新形势下机关文书档案信息化管理探究

郑琳菁

摘 要：机关文书档案是反映行政机构在从事党务、行政事务等活动，国家工作人员可以根据这些记录，管理的各类行政事务活动 ， 比如财务管理、人事调动、业务分配等。机关文书档案的信息化各管理，有助于解决科学决策难题、行政活动强化管理、行政项目研究等各方面的问题，，使国家机关更规范、更高效的运转。在新形势下机关文书档案信息化管理是当前工作的重点，要提高机关档案信息化管理水平，加强工作人员的管理能力，为和谐社会建设提供更优质的服务。

关键词：机关文书；档案；管理

1 机关文书档案信息化管理探究的目的和意义

机关文书档案工作记录有着传承历史，服务现在，造福将来的作用，是社会主义建设事业不可或缺的。为了更好的提高机关工作效率，保证工作质量，切实维护机关真实的历史面貌，借助信息化技术，利用信息技术的优势，来推进机关文书档案信息化管理建设，是一项重要和艰巨的基础性工作。在如今信息化高速发展的条件下，各种计算机硬件、软件的采用，以及各种信息化技术的加入，极大的提高了对文书档案的快速处理能力，各种文件、文档都可以通过网络进行快速传递，有效的改善了文件在传递途中的安全性，完成了传递的及时性。因此，机关文书档案信息化管理有助于国家机关更规范便捷、高速有效的运转，也为国家积累了大量的档案财富，充实了档案馆的实力基础，更好的提高机关文书档案管理水平，为实现和谐社会建设提供更有效、更便捷的服务。

2 机关文书档案信息化管理的现状

1、机关文书档案信息化管理工作需要进一步规范化。随着科技的发展，办公自动化水平也在近一步的提高，文书档案管理水平也得到显著提升。由于信息化办公平台在不断的升级换代，在转换的过程中容易造成一些电子文件难以查询，还可能使一部分的文档、数据丢失，存在着严重的安全隐患。所以，行政文件需要及时梳理，第一时间内按照电子档案的要求转交机关档案室来保管。由于机关的文书档案都在各部门的拟稿人的电脑上，分散性大，将其统一管理有较大的难度，共容易出现数据丢失。随着工作方式升级变化，大量的办公、办事都是在网上进行，这就要求我们工作人员对电子文件的使用、保存、保管能力更加熟练和精湛。

2、机关文书档案管理工作人员的专业素质需要进一步的提高。大量的档案管理部门都具有相对稳定的档案管理工作人员，管理部门对文书档案也实施了规范化，使文书档案的管理工作效率大幅度提高。但有部分文书档案管理人员是办公室人员兼职，接受的专业技能不多，专业素质及文化程度相对来说不高，有的档案部门管理工作人员流动性太大，使得档案管理文件、文档的保存的稳定性也差。还有个别部门的管理工作人员年纪偏大，对于时时更新的办公软件技能不能适应，这些情况都是不能适应机关文书档案信息化管理工作的。

3、机关文书档案信息化管理的投入需要加大。机关文书档案管理信息化是将来的发展趋势，由于高科技、高技术的加入，以及所涉及到的各个面也是相当广阔，这其中包括了部门里办公用的电脑、网络设备、办公软件、硬件等，还有相关业务的开发、日常维护等，以及与其他部门的相关业务的发展，维护、运行等等，都需要投入大量的资金。但是结合当前一些部门的情况来看，明显的可以看出这些部门对文书档案管理信息化的投入存在着一定的不足。一些对信息化管理工作没有得到充分认识机关单位，在机关文书档案信息化管理的投入更是微乎其微。机关文书档案信息化管理在资金上如果没有得到保障，会严重的影响到机关文书档案管理工作在信息化建设的发展。

3 机关文书档案信息化管理的完善

1、加大机关文书档案信息化管理的规范力度。

由于机关单位的部门众多，涉及到的机关文书拟制工作部门太多，拟制人员也就比较分散，再加上一些部门和个别管理工作人员对文书档案管理工作的不够重视，使得文书档案管理工作处于薄弱边缘。在纸质和实物档案管理中，由于机关各部门对草拟的稿件、文件，能够保存实物，一般都能做到及时、准确、全面归档。在电子档案管理中，拟制的文件有的没有保存，或者保存的是完稿的电子文件。尤其是对领导的每次修改和批示的痕迹，这是无法在电子档案中显示的，并且这些电子文件、拟制稿件是无法更好地进行集中管理的，特别容易丢失。查找其出现的原因，主要是一些工作人员在思想上没有引起高度重视。因此，一定要提高工作人员在信息化条件下对机关文书档案管理的认识，借鉴其他部门经验，总结自己的问题，根据这些情况制定出科学的工作流程符合本部门的工作制度，确保机关文书档案信息化管理工作落到实处。

2、提升机关文书档案管理人员的专业素质

机关文书档案管理事业的信息化，机关文书档案管理工作的科技进步加速化，关键在于提高档案管理人员的素质。一、加强机关文书档案管理队伍建设，选择有上进心、责任心、有能力且作风正派的人员从事机关文书档案管理工作。要关心他们的工作和生活情况，及时的帮助他们，以便更好的培养教育他们，激发他们潜能，发挥他们的积极性和创造性。二，要引进一批高文化、档案管理专业素质强的人才，使他们融入队伍并扩散他们的专业能力，将机关文书档案管理队伍得到充实和发展壮大。三，加强对现有的机关文书档案管理工作人员的教育和培训，完善他们的的专业技能，使他们熟练并且精确的掌握专业技能。引进专业人才，加强机关文书档案人员专业技术培训，训练出一支高素质、高技能的专业文书档案管理队伍，是加快推进信息化进程，提高机关文书档案信息化管理的必然趋势。

4 解决电子文件保存及安全问题

数字技术快速发展使电子文件的存储变得复杂困难，记录、存储电子文件的产品换代加快，这就使得电子文件离开原生载体，容易造成数据丢失。针对这个问题人们采用了更新技术，将电子文件复制到另一个载体上。更新技术解决了电子文件因载丢失的问题，从而可以当好的保存下去。也可以通过对电子文件的迁移，保留电子文件的原始完整性，和检索能力。当然，迁移技术的费用是很高昂的，有保存价值的电子文件，可以合理的适用迁移技术。利用再生性技术保存电子文件，可以更好的保存文件。光盘存储技术和检索快速度等优点对档案工作产生了巨大的影响，但是光盘技术也存在严重缺点，标准低、存储时间短、存储量小都是严重的问题。而缩微技术正好弥补了光盘存储技术的缺点，解决了标准低、存储时间短、存储量小、费用高等问题。对于电子文件的安全，可以采取加密技术，通常情况下是加密是保护电子文件安全的重要方法，并且电子文件加密方法多种多样。也可以建立备份恢复系统，防止文件丢失，备份恢复原始的信息。

5 结论

在我国经济社会高速发展下，对机关文书档案管理工作的创新，转变领导干部的管理观念，强化工作人员的责任意识，促使机关文书档案信息化管理的规范化。采用高科技信息化管理，提高管理人员的综合素质，可以加快机关建设，更好的服务社会和大众，对机关文书档案信息管理的现状有着深远的意义。

参考文献

[1]曹建波.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].兰台世界，2014。

[2]雷玉芬，罗思怡.新形势下对文书档案信息化管理的探讨[J].兰台世界，2015。

[1]胡善梅.新形势下企业机关文书档案人员应树立的管理理念[J].兰台世界，2014。