互联网环境下出版社ERP系统在编务工作中的实践<br/>——以高质高效为前提

互联网环境下出版社ERP系统在编务工作中的实践
——以高质高效为前提

2016-03-02施建岚厦门大学出版社福建厦门361008

新闻研究导刊 2016年3期

施建岚（厦门大学出版社，福建厦门 361008）

互联网环境下出版社ERP系统在编务工作中的实践
——以高质高效为前提

施建岚
（厦门大学出版社，福建厦门 361008）

摘要：近些年来，计算机技术取得了前所未有的进步，基于网络环境的信息化建设也逐步成为衡量出版单位数字化转型的必要条件。在如此大环境下，各出版单位纷纷将企业ERP系统建设提上了日程。本文介绍了使用ERP系统来实施编务工作的意义，以及在高质高效的前提下通过ERP实施编务工作的几点策略。

关键词：互联网环境；ERP系统；编务工作

引进先进的数字化管理系统已经成为整个行业改革的一个重要手段，ERP系统的有效实施将帮助出版社各部门实现信息沟通、数据共享，为出版社的经营决策提供及时、准确的数据参考，提高出版企业的工作效率和经济效益。

一、使用ERP系统来实施编务工作具有十分重要的意义

首先，ERP系统的实施有助于将图书数据串联在一起，减少数据孤岛，避免了各个部门信息的不对称。对于编务工作而言，从选题开始，经过的三审三校、书号、CIP每个流程都相对独立，而ERP系统可使原本独立的编务流程的所有数据联系在一起，甚至直到编务下游的印制、发行、财务工作等环节。

其次，使用ERP系统能提高编务与行政主管部门之间的互动质量。编务与行政主管部门的日常互动主要包括选题申报、书号及CIP申领。针对这三个环节，主管部门分别开发了相应的填报软件，同时开放了相应的数据批量导入接口，出版单位可通过ERP系统与相关软件对接，提高工作效率，也减少了人工操作所带来的差错。

最后，使用ERP系统还能提高市场的反馈速度，保证服务质量。具体在编务工作中，通过使用ERP系统能及时将市场、读者反馈的信息反映给编辑和作者，这些信息能使出版单位能更好地面向市场，服务读者。

二、ERP系统在编务工作中的实施策略

编务管理包括了以下几大部分：选题、合同、三审、ISBN 及CIP、申请费用。

第一，选题是编务的基础工作。在ERP系统，能够设定选题流程的状态，规范选题的审批流程，还能将行政主管部门对选题的审批意见反馈到系统中去，做到对选题的审核过程有据可查。选题流程还应考虑到与新闻出版总局相关系统的对接，不仅要将选题申报系统中的必填字段纳入选题上报的表单中，还应考虑将ISBN及CIP系统的部分必填字段也纳入进来，尽可能地减少编辑在下游编务环节的重复操作，提高工作效率。不仅如此，在完善ERP系统中图书印刷工价信息的前提下，申报选题时可附带加入成本预算表，再结合预估的定价，计算出大致的保本印数，用数据决策，而不是依据经验判断，达到对选题的选择作出科学判断的目的。

第二，选题列选后，出版社应与作者签订出版合同，而合同也是ERP系统中十分重要的环节，同时也是编辑、印制及稿酬流程申请和审核的依据。在合同填报时，应以本出版社的格式化合同作为模板，并且对部分固定格式进行校验（数字、日期、金额等），以保证数据的正确性。在合同的执行过程中，可提取合同中的部分数据做校验（如填写印制单时，纸张规格须与合同一致），亦可提取合同中的时间数据做相关事务提醒（如在合同所约定支付作者稿酬时间的前3天提醒相关人员申报稿酬单）。由此可见，合同与下游流程的关联，在很大程度上减少了因违反合同而产生的差错，也降低了出版单位的法律风险。

第三，三审流程是编务工作中最关键的部分，其关系到出版物在内容层面是否能达到出版要求。责任编辑在收到稿件后，可通过ERP系统登记稿件信息，作为档案保留，之后则可进入三审流程。ERP系统可以查找相关部门及角色，准确地定位出相关选题的复审及终审人员。在三审流程中，责编、复审及终审需将自己的审稿意见填入系统，最终由总编辑审核是否允许发稿，再由系统打印出固定格式的三审意见表作为选题的档案附件。通过ERP系统进行三审流程，整个过程不用手写材料，快捷便利，且信息资料保存完整，这使得三审的效率有了很大的提升。当然，三审流程并不是越快越好，ERP系统可对三审的时间做出一定的控制，杜绝出现“三审一日游”的情况。

第四，在稿件三审完成且总编辑发稿后，ERP系统可自动生成ISBN申请单，并通过任务提醒编务人员导出ERP系统的EXCEL文件，导入行政主管部门的ISBN系统中，开始申领ISBN。在取得ISBN后，ERP系统还可保存ISBN系统的条码信息，以便印制部门使用。CIP的申请流程与ISBN申领相似，将ERP系统中导出的XML文件导入CIP申报系统。在CIP申领完成后，ERP系统将会保存CIP核准信息文件，还可自动获取核准信息中的核准号及分类号。由于在选题申报过程中，责任编辑已经将与ISBN及CIP相关的信息填入系统中，因此，在申请ISBN及CIP时，整个操作可直接由编务完成。这减轻了责编和编务的负担，使编辑能更专注于策划及书稿，减少了人工差错，同时缩短了出版周期，提高了编辑和编务的协作程度及整体的工作效率。

第五，费用申请包括了作者稿酬及编辑过程中所产生的各种劳务费用，这也是编务工作之一。对于作者稿酬，ERP系统可从合同信息中提取稿酬发放的时间、标准等来提醒责任编辑开具稿酬单。对于其他各种劳务费用，如编审费、校对费、装帧设计费等，则可在ERP系统中设定相应发放规则（如按千字、按图幅数、按码数计费），由填报人员申请。使用ERP系统，可不打印费用领取单之外（财务在费用领取后需要使用该单据作为凭证附件）的其他纸质材料，同时费用审核过程中的选题信息、合同信息、作者信息等均可在ERP系统中查询到。