浅谈档案信息资源的开发利用与整合

苑小丹

摘 要：档案做为单位的资源库和第一信息资源，可为单位的建设发展提供有价值的信息资源。从整体和战略的高度出发，整合单位的这一信息资源，加强档案资源的开发和利用，是档案信息资源的价值所在。充分发挥档案的基本功能，不断拓展其社会功能，是档案信息资源开发利用与整合重要创新点。

关键词：档案；信息资源；开发利用；整合

1 档案信息资源的开发利用

1.1 档案信息资源开发利用的主体

档案信息资源开发利用工作的主体是档案工作者，他们处于开发利用的主导地位，是决定开发利用工作成败的关键。

1.2 档案信息资源开发利用的对象

档案信息资源开发利用的对象是档案室所藏资料，这些资料是开发利用的物质基础。包括档案原件，以及对原件内容进行筛选、加工、转化而来的各种文献和资料。

1.3 档案信息资源开发利用的客体

档案信息资源开发利用的客体是本单位或社会上档案信息的使用者，他们即是档案信息开发利用的受益者，也是开发利用活动的检验者。

1.4 档案信息资源开发利用工作借助的工具和手段

首先，档案管理者必须借助工具和手段对所提供的信息进行科学加工和处理。其次，管理者必须运用各种检索工具来准确地选择、发现、定位使用者所需的信息，及时将信息定向或多向传递给使用者。

1.5 档案信息资源开发利用的任务

档案信息资源开发利用的任务是档案管理者把所藏档案，通过多种渠道和方式进行传播，使之流动和共享，实现档案的经济价值和社会价值。

1.6 档案信息资源开发利用的目的

档案信息资源开发利用的目的是最大限度的激活档案中蕴藏的知识和信息，满足档案使用者对档案信息需求，为经济社会发展服务。

2 档案信息资源开发利用的基本原则

2.1 服务原则

档案信息资源开发利用的实质在于提供档案信息为社会实践服务，因此，服务是档案管理的根本目的和总的指导思想。贯彻服务原则，首先，档案管理者必须树立服务的思想，发挥主观能动性，千方百计地为利用者提供方便。其次，档案管理者必须明确服务方向，其工作重心应随着党和国家工作重心的转移而转移，要适应社会多方面对档案信息利用的需求。

2.2 开放原则

开放原则要求档案工作者，在遵守国家有关法律法规的前提下，最大限度地解放思想，根据社会需求提供档案信息，实现资源共享，保障使用者使用档案的基本权利。档案信息的开放，符合档案信息发挥作用的根本规律，是社会发展的必然趋势，也是档案管理部门的职责所在。

2.3 法制原则

档案信息具有一定的机密性，因此，在档案信息资源开发利用中必须设定必要的限制，不是任何人对任何档案都可随意利用。遵循法制原则，要求档案工作者在开发利用工作中以法律为准绳，既要做到进一步开放档案，促进档案信息的充分合理利用，又要严格坚持保密，保障党、国家和人民的利益不受损害。

2.4 效益原则

效益原则，就是档案在开发利用工作中要讲求实效，为社会提供更多有价值的档案信息。档案管理部门在实际工作中要强调开发利用工作与效益的统一，不能为开发而开发，而是以它作为实现效益的手段和途径，创造性地、有针对性地开展档案信息资源开发利用工作。

上述四个原则是一个统一的、不可分割的整体。同时，档案信息资源开发利用的过程，就是档案资源整合的过程。

3 档案资源的整合

3.1 档案资源整合的含义

档案信息资源整合就是对分散在各系统、各部门和各单位的档案通过科学分类整理编目和数字化处理，将档案实体和数字信息及查询系统资源通过实体收集或虚拟归档方式收集，集中保管利用，达到档案的物理资源整合、数据资源整合和查阅利用系统的整合，实现档案信息资源共享的工作。

3.2 档案资源整合的理论基础

整合档案信息资源的理论依据是全宗理论，就是说一个全宗的档案不能分散，它是一个有机整体。为了保证档案全宗的完整性，必须坚持集中统一管理的基本原则，整合档案资源，维护全宗的完整与安全，还原历史真实面貌。

4 档案资源整合的现实意义

4.1 是社会发展的需要

整合档案资源是档案管理部门为社会提供利用档案信息而储备的物质保证和条件。档案部门只有通过档案信息资源的整合，才能最大限度地满足了人们利用档案信息的需求。

4.2 是档案部门固本强身的需要

整合档案资源是档案管理工作的物质准备，是档案馆固本强身的基础性工作。档案资料的整合，一方面只有将分散的档案资源和现行文件进行集中，才能完善档案馆实现基本功能的基础条件；另一方面对档案资源进行优化配备和开发利用，才能变多头管理为集中管理，变档案分散为集中，由无序到有序，从纸质到电子；才能变被动为主动，依法向社会开放利用档案，增强服务功能，提升服务质量。

5 档案信息资源整合的方法和途径

5.1 确立整合档案资源的目标

档案管理部门要明确档案管理的主体地位，加大档案接收、征集力度，将重大改革、重大活动和重点项目档案文件进行整合，夯实档案资源基础；对档案工作实行有效监管，理顺档案的归属与流向，同时，建立档案信息数据库，将开放的档案信息进行数字化加工，上传到网上，以利在线查询和办公专网查阅。

5.2 科学的档案信息资源整合方法

档案资源整合是一项专业性很强的工作，必须要有先进的理念、先进的设备和科学方法，才能实现既定的目标。在理念上要坚持“三高”，高起点、高标准、高效率；设备配置“三机”，计算机、复印打印机和扫描仪；收集方法上三种途径，档案实体整合、档案数据整合和档案利用系统整合；传输上三个网络，局域网、办公专网和英特网；利用上三种方式，档案可实现现场查阅，办公专网查阅和网上在线查阅。

6 档案信息网站的功能

6.1 服务功能

建立档案网站的主要目的是向社会公众提供档案信息服务，使档案用户借助于网络可以实现快速方便的档案信息查询，并通过网络完成档案信息的传输服务。为此，档案网站应该提供尽可能丰富的档案信息资源和在线查询服务。

6.2 宣传功能

档案网站的宣传功能，一方面，可以成为档案工作、档案机构和档案职业形象宣传的有效工具，可以利用所藏档案资源进行宣传；另一方面，通过网上档案展览、档案公布等形式，开展形式多样的教育活动，发挥档案网站的宣传教育功能。

6.3 网上办事功能

档案信息服务是公众单向的从档案部门接收信息，利用者无法向档案部门提出要求。因此，档案网站还需要在档案信息服务的基础上，增加动态咨询服务，实现网上办事，达到档案部门与公众之间的双向互动。

6.4 交流功能

通过网上对话、留言板与网上调查、网上投诉、电子信箱等方式，和使用者进行网上互动交流，档案网站可以充到档案管理部门与公众之间交流的信息桥梁。

7 结语

档案信息资源的开发利用与整合，强化了档案资源集中统一管理的原则，实现了档案的完整性，安全性，利用有效性，为建立档案工作的资源体系、安全体系和利用体系创造了基础条件，实现了档案工作由封闭型向开放型转变，强化了档案信息的服务功能。档案资源整合是一项管理体制和服务机制的创新，但也存在着不同程度地对档案室工作的削弱现象，需要在今后工作中不断改进完善，实现真正意义上的档案信息资源的开发利用与整合。