P6在工程承包类企业管理会计中的应用研究

2016-03-29■/凡莉

财会研究 2016年12期

■/凡莉

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针对当前国内工程承包类企业管理会计的主要症结，本文探讨了利用P6软件强大的数据库以及时间和资源管理、文档管理等功能，提高工程承包类企业的预算管理水平，解决资金筹集及使用时间不平衡、工程进度管理和核算、工程合同的工作界限、责任及工程项目的考核问题。

P6软件应用工程承包企业管理会计

一、引言

在“一带一路”战略的推动下，凭借良好的施工水平和成熟的工程技术，国内企业承包国内外大型基础设施建设的业务量逐渐增加，尤其是大型工程承包类企业正在勾画美好的前景。不过，美好的前景往往遭遇现实的“骨感”：虽然大型工程承包项目投标时预计利润较高，但合同工作范围界定不清晰、工程变更和索赔较多、工程资金筹集、应用管理不善、工期拖延、费用超支、效率低下、权责不清等问题导致盈利状况难以达到预期目标，造成经营性风险大幅上升。

欲解决上述问题，需要使用一定的管理工具来有效界定工作范围、控制建设工程进度，尽力做好成本控制，对工程变更和索赔方面进行良好的管理，从而保证经营利润的实现。其中，人力、机械工时的控制需要精细化管理，材料、设备采购则需要根据进度提前做好招投标工作。此外，工程承包工作范围应在合同约束下开展工作，有效控制投资，并保证建设工程进度。

Primavera公司（2008年被Oracle公司收购）是工程建设行业项目管理解决方案的领导者，2006年底推出的P6进度控制与分析软件，被公认为最强大的企业项目管理软件，其特点大致如下：首先，在项目初始化时就充分调动项目相关人员，清晰界定项目范围，预设了应当在什么时间利用什么资源完成何种任务，并随着工程进展情况形成滚动计划，同时记录实际执行情况，将工程进度、资源投入与目标差异（即赢得值）及时反映，工程相关各方业主、监理和施工方在权限内能动态掌握工程整体情况，其报表数据图标等功能一应俱全；其次，能实现企业资源计划与关键路径管理对各大模块的集合功能，使得一切大型项目管理变得有序、系统化，使项目团队中的每个人都能够查看项目进度并为之做出贡献，令整个企业资源可以集中调配管理，从而有效提高管理水平。

基于P6软件的上述特点，本文试图就P6软件在工程承包类企业管理会计中的实际应用略加探讨。

二、工程承包类企业管理会计现状

（一）工程总预算（预计总成本）编制质量较低

预计总成本是《企业会计准则第15号-建造合同》核算的基础，是对工程承包项目业绩进行考核的依据。项目总预算越来越得到管理部门的重视，但质量较高的工程总预算的数据通常难以取得，究其原因是由于工程成本部门是项目的直接管理部门，对造价把握较为准确，但是项目总预算的需求部门财务部门对工程整体造价不如工程部门熟悉，工程部门采用“工程语言”与财务部门需要“财务语言”无法对接，由于口径及理解不同，财务部门渴求能取得高质量的工程总预算而工程成本部门难以提供相关资料，管理部门与项目执行部门沟通存在障碍，预计总成本在各年份之间非故意的变动较大，最终造成财务核算不准确，对外披露信息不准确。

（二）资金筹集与项目对资金需求时间不匹配

大型工程承包项目持续时间长，通常支付采购及工程进度款对资金需求量较大，但现实是要么资金筹集进度跟不上，要么筹集的资金闲置造成资金冗余，引起内部各部门之间的矛盾，甚至与分包商供应商的外部矛盾。

（三）项目进度管理不善

进度管理是工程承包项目能否盈利的关键，且多数项目会有进度款及延期罚款等方面的约定，若进度不能如期完成，通常会面临巨额的工期罚款及自身成本的增加，不仅造成企业内部的资源浪费，更严重的是影响业主的评价及公司在行业内的声誉，是仅次于质量问题的影响品牌和口碑的重要因素。

（四）作业范围不明确

由于作业范围划分不明，造成互相推诿扯皮或者重复施工，各施工单位之间沟通协调不够可能会影响施工进度，如在同一施工区域管网铺设由不同的施工主体承担，若安排协调出问题就会导致重复挖开路面等，或者某些基础工作如二次作业后施工路面的清理平整及恢复是由哪个施工主体负责不明确等都会导致统一增加工程成本，对责任界定也会有影响。

（五）工程进度核算不准确

财务部门依赖项目部提供的结算单、发票等进行“工程施工-合同成本”项目的核算，据此计算项目的完工百分比，结转收入成本。但往往由于单据提供不及时，发票开具进度与实际施工进度偏差较大，甚至会出现重复和遗漏部分工程费用的现象，对财务数据的准确性造成影响。

（六）业绩考核不科学

由于项目预算不准确，历史数据及经验数据缺乏导致项目业绩考核不合理，无法激发工程部门人员的积极性，也会给工程进度带来较大的影响。

三、P6管理软件针对上述问题的解决之道

（一）利用P6软件保证工程总预算编制的准确性

项目初始化时可以利用Project Manager（PM）模块对计划编制、下达、调整、分析、系统设置和管理；项目管理部门按工程造价“人、材、机”的口径输入，并结合进度管理。财务部门可以从数据库导出按其所需要的口径转化为财务核算要素的数据：材料费、设备费、设计费、间接费用等，且由于原始数据来源相同，不会出现不同部门的数据存在矛盾情况。

