浅析中小企业销售业务内部控制

徐倩莹

摘要：中小企业提供我国一半的税收，销售业务是中小企业的主要收入来源。从2010年4月15日，财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制定的《企业内部控制应用指引第1号——组织架构》等应用指引至今，“内部控制”得到企业和中国政府相关部门的愈加重视。内部控制是提高企业经济效益的需求，对加强企业管理，完善企业规范运营有积极作用。本文论述了笔者对中小企业销售业务内部控制的认识和一些想法，旨在起到抛砖引玉，改进中小企业销售业务内部控制的目的。

关键词：中小企业 内部控制 销售业务

中小企业是国民经济发展的主体，我国工信部副部长毛伟明曾在新闻发布会上公开中小企业的重要性：“在我国，50%的税收、60%的国内生产总值、70%的发明专利、80%的就业岗位，都是由中小企业提供。从数量和规模上看，99%的企业都属于中小企业范畴。”促进中小企业发展的方法有很多，加强内部控制是其中之一。

中国《企业内部控制基本规范》把内部控制定义为由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施，旨在实现控制目标的过程。内部控制是企业为实现其经营目标，防止经营错漏和其他非法业务发生而进行的企业实施，它包括一系列的制度、程序和措施。加强企业内部控制，可极大促进企业发展，提高中国经济竞争力。销售业务是中小企业的主要业务，因而，探讨中小企业销售业务内部控制存在的问题就显得非常必要。

一、中小企业销售业务流程和主要风险

销售业务是企业主要业务，企业的生存和发展，离不开销售业务的支撑。中小企业销售业务流程包括：与客户洽谈订单、与客户签订合同、编制销货清单并通知仓库发货、开发票通知客户付款、财务部完成收款记账、完善催收和销货退回。此过程涉及的风险包括：

（一）发出货物不正确或不完整

与客户签订合同后，业务员会根据合同条款要求编制销货清单，通知仓库发货。仓库发出的货物必须与客户要求的品种、数量和规格一致。但在实际业务中，仓库发错货物或者发出货物的品种、数量、规格与合同不符的现象时有发生，所以销售发货存在销货退回的风险。

（二）收入不合理或不正确

当货物售价与市场均价比较过低或过高时，我们需考虑其合理性和正确性。当一笔订单单价过低时，我们需考虑其背后原因是否合理，是因为该笔货物质量存在极大问题还是生产成本下降的幅度较大。销售折让是否合理，销货退回是必须的吗？销售收入是企业主要的资金来源，中小企业必须保证销售手续完备及相关资料完整，预防少记、漏记、错记收入。

（三）款项不能足额及时收回

应收账款是企业因销售商品、提供劳务等日常经营活动而应收未收的款项。中小企业销售业务发生，发票已开出但款项未收回时，贷记“主营业务收入”“应交税费—应交增值税（销项税额）”，款项借记“应收账款”。从会计账目来看，企业收入是增加了，但如果款项迟迟不能收回，则会造成企业大批坏账，导致企业偿债信用和盈利能力得到质疑。因此中小企业要加强对货款催收的管理，防止大量应收账款的积压。

二、中小企业销售环节的弊端和内部控制目标

中小企业销售环节涉及销售部、客户、仓库和财务部，传递的单据包括销售发票、销货清单、支票、进账单、合同等。从销售到完成收款，需经过不同工作岗位，进行不同单据的传递，从而完成会计数据支撑。在此过程中，可预见的弊端有：

（一）因货物数量和质量货不对板而被客户退回

有些货物是很容易在运输途中受到损毁，比如米面，对米面运输而言，温度和湿度是重要的考虑因素，我们必须根据天气预告制订米面运输计划，避免因天气问题引起米面发霉、变质。销货清单信息录入错误，会导致装错货；人工装卸货物没专人指挥，没专用的装卸工具，会导致货物在装卸过程中遭到损坏。

因此，发货环节内部控制目标是制作清晰准确的销货清单，监管仓库正确发出货物，确保货物能安全完整的运送给客户。

（二）销售折让、销货退回不合理

销售折让，是指企业为促进销售数量，而给予的销售价格优惠。销货退回，是指发出货物因数量或质量不符合客户要求，而被客户退回的货物或者在价格上给予的减让。业务员有时会因为私人交情而给予过高的销售折让，一些中小企业甚至回收不合理的已售货物。

