全面推进企业内部招标管理的实践

◎北京航天控制仪器研究所 李自梅

全面推进企业内部招标管理的实践

◎北京航天控制仪器研究所 李自梅

企业为了在激烈的市场竞争中生存并保持优势，必须合理有效地控制资金使用，在经营生产的起始环节就要充分利用外部资源降低经营成本，提高经济效益，以全面提高竞争力。实践证明，实施招标管理是降低采购成本的一项重要措施。

北京航天控制仪器研究所承担的航天技术应用产品目前仍处于初期阶段，形成产业经济规模的产品种类较少，核心技术竞争力还不够突出，有时为了拓展市场、获取订单，甚至采取主动降低报价的方式。2006年，研究所在基建工程维修改造等业务领域实施了内部招标管理。2014年初，为进一步强化经营管理监督，研究所将型号科研任务物资采购、生产外协等全部纳入内部招标范围，将招标起点额度由30万元降到5万元，组建了招标管理办公室，并在较短时间内组织完成了制度修订、业务流程优化、理念宣贯和人员培训等。2年多来，在研究所领导的支持推动和各业务部门的密切配合下，通过内部招标，特别是与中标单位的进一步商务谈判，累计节约采购成本近千万元，有效提高了经营利润，降低了资金风险。在此，笔者对研究所近年来组织开展内部招标管理的实践体会进行了总结提炼，以期与同行进行深入交流与探讨。

一、实施内部招标管理的过程

1.明确招标方式和途径

将物资和设备采购、对外协作等纳入招标范围，既要确保各项任务顺利进行，又要妥善解决与以往长期合作供应商的关系。为了平衡各方关系，尽量提前将需要采购的物资和设备技术指标、质量要求、数量以及外协要求等进行梳理分类。对于市场上较为通用、标准化的物资和设备采购、对外协作等，均可以通过招标方式确定供应商；对于具有航天技术产品研制特殊性，或是涉及核心技术、关键技术产品的物资和设备采购，可以选定1～2家备选供应商，并将重点集中到商务谈判。

重复采购的项目可以组织框架协议内部招标。由于单项、小额项目采购对供应商的吸引力不大，采购单位也不容易在价格和服务上获得更多优惠，而框架协议招标不仅简化了重复采购的招标手续，而且通过签署长期合作协议、建立友好合作关系的方式也拉近了供需双方的距离。

整包发标、分包中标的方式适用于一次性采购多种类别、不同规格和技术指标要求的物资及设备等，既简化、规范了招标，又可以从不同供应商分别选购到质优价廉的产品。

2.规范编制招标文件和评标标准

明确采购项目需要、合理提出产品性能和技术指标要求，有利于编制完整、准确的招标文件，合理制定评标标准。内容完整、表述准确的招标文件，不仅可以传递出采购单位的需要，也可以为投标单位设定了统一的报价标准，为专家评标提供依据。后续，谈判人员还可以通过投标文件的对比审核，为商务谈判寻找充分的技术和报价支撑。

3.择优选定供应商

市场调研既是采购单位丰富和了解采购物资与设备、对外协作等有关内容及价格信息的过程，同时也是对供应商资质和能力等进行综合考量、寻找可以有效参与竞标供应商的过程。只有在供应商之间形成真正有效的竞争，破解供应商之间的围标、串标行为，采购单位才有可能以相对公平、合理的价格获得优质的产品和满意的服务。无论通过什么样的方式确定供应商，都要对其产品交付情况、价格、质量保证和售后服务等进行定期化、定量化和常态化的考核，督促其不断进行质量改进、降本增效。

4.做好谈判预案

价格谈判是内部招标过程中的关键环节，也是双方利益博弈、再分配的重要环节。首先，在招标文件约定评标前进行二次报价，中标后进行商讨谈判；其次，采购与谈判人员之间充分的信息沟通和配合、谈判技巧的灵活运用等，均有助于获得预期的谈判效果。采购成本下降、性能指标提高、设备功能增加、付款时间推迟等都是为企业争取经济效益的有效途径。

对于采购单位而言，招投标机制的建立打破了原有的采购模式，但招标管理部门的介入，实现了分权制衡、不相容职务分离等，减少了采购人员的舞弊风险；专家参与评标，也是对投标单位产品质量、报价审核把关的过程。对于供应商而言，投标竞争获得市场订单的方式，不仅使其获得了相对公平公开的竞争平台，也促使其积极采取措施，不断提高产品质量、控制产品价格。招投标机制解决了采购、销售双方信息不对称的问题，促进了交易半径的扩大，通过相对公平公正的交易平台，有助于双方更好地实现各自利益所得。

二、后续工作建议

新形势、新要求下，企业要实现加速发展、跨越升级，必须与外部市场接轨，按照市场机制进行决策，发挥市场在资源配置中的基础性作用。由于采购业务直接关系到企业利润、产品质量、服务能力以及采购战略的制定等，所以要高度重视采购招标，进而提升到战略的层面抓好落实。结合前期开展的内部招标管理实践体会，笔者提出几点后续开展相关工作的建议。

1.深入推广招标制度

要坚定不移地通过竞争方式来选定合作伙伴，这不仅是加速发展、实现跨越升级，开源节流、降本增效的需要，也是有效落实党风廉政建设责任、保护干部职工廉洁从业的需要，更是体现社会和经济责任、维护公平公开市场竞争的需要。

2.全面推进内部招标管理

各单位在经营管理中都有很多采购和协作项目是一致或相近的，各单位之间可以联合组织内部招标，扩大框架协议采购的范围，争取获得更多的利益空间，同时也可避免少数供应商以维护多方价格体系稳定为借口，制约与其中一方的商务谈判。

3.加快信息化手段

近2年，研究所在全面推进内部招标管理的同时，注重收集且整理建立了供应商和采购产品价格数据库，并委托相关软件公司完成了内部招标管理信息化建设的基础工作，同时把经费管理、合同管理等规章制度流程纳入网上审批流程中。内部招标管理信息化建设不仅有助于内部招标实现管理制度化、制度流程化、流程信息化，采购人员也可以实现网上查询，实时获取供应商和物资设备等历史采购数据，提高工作效率。后续，研究所将有针对性地选取几个部门进行试点，待完善后再进一步进行推广。

4.规范内部招标管理

采购招标的目的是为供需双方搭建一个相对公平公正的交易平台，所以应建立健全完善的规章制度，明确规范化、程序化的招标流程，并严格按制度、流程执行。在内部招标过程中，前期市场调研、入围供应商推荐、标书编制、专家抽取、评标定标等都是关键环节，任何一个环节失控都可能影响公开公平地选定中标单位，进而影响价格的确定。因此，要定期组织内部招标管理人员进行自查，组织专门人员对招标重点环节的实施情况进行监督检查，发现问题及时整改，以确保制度流程完善、制度执行到位，最终使内部招标机制能够有效运行并达到预期目的。

5.提升内部招标管理水平

招标管理涉及经营管理工作的方方面面，招标人员接触的合作企业和人员较多，因此要提高招标人员的沟通交流和协调能力，并持续对招标管理人员进行廉洁从业教育，强化廉洁自律意识，同时还要不断提高招标管理人员的调查研究能力、信息收集分析能力、创新能力等，只有全面提高采购招标人员的综合素质能力，才能有效提升内部招标管理工作水平。