由于各个部门的参与，并按自己熟悉的方式初始化数据，数据需求部门又能按需获取口径数据，就能保证获取质量较高的预计总成本资料。

（二）利用P6软件保证资金筹集及使用的适时性

工程预算中设计费、设备、运费、土建及安装费等方面由于有合同和工程量限制，金额估计较为准确，如何保证与资金需要进度匹配则可以使用Time Sheet（TS）模块（企业内部项目执行层人员进度采集模块，包括作业进展、资源消耗与工程量完成情况），在资金筹集和使用的时间方面进行统筹考虑。

设计费：既不能耽误工期，又应当节约资金成本，可以根据TS模块进度计划，合理安排招投标时间，计算工作量并控制相关差旅费及人工费。

工程款：主要是人工费、材料费和机械工时，根据设计成本初始化以后，P6的过滤器功能对各个阶段的资源需求能很直观的显示出来，对投入的人工工时包括各区段各类人员、人数、天数能较为准确的预计，从而实现对人员及大型施工机械较为精准调配使用，也能保证材料的采购和运费能够及时准确供应结算。

由于每项作业进度均已规划好且要求动态更新，项目团队中的每个人都能够查看项目进度且明确自己在未来的任务，推动项目按预计进度执行，以保证在恰当的时间完成恰当的工作，既不耽误工期，又能节约资金成本，合理安排招投标时间，计算工作量并控制相关差旅费及人工费。资金筹集部门根据进度要求及时安排资金筹集工作，保障资金支付部门有条不紊的完成支付工作。

（三）利用P6软件保证项目的进度

P6强大的My Primavera（MP）模块预算及进度条管理，确定里程碑计划，由里程碑计划指导编制二级计划，二级计划指导编制三级计划，对进度、资源进行动态管理，及时更新。会提醒工程进度情况及对整项工程的影响，明确显示有松弛可能的标段及关键节点的影响，并提出可供选择的解决办法，如增加人力或者增加机械台班等。

（四）利用P6软件有效界定项目作业范围

在P6软件中，一般根据审计施工经验和工程施工方法、工期特点、工期要求建立WBS结构，基本原则如下：（1）在各层次上保证项目内容的完整性，不遗漏任何必要的组成部分；（2）一个项目单元只能从属于某一上层单元，不能同时从属于两个上层单元；（3）项目单元应能区分不同的责任者和不同的工作内容，有较高的独立性和整体性；（4）建立WBS时要考虑项目承包方式和合同结构的影响；（5）符合项目目标管理的要求，能方便的应用工期、质量、成本、合同、信息等手段；（6）WBS的层次以4至6层为宜，最低层次的工作单元工期不宜太长。

网络版P6分配给项目相关人员不同的权限，总包、分包及业主均能看到项目进度情况。在发现工程延期的时候能查明责任方，责任界定明确；通过OBS（组织结构分解）与EPS（企业项目结构）、项目、WBS（工作分解结构）的对应实现严谨的责任分解体系，做到事事有人负责，无管理盲区。

（五）利用P6软件准确核算工程进度

P6软件要求项目进度实时更新，工程进度能一目了然且不会与实际脱节，财务可以利用软件提供的数据对项目进度进行财务核算，目前大型企业普遍使用Oracle公司的ERP，Primavera也于2008年被Oracle公司收购，若能与财务的ERP对接，让项目执行部门直接参与项目进度的核算，将更进一步减少项目核算中人工因素的干预，对建造合同核算的准确性有较大帮助，减少人为调节年度报表利润的空间。

（六）利用P6软件辅助业绩考核

P6软件对工程进行的各个环节进行详细的记录，且有预算与实际执行情况的对比资料，能有效的积累行业经验数据，为考核提供有效的工具。

四、P6软件在工程承包企业的使用建议

（一）从被动适应到主动接受，实现全员参与并有效利用

由于国际承包项目业主及其管理代表对项目管理的要求，国内不少工程承包企业不得不使用P6管理软件。实际上，P6管理软件先进管理理念的有效利用能给项目管理带来不少益处，通过项目初始化的要求，让项目的参与人员在项目一开始就对自己的工作及对项目的整体影响有明确的认识，项目开始执行后的分析反馈功能使得人人参与其中，实现自我管理并及时得到反馈，减少沟通成本，充分发挥参与者的主观能动性，促进公司目标达成。

（二）提高与现有管理及财务核算软件的集成化

目前工程项目软件与财务软件未能对接，互相利用数据需要导出后手工利用，在“业财一体化”的发展趋势下，企业不仅需要利用项目管理软件的数据库导出所需要的报表数据，还应当集成项目管理软件及财务核算软件，直接利用项目管理软件输入的相关数据，自动提取有用信息转化为财务记账相关信息，真正实现“业财一体化”。

（三）增加个性化开发力度，为企业高效精细管理作出贡献

企业可以根据自身的管理需求，利用P6软件强大的数据库，在其中增加一些个性化设置，为业绩考核提供依据，为企业高效和精细化管理作出贡献。