销售折让与销货退回在利润表中作为销售收入的减项。销售折让的制订必须符合实情，根据销售业务是否频繁或销售数量是否较多来决定。中小企业对销售折让的审核必须严谨，销售部需查明销货退回的原因，明确责任，预防下次再犯同样的错误。

（三）收款不及时

应收账款是企业因赊销业务而发生的，应收账款的入账时间应与确认收入的入账时间一致。但如果应收款项不能及时收回，企业的呆账、坏账就会增加，造成企业资金回流不顺畅，直接影响企业的盈利能力和偿债能力。应收账款内部管理的目的是做好客户的信用调查和销售款催收工作，保证销售款及时足额收回，资金健康周转。

（四）成本、收入不实

由于某些目的，一些中小企业会通过调节成本、收入，直接调节企业经营利润，造成利润虚增或虚减。常见的情景包括：销售成本结转不实、销售收入与成本不匹配、营业费用不合理、销售费用失控。从此可见，企业应加强预算管理，重视销售单据的传递和保管，防止发生虚开发票、虚记收入、重复记账、成本费用失真的情况。

三、中小企业销售业务的内部控制制度建设

为规范企业销售行为，避免或减少因管理不善而对企业造成的损失，笔者认为可以从以下几阶段加强销售业务内部控制：

（一）拟订合同

企业就不同货物，针对不同信用等级的客户和销售量，给予不同的销售价格。企业应统一定价标准、信用政策和选择合适的收款方式。

业务员根据客户以往交易记录，参照企业定价标准和信用政策草拟销售合同。客户信用等级的确定和信用状况调查需财务部协作。如合同比较重要，还需咨询企业的法律顾问或相关专家，由他们共同参与合同洽谈过程。

合同草拟后，与客户谈判的底线需经企业主管确认。如客户提出赊购要求，业务员应严格遵守销售政策，协同财务部对客户信用状况进行进一步复核。赊购决定需按企业授权，经审批人批准；如赊购业务涉及金额过大，超过定价标准和信用政策，还需提交管理层会议，进行集体审批决议。

合同签订后，财务部应追踪合同完成情况，对客户的信用记录进行动态更新。信用管理人员对老客户的信用记录，每半年更新一次；首次交易后，编制新客户的资信状况记录表。

（二）发货

业务员根据企业、客户双方签订的合同开出发票，同时通知客户付款，编制销货清单通知仓库发货。这个阶段的内部控制制度设计包括：

销货清单必须标注销货发票发票号，保证每次发货均已开票；

仓库发货后需制作出仓单，出仓单需注明销货清单号与相应发票号；

仓库发货后及时把相关单据传递给财务部，由财务部再次核对发货与客户要求是否一致；

如企业货物的运输有特殊要求，仓库必须按照特殊要求完成货物出库、发运和装卸的工作流程，确保货物安全完整到达。

以上内部控制操作可与企业信息化系统结合，根据不同岗位职责设置人员分工权限。销售清单、出仓单根据系统出具的发票自动生成，避免制单错误和传递单据不及时。

（三）收款和销货退回

因为资金的往来核算程序是否严密，直接影响企业的款项收取金额，所以不相容职位不能由同一人担任。比如客户信用管理和销售合同的审核不能是同一人，销售款的确认收取与销售人员、稽查人员不能是同一人，坏账准备的计提审批和坏账的核销审批不能是同一人。

中小企业应规范销售管理，防止以下风险：

销货退回按照授权审批，不能越权或私下授权，防止欺诈舞弊的风险；

加强对应收账款和应收票据的管理，科学准确分析账龄，久未收到的欠款需进入法律诉讼程序；

对通过转账取得的收入，企业应该通过核定账户进行入账，入账及时，不得设账外账或者坐支现金。

（四）结算利润

财务部员工应对企业内部控制有足够的重视，定期参加相关培训，内部控制效果与员工业绩挂钩。审计人员设置独立岗位，企业设立风险识别机制，主动预防错记、漏记风险。

综上所述，中小企业不能忽略潜在风险，而应着眼长远利益、长期发展，明确内部指引，把企业管理与内部控制相结合，提高企业管理效率。

参考文献：

[1]李雙彤.我国中小企业内部控制现状、成因及对策研究[J].管理纵横，2015

[2]梁萍.公司治理原理与内部控制的结合探析[J].管理纵横，2015

[3]刘胜强.企业内部控制[M].清华大学出版社，2014

[4]刘跃玉.中小企业内部控制建设对策研究[J].企业论坛，2015