新形势下高职院校档案利用工作的提升与拓展

郭红霞

摘要：新形势下档案工作要改变"等客上门"等被动的利用服务方式，需提高服务意识，积极开发档案信息资源，不断挖掘档案的价值。加快传统载体档案扫描、加工和处理，进行数字化转换，实行网络查阅利用开放档案，不受时间、地域和文件数量的限制。

关键词：新形势；档案利用；提升；拓展

Abstract：Under the current situation， management of archives work ought to change the passive ways of service supplying. The sector of archives should improve the values of archives service by enhancing the consciousness of active services and developing the archives information resources， etc. The management of archive work should also accelerate the process of digital conversion by scanning and other processing method. Meanwhile， Open Archives through network will be without being limited by time， place and number of files.

Key words： Current situation；archives utilization；promotion；development

中图分类号：G718文献标识码：B文章编号：1672-1578（2016）02-0357-01

档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。档案利用是档案整个过程中最终环节，国家政府，以及档案馆工作人员，为档案所作的一切努力，包括档案安全保护最终目标就是能服务于现代化建设，服务于国家、服务于人民群众。

档案利用工作，亦称"档案利用服务"、"档案提供利用"，是档案部门通过一定的方式与方法，直接提供档案，为利用者服务的一项业务方式。

中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），并发出通知，要求各地区各部门结合实际认真贯彻执行。《意见》对档案利用体系建设提出了一系列新措施：（1）创新服务形式。要求各个档案馆、室创新各种形式，提供利用档案，开发档案资源，以最大限度地满足社会需要。（2）强化服务功能。（3）加大开发力度。要求"各档案馆（室）要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把"死档案"变成"活信息"、把"档案库"变成"思想库"，更好为各级党委和政府决策、管理提供参考"。（4）加快推进传统载体档案数字化。要求"各个档案馆、室大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用"。（5）促进资源共享。要求"各级党委和政府要以实现档案信息资源社会共享为目标，统筹协调，充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进城乡档案信息资源共享，支持档案馆（室）把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用"。

随着学校的发展以及社会的不断进步，档案的数量也在不断地增多，办公自动化乃至无纸化办公的实现，档案利用作为档案工作的出发点和归宿，面临着新的挑战。档案工作人员要改变"等客上门"等被动的利用服务方式，在做好来室查阅接待工作的同时，主动围绕学校发展，有计划的开发档案信息资源，将在更大范围内去实现档案的价值。

1.提高服务意识

服务意识自觉主动做好服务工作的一种观念和愿望，它发自服务人员的内心。服务意识的内涵是：它是发自服务人员内心的；它是服务人员的一种本能和习惯；它是可以通过培养、教育训练形成的。具有服务意识的人，能够把自己利益的实现建立在服务别人的基础之上，能够把利己和利他行为有机协调起来，常常表现出 "以别人为中心"的倾向。因为他们知道，只有首先以别人为中心，服务别人，才能体现出自己存在的价值，才能得到别人对自己的服务。 服务意识也是以别人为中心的意识。

2.做好档案文件汇编

文件汇编是根据一定的工作需要，按照确定的题目，收集并选择有参考价值的档案原件的复制件或重份件，依据一定的体例和要求进行加工编排而组成的文件集合，在规定范围内使用或公开出版的参考资料。可按照学校发文、档案使用率较高的文件按专题做成汇编方便利用。如学校的发文、规章制度、教师评优评先、学生评优评先、精品课程建设、重点专业建设、教学成果奖、毕业生就业率等档案文件做成文件汇编。这样，一来可保护档案原件遭到磨损、损坏，二来查阅速度快，不需去库房，直接查阅文件汇编就可使用。

3.开发档案信息资源

提供档案原件用作凭证，但大多数情况下，人们利用档案只是获取信息内容就能解决问题，不一定非要接触到档案原件。比如每年的年终考核、教师的评优评先，只需知道每一年都有哪些人获得优秀，以便参考；精品课程、专业建设、教学成果等情况也只需知道国家级奖、省级、市级有哪些、获得年份、具体项目。这些在日常工作中常常需要参考的（特别是每年的申报职称、工资晋升等工作），档案工作人员如把这些档案的信息统计出来，并通过网络放在学院网站或者办公自动化网站上，教师们随时就可查阅，无需到档案室查阅。

4.数码照片的利用

《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）3.1条款，对电子文件定义为，"指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。"数码照片其实质就是电子文件，准确地说是图像文件 。它是记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片；领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的照片；本单位组织或参加的重要外事活动的照片；记录本单位校园风景、校园建设的照片及其他具有保存价值的照片。

数码照片的利用把前期归档整理好的数码照片，通过办公自动化利用，有条件的可专门用数码照片系统。这样利用者可用自己的计算机通过网络来查找自己所需的照片，这样节省时间，提高办事效率。

5.档案信息化

档案信息化就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息处置、管理和提供利用。是以档案信息资源建设为核心，以现代信息技术为基础，以社会充分利用档案信息资源为目标，使档案信息资源实现数字化、标准化、系统化、网络化的过程。包含信息基础设施、信息资源、信息技术与应用、信息产业、信息化法规与信息科技人才六个要素。

档案信息化是一项长期、艰巨的任务，由于学校经费的限制，不可能一下把原有档案全部转化为数字化信息直接提供利用，只有采取先文书档案后专门档案或者先利用率高后利用率低两种形式逐步将传统载体档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换。结合档案管理系统或办公自动化融为一体使教职工通过网络查阅利用开放档案，不受时间、地域和文件数量的限制。

参考文献：

[1]陈永生.档案利用现象的归纳与分析[J].档案学通讯.2004（6）：28-31.

[2]肖庆.试论档案利用工作的要求[J].山西档案.2005（增刊）：17.

[3]陈娟 洪艳芳.浅谈数字化时代档案利用工作.中国质量新闻网.2009-6-25.

[4]中共中央办公厅 国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》.中国档案报.2014-5-5.

[5]http：//baike.baidu.com/link？