理论发展的现实基础。然而目前人们在开发档案信息资源和搞档案利用工作时，对有效服务于政治、经济、文化建设，体现高层次信息资源开发的编研工作，没有放到应有的突出位置上。这种情况根本不适应信息时代的客观要求，这里既有理论方面的问题，更有认识上的不足。现实需求理论、理论推进实践。因此，编研工作的理论应在指导业务的基础上，展示更新更高的研究成果，应充满活力体现档案事业发展的编研工作占有更为显著的位置。

目前，尽管编研业务有所发展，但从某些地区实际情况看，还远远不能满足社会发展的需要。诸如编研选题立意选题不新，远离民生、经济等热点，研究少汇编多，编研成果开发缓慢，周期长等，“以‘自编自看居多，少有符合社会需求的精品[3]”。这都暴露出传统档案信息资源建设中，在编研这一环节上的种种不足，而缺乏新理论、新认识的指导，无疑是最紧迫、重要的一个。人们都认识到了编研是档案馆与外界联系的窗户，可谁也不知道如何把这扇窗户打扮的精美些，更吸引大众眼球些。在实际工作中，我们往往更强调馆藏建设、开放服务这些方面，而对编研的理解、认识和重视程度上都存在着诸多欠缺，而编研才是档案保藏机构对外服务的筹码，只有有了良好的编研工作，档案部门才能更好地满足人们的查阅和要求。如果我们只是停留在抓基础建设、忽视编研这样一个误区里面，我们的档案服务工作也只能在一个低水平上徘徊不前，也就很难适应整个社会发展的需求。

（2） 档案编研方式有待改变

传统的档案编研是以馆藏资源为基础，以本馆人马为主力编纂研究的，侧重于档案资料的整理汇编，为史学界和其他学术界提供服务。但由于编研队伍建设参差不齐，对资料准确度、全面性把握不够，因而档案编研一直处在一个单一型、低层次的开发状态，很令人们满意。目前我国区域经济发展喜人，中央先后提出了振兴东北老工业基地、西部大开发、中部崛起，四大板块连动，同时在各个区域内，小区域经济发展态势良好，如辽宁的“七星北斗”城市群建设，河南的中原城市群建设，长江三角洲、珠三角建设等，区域协调力度加大，因而档案编研再局限于某一个档案馆内，就显的闭门造车了。我们应该包括区域范围内全部档案馆（室）的馆（室）藏，走出档案馆，面向整个社会各个领域，依靠馆（室）网络，实现广泛的馆际交流合作，既包括档案馆之间，也包括档案馆与图书馆、博物馆等其他文献保藏机构间的交流合作，丰富编研工作的选题择材，使之编有素材，研有对象。特别是档案室的编研工作应该是档案馆编研工作的补充和延伸，以整体效应来反映地区编研工作的水准。近年来，全国各级档案室在开发档案信息资源上，不仅在编研的总体数量上超过了档案馆，而且还在档案的利用中发挥出整体效应。注重区域档案各机构的编研合作，跳出原有的馆库限制，从而获得更大的社会效益。

2 在档案提供利用方面

提供利用，是档案工作的最终目的，档案馆（室）所保藏的档案及编研成果能够最终为社会利用，档案机构所付出的一切活动才有意义，才能得到社会的认可和尊重。传统档案馆（室）提供档案利用主要通过档案原件、档案复制品和综合档案内容编写书面资料等途径来实现。但由于传统档案思想的浸淫，档案部门在提供档案利用当面也存在着诸多的不足。

传统纸质档案的提供利用手段主要是通過阅览室、外借、制发复制本、展览、制发档案证明、参考咨询等途径，这些手段都受到档案部门过程繁琐的限制，同时多是被动式的提供方式，缺乏主动式的提供利用方式，这样很难让社会知道本馆馆藏特色和资源，也无益于增强社会档案意识，提高档案利用率。与此同时，唯一的主动提供利用方式展览又穷于没有内容主题可展的尴尬境地，时常是一次展览成为经年累月的摆设，各展览之间相隔时间比较漫长，重复展览频率比较大，展览主题缺乏新意，不能达到预期效果。

我们应该向国外档案机构吸取有利经验，以美国为例，他们向用户提供馆藏档案信息，主要通过向社会散发各种参考资料、发行检索工具、发表评论文章、公布档案开放的消息、举办演讲、讨论会、发表档案研究的学术论文、举办档案展览等方式，激发广大用户对档案的兴趣，了解档案的作用和馆藏内容，从而扩大档案的利用范围。同时应该充分分析社会利用需求动态，针对大众所需举办实时的展览，扩大档案机构的社会影响。

参考文献

[1] 黄道家、孔妙农.档案信息资源的开发[J].城建档案，2008（10）.

[2] 陈兆祦、和宝荣、王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005：238.

[3] 吴晶.以人本思想建设档案编研的创新团队[J].机电兵船档案，2007（5）.

作者简介

于玲，中国刑警学院档案室，馆